Роль и значение бухгалтерских документов

Содержание

                                                                                                                                          

С.

Введение...................................................................................................................3

1. Роль и значение бухгалтерских документов.................................................5

2.  Классификация документов и их характеристика....................................10

3. Унификация и стандартизация документов................................................17

4. Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета....19        

Заключение.............................................................................................................22

Список использованной литературы...................................................................24

Приложение............................................................................................................26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Значение документов в бухгалтерском  учете чрезвычайно велико. Они  являются источником сведений, необходимых  для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или  предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной  деятельности с целью анализа  и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления  первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем  сплошного, непрерывного документального  учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета  являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности.

Документооборот - это движение документов от момента их составления  или получения от других организаций  до использования их для бухгалтерских  записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель  курсовой работы - проанализировать и  разобрать, что же такое документирование, какова его роль и положение в  работе предприятия (организации) и  каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу

         « Нет документа – нет записи!»

                Один из принципов бухгалтерского  учета.

Также в  курсовой работе будет затронут вопрос о классификации бухгалтерских  документов, ее значении и применении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Роль и значение бухгалтерских документов

Экономическое значение бухгалтерских  документов выражается в том, что они дают оперативную информацию, с помощью которой следят за рациональным использованием ресурсов организации, выявляют случаи бесхозяйственности и устанавливают виновных в этом лиц. Исключительно велика роль бухгалтерских документов в укреплении внутрихозяйственного расчета, соблюдении режима экономии, охране собственности, выявлении случаев хищений и злоупотреблений. Правильно организованная документация позволяет не только выявлять, но и предупреждать злоупотребления и бесхозяйственность в использовании собственности.

Важное значение приобретают бухгалтерские  документы при предварительном контроле, осуществляемом руководящими работниками при подписании документа, и последующем контроле, производимом в форме документальных ревизий.

Бухгалтерские документы  имеют и большое правовое значение. Своевременно и правильно оформленные  бухгалтерские документы являются единственным подтверждением совершения хозяйственных операций и их законности. Они имеют доказательную силу при разрешении в суде и арбитраже различных претензий и споров с другими организациями и лицами, а также служат единственным законным основанием для учетных записей.

По мере развития технических  средств документирование постепенно превращается в составную часть первичного учета. Вместе с тем бухгалтерский учет предъявляет повышенные требования к первичному учету. В первую очередь это касается правильного оформления документов, юридически подтверждающих отражаемые хозяйственные операции.

Документ (от лат.: образец, свидетельство, доказательство) в широком смысле слова - это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Факт совершения хозяйственных  операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организацией соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.

Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Документированию  подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются  в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования

Судебные  органы и арбитраж признают за документами  юридическую силу письменного свидетельства  в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением  расчетно-платежной и кредитной  дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.

Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

 

Бухгалтерские документы  выполняют следующие основные информационные функции:

1. - впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;
2. - создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственных операций и других фактов хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;
3. - позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;
4. - обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.

Совокупность всех этих функций позволяет рассматривать  бухгалтерские документы в качестве способа сплошного наблюдения, отражения  и контроля фактов хозяйственной деятельности, получения в них сведений, необходимых для организации бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Классификация документов и их характеристика

Множество хозяйственных  операций, совершаемых в процессе выполнения планов, требует применения большого количества разных по содержанию, назначению и форме документов. Бухгалтерские документы в зависимости от их особенностей классифицируются по назначению, содержанию, объему, способу охвата хозяйственных операций и тд.

Сущность документов и их место  в хозяйственной деятельности организации  отражена в их классификации:

 По назначению документы различают распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.