Система внутреннего контроля организации: понятия, составляющие, способы оценки

- внутренний аудит;

- структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

Выбор формы внутреннего  контроля зависит от:

- сложности организационной структуры;

- правовой формы;

- видов и масштабов деятельности;

- целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;

- отношения руководства организации к контролю.

Организация внутреннего  контроля в форме внутреннего  аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:

- усложненной  оргструктурой - дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;

- многочисленностью филиалов, дочерних компаний;

- разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;

- стремлением органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут  решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования.

К институтам внутреннего  аудита относят и ревизионные  комиссии (ревизоров), деятельность которых  регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.

Во многих организациях нет  отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной  комиссии (ревизора). В этом случае для осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации. Понятие «структурно-функциональная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной), соответствующие их контрольным функциям. Например, осуществление контроля, непременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любого ответственного лица. Данная форма, соответствующая содержанию первичной ступени развития внутреннего контроля, применяется всеми организациями наряду с более развитыми формами и независимо от них.⁵

Особое место занимает классификация по типам внутреннего  контроля. В основу типологии, как известно, должен быть положен существенный признак - уровень автоматизации контроля, определяющий уровень производительности труда (выражается в отношении объема работы по контролю к затраченному времени). Может ли уровень автоматизации определять форму внутреннего контроля организации (известно, например, что одна из форм бухгалтерского учета - автоматизированная)? Форма контроля организации - это способ выражения процедур контроля всех объектов (в том числе их систем) коммерческой организации, тогда как автоматизация контрольных процедур возможна лишь на уровне отдельных объектов или их систем. Невозможно, например, полностью автоматизировать все стороны контроля качественной и количественной сохранности материальных ценностей предприятия; автоматизация контроля взаимоотношений в рабочих коллективах в настоящее время не представляется возможной. Исходя из этого, уровень автоматизации следует рассматривать определителем не форм, а именно типов внутреннего контроля.

Известны следующие типы внутреннего контроля:

- неавтоматизированный;

- неполностью автоматизированный;

- полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно  его субъектами без применения автоматических средств.

Неполностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей).⁶

Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется полностью  в автоматическом режиме под управлением  субъектов внутреннего контроля. Примеры этого типа внутреннего  контроля: автоматическое обнаружение  и исправление ошибки прикладной компьютерной программой; работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов); работа антивирусных программ; программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции); программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца); работа контрольных модулей корпоративных систем; самодиагностика программных средств.

Прежде чем классифицировать внутренний контроль в аспекте иерархичности  объектов, необходимо дать определение  объекта внутреннего контроля и  его предмета.

Объект внутреннего контроля организации - это управляемое звено системы управления организацией, воспринимающее контрольное воздействие. Объекты внутреннего контроля организации:

- человеческие, финансовые, материальные, нематериальные и информационные ресурсы организации;

- средства и системы информатизации;

- технические средства и системы охраны и защиты материальных и информационных ресурсов;

- управленческие решения;

- процессы, происходящие в организации или вне ее, если они имеют к ней какое-либо отношение;

- результаты функционирования организации;

- аспекты времени.

Объекты внутреннего контроля выбираются в соответствии с его  целями. Необходимо разграничивать объект внутреннего контроля и предмет  внутреннего контроля. В философской трактовке предмет познания - это определенная сторона, свойство и отношение объекта, исследуемые с определенной целью в данных условиях и обстоятельствах. Предмет определяет границы, в пределах которых изучается объект исследования.

Предметом внутреннего контроля является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена системы управления организацией. Какие-либо материальные ресурсы организации - это объекты внутреннего контроля; фактическое наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования - это предметы внутреннего контроля.

Целесообразно различать контроль системы объектов в целом (т.е. всей организации), контроль ее подсистем и контроль элементов (отдельных объектов). Такой подход позволяет рассматривать функцию контроля в связи с объектами любой сложности и целевой ориентации.

Внутренний контроль целесообразно классифицировать по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной, деятельности по внутреннему контролю на предприятии.

Субъект внутреннего контроля организации - это работник или участник (владелец) организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих прав.

Если член ревизионной  комиссии не является участником или  работником данной организации, он считается субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих обязанностей.⁷

Всех субъектов внутреннего  контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки  зрения значимости в совокупном контрольном  действии:

- субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);

- субъекты внутреннего контроля второго уровня. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования);

- субъекты внутреннего контроля третьего уровня - выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров);

- субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

- субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и технического контроля и т.п.).

В основе рассмотренной выше классификации признак значимости субъектов внутреннего контроля. В теоретическом аспекте (в условиях идеальной системы внутреннего контроля) и в реальной жизни значимость конкретного субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

Полная классификация внутреннего контроля организации представлена в таблице 1.

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля

 

Признак классификации	Элементы класса внутреннего контроля
Форма контроля	Внутренний  аудит  Структурно-функциональная форма внутреннего контроля
Уровень автоматизации  контроля (признак типологии внутреннего  контроля)	Неавтоматизированный  внутренний контроль Неполностью автоматизированный внутренний контроль Полностью автоматизированный внутренний контроль
Методические  приемы контроля	Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и  др.) Собственные эмпирические методические приемы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.) Специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и  математической статистики)
Значимость  субъектов внутреннего контроля (с точки зрения контрольной деятельности)	Контроль, осуществляемый субъектами внутреннего контроля 1-го, 2-го, 3-го, 4-го и 5-го уровней
Иерархичность объектов контроля	Контроль системы  объектов в целом (всей коммерческой организации) Контроль подсистем  системы объектов Контроль отдельных объектов
Стадии проведения контроля	Предварительный контроль Промежуточный контроль Конечный контроль
Функциональная  направленность контроля	Администраторский контроль Финансово-экономический  контроль Бухгалтерский контроль Правовой контроль Технический контроль Технологический контроль Кадровый контроль Контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации
Характер взаимоотношений  контролирующего контролируемого  работников	Контроль, обусловленный  отношениями подчиненности Контроль, не обусловленный  отношениями подчиненности
Временная направленность контроля	Стратегический  контроль Тактический контроль Оперативный контроль
Пространственный  аспект	Входной контроль Процессный  контроль Выходной контроль
Величина (сложность) объекта контроля	Тематический  контроль Комплексный контроль
Источники данных контроля	Документальный  контроль Фактический контроль Автоматизированный  контроль
Способ взаимоотношений  работников	Односторонний (функционально-принудительный) контроль Взаимный (двусторонний или многосторонний) контроль
Этапы получения  информации	Первичный контроль Сводный контроль
Характер отношения  к объекту	Направляющий  контроль Фильтрующий (этапный) контроль
Характер контрольных  мероприятий	Плановый контроль Внезапный контроль
Периодичность проведения контрольных мероприятий	Систематический контроль Периодический контроль Эпизодический контроль
Полнота охвата объекта контроля	Сплошной контроль Несплошной  контроль
Время осуществления контрольных действий	Предварительный контроль Текущий контроль Последующий контроль
Интенсивность проведения контроля	Контроль, осуществляемый в облегченном режиме Контроль, осуществляемый в нормальном режиме Контроль, осуществляемый в усиленном режиме
Фазы воспроизводственного цикла	Контроль снабженческо-заготовительной  деятельности Контроль производственной деятельности Контроль финансово-сбытовой деятельности

 

1.3. Законодательные основы организации внутреннего контроля. Нормативное регулирование

 

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие  внутреннего контроля от прочих видов  контроля.

Внутренний контроль - это  система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.⁸

Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую  целесообразность для предприятия. Организация контроля со стороны руководства предприятия за своим имуществом, ресурсами и сотрудниками, как в целом, так и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно ст. 295 Гражданского кодекса РФ, «собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя), предприятия, осуществляет контроль использования по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества». В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом от 30 апреля 1999 года, № 84-ФЗ) (ст.146) «постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций».

Система внутреннего контроля строится на:

- разделении  обязанностей - для предотвращения  злоупотреблений и хищений необходимо  разделение обязанностей по хранению материальных ценностей, совершению сделок и учету. Кроме того, в случае, когда каждый отдел будет вести учет своей деятельности полностью, то возрастает опасность:

- на наличии  эффективных процедур санкционирования  операций - для осуществления операций  необходимо наличие решения ответственных лиц, выполнения всех формальностей;

- своевременном надлежащем  документировании операций - при  большом интервале времени между  совершением операции и фактом  ее учета возрастает вероятность ошибки;

- фактическом контроле за имуществом и документацией - то есть использование технический средств и процедур, предотвращающих утерю, изъятие или неправомерное изменение учетной документации;

- осуществлении независимых  проверок - это одна из функций  внутреннего аудита.

Создание системы внутреннего контроля - это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля - это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля - это своеобразная организация внутри организации (предприятия).