Роль и значение бухгалтерских документов

Стандартизацией называется установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Это сокращает расход бумаги на изготовление, упрощает обработку и хранение документов.

 

 

4. Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета

В течение определенного  времени, как правило, 1—3 месяцев, первичные  документы находятся на обработке у работников бухгалтерии.

Обработанные документы до сдачи  месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется отдельная комната, оборудованная полками, шкафами, закрываемая на ключ. Ключ хранится у лица, на которого возлагаются обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.

Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь 
о Национальном архивном фонде и архивах. Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического 
учета (журналов-ордеров, ведомостей и т. п.). Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. В том случае, если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30—40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. В конце дела помещается заверительный лист с записью: "В дело подшито ... листов.      _________    ________________ 

                                    Должность        Подпись     Ф. И. О. ответственного лица

Дата _________

Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских  отчетов из архива бухгалтерии и предприятия разрешается только по распоряжению главного бухгалтера.

Выемка из дел первичных  документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя предприятия в отдельных случаях выемка документов может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних.

Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин гибели или пропажи. В необходимых случаях в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта направляется вышестоящей организации.

По истечении года документы  передаются в архив предприятия  под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о заводском архиве.

При сдаче документов в  архив предприятия их подразделяют на:

• документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3—5лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения:
• документы, подлежащие хранению длительный срок.

Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию  создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Уничтожение документов оформляется  актом, который составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия. Документы, срок хранения которых превышает пять лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов.

При ликвидации или банкротстве государственных предприятий их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о приеме-передаче документов в государственный архив.

При ликвидации предприятия  негосударственной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистрировавшие устав данного предприятия, должны принять меры по сохранности его документов. Эти вопросы находятся в компетенции ликвидационной комиссии.

Передача всех документов от одного юридического лица другому  оформляются актом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В курсовой работе раскрыт вопрос о сущности и значении документировании как  способе первичного отражения хозяйственных  операций. Следует отметить, что  одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных  операций. Это достигается при  помощи документации, которая является источником учетной информации.

В ходе рассмотрения вопроса о методах бухгалтерского учета выяснилось, что важнейшим  элементом метода является документирование, цель которого убедиться в том, что  объекты бухгалтерского учета действительно  изменились, и зафиксировать эти  изменения по количеству, качеству, стоимости и т.д.

Ни одна хозяйственная операция не может  быть отражена в бухгалтерском учете  без оформления ее соответствующими документами. В курсовой работе рассмотрена  классификация документов, выяснилось, что разнообразие хозяйственной  деятельности порождает необходимость  создания различных по содержанию и  по форме документов.

Бухгалтерские документы группируются по следующим  признакам:

• По назначению: распорядительные; оправдательные (исполнительные); бухгалтерского оформления; комбинированные.
• По порядку формирования: первичные; сводные.
• По способу охвата хозяйственных операций: разовые; накопительные.
• По месту составления: внутренние; внешние.
• По количеству учетных позиций: однопозиционные; многопозиционные.
• По оформлению однородных операций: унифицированные; специализированные.
• По способу заполнения: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путем.
• По воспроизведению: подлинники (оригиналы); копии; выписки из документов.
• По срокам хранения: текущего срока хранения; постоянного хранения.

Значение  документации в работе предприятий  не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных  записей. Она имеет большое оперативное  значение.

Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий  анализ выполняемой работы, устанавливаются  причины тех или иных хозяйственных  нарушений. Очень велико также юридическое  значение документации. Документ, как  носитель информации, выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документации всегда уделяется  большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка  финансовых документов может привести к отрицательным экономическим  последствиям.

Документирование  играет очень важную роль в бухгалтерском  учёте. Поэтому правильное и грамотное  заполнение первичной учётной документации является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует  от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

Список  использованной литературы

 

1. Белый И. Н., Папковская П. Я., Михалкевич А.П., Теория бухгалтерского учета: учебник / И. М.Белый, П.Я. Папковская, А.П. Михалкевич. -   Мн.: ООО «Мисанта», 1997. – с. 36-59
2. Кондраков Н. П. Самоучитель по бухгалтерскому учету / Н.П. Кондраков – Мн.: «КноРус», 1997. – С. 15-23
3. Кулько З. Н. К 906 д.э. Документация – элемент метода бухгалтерского учета. Лекция. Горки: УО «Белорусская государственная сельскохозяйствен-ная академия», 2003. - 33 с.
4. Ладутько Н. И., Борисевский П.Е., Крупнова А.В., Ладутько Е.Н. Бухгалтерский учет / Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 4-е изд., перераб. и доп. – Мн.: ООО «ФУ Аинформ», 2004. с. 11-18
5. Левкович О. А., Бурцева И.Н. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. -  2-е изд., перераб. / О.А. Левкович, И.Н. Бурцева, под общ. ред. О.А. Левковича. – Мн.: Амалфея, 2004. - с. 34-52
6. Папковская П.Я. Теория бухгалтерского учета: учеб., 4-е изд., измененное – Мн.: Информпресс, 2008.- С. 135-147
7. Русалева Л.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Л.А. Русалева. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - С. 165-198
8. Снитко М. А. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.А. Снитко. Мн.: «Современная школа», 2006. – С. 32-45
9. Снитко М. А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Снитко. - Мн.: ООО «Мисанта», ООО «ФУ Аинформ», 2003. – С. 46-70
10. Стешиц Л. И., Гринман Г.И., Стешиц М.И. Корватовская Л.В., Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет на предприятиях АПК: Учеб. пособие / Л.И. Стешиц, Г.И. Гринман, М.И. Стешиц и др.; Под ред. Л.И. Стешица. – Мн.: Ураджай, 2001. – с. 24-61
11. Стражева Н. С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учеб. – методич. Пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. -  11-е изд., перераб. и под. – Мн.: КнижныйДом, 2005. – с. 32-45
12. Стражев В. И., Латыпова О. В. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / В.И. Стражев, О.В. Лапытова. -  2-е изд. – Мн.: Выш. шк.,  2005. – с. 49-71
13. Татур И.К. Бухгалтерский учет. Для неучетных специальностей: Учеб. пособие / И.К. Татур. – Мн.: БГЭУ, 2000. – С. 26-33
14. Чечеткин А. С. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник для студентов высших учеб. заведений по неэкономическим специальностям / А.С. Чечеткин. Мн.: ИВЦ Минфина, 2008. – С. 31-62