Роль и значение бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных  документов делают их весьма распространёнными  в практике бухгалтерского учёта.

По порядку  формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств, акт о приёмке материалов и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним  оправдательных документов (платёжно-расчётных  или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).       

Первичные и сводные учётные  документы могут составляться как  на бумажных, так и машинных носителях  информации. Если документ составлен  на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных  операций должна быть подготовлена его  копия в бумажной форме. Данное условие  сохраняется также при наличии  требования правоохранительных органов  и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим  законодательством.

По способу  использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется в  сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением  имущества и обязательств. Кроме  того, значительно упрощается техника  ведения бухгалтерского учёта.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно  одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются  один-два раза в месяц.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются  лимитно – заборные карты.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие  документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.

Многопозиционные документы находят  в последнее время широкое  применение в практической учётной  работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся  в такие документы один раз. Они  более удобны в условиях внедрения  автоматизированного учёта.

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и специализированные документы.

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

Автоматизация бухгалтерского учёта  расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных  документов и электронных версий.

Унификация документов ведёт к  упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.)

По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путём.

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.

По воспроизведению информации документы подразделяются на:     подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник (оригинал) – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

Выписка – копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения – от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

Кроме того, все перечисленные виды учетной  документации можно условно сгруппировать  по следующим признакам:

• организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства  организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
• финансово- расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств  и  обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками  рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
• документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Унификация и стандартизация документов

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть не только качественной, т. е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению, но и эффективной, т. е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Многообразие и большой  объем данных первичного учета, различные  условия их получения и регистрации, значительная сложность процесса заполнения их носителей и другие особенности создают определенные трудности в организации работы на первой стадии учетного процесса.

Исходные данные, полученные в результате наблюдения и отражения  происходящих хозяйственных операций в их носителях, являются основой для организации бухгалтерского учета. Поэтому от их достоверности, срока получения, обработки и выдачи заинтересованным потребителям зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений.

Практика показывает, что  на достоверность исходной информации во многом влияет способ регистрации данных и применяемых средств для записи на информационные носители. Точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых показателей.

Однако уровень автоматизации  первичного учета на наших предприятиях остается очень низким. Большая часть работы по подсчету, измерению и регистрации исходных данных осуществляется вручную.

В условиях перехода на международные  стандарты учета и отчетности, ориентированные на высокий уровень автоматизации, необходимо шире применять всевозможные средства вычислительной техники по всем стадиям учетного процесса.

Имеются различные пути совершенствования организации  первичного учета с использованием ЭВМ. Однако для каждого отдельного предприятия необходимо искать свое решение, учитывающее его особенности, объем учетной информации и организацию учета.

В этих условиях можно  выделить следующие общие направления  совершенствования первичного учета:

• сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и запись их в память ЭВМ;
• сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;
• использование унифицированных и стандартных первичных документов;
• обеспечение мест возникновения информации на предприятиях необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, накопления и ввода данных в вычислительную машину:
• повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за поддержание в рабочем состоянии технических средств первичного учета, разработку и внедрение новых технических и программных средств.

Улучшению организации учета в значительной степени способствуют 
унификация и стандартизация документов.

Унификацией документов называется разработка и применение единых их форм для регистрации однородных хозяйственных операций в различных отраслях экономики. Унификация приводит к экономии средств на изготовление документов, упрощает их оформление и способствует автоматизации учетной информации. Примером унифицированных документов являются доверенности, кассовые ордера и др.