Совершенствование организационной структуры предприятия

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной в социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения, относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.

Реализация  этих принципов означает необходимость  учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.

Главный фактор, «задающий» возможные контуры и  параметры структуры управления - сама организация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.Построение организационной структуры общества с ограниченной ответственностью «ГМК»

Общая характеристика предприятия.

ООО «ГМК» - это коммерческая организация, с присвоенной ей организационно-правовой формой Общество с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день около 90% всех работающих в РФ фирм имеют статус ООО. Регистрация фирмы как общества с ограниченной ответственностью - оптимальный вариант для ведения среднего и малого бизнеса. «ГМК» было создано решением его единственного Учредителя от 24 апреля 2004 года для осуществления предпринимательской деятельности с целью извлечения прибыли.

Общество обладает правами юридического лица, имеет  в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе. Общество имеет круглую  печать, содержащую его полное фирменное  наименование на русском языке и указание на место его нахождения, бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему.

Основным направлением деятельности предприятия является вывоз твердых бытовых отходов, которые в свою очередь подразделяются на разные подгруппы, медицинских отходов.

ООО «ГМК» предоставляет следующие  виды услуг:

• Благоустройство территории
• Вывоз мусора
• Вывоз мусора строительного в пакетах, контейнерах;
• Вывоз отходов биологических, гистологических
• Вывоз отходов бытовых твердых
• Вывоз отходов медицинских
• Доставка и установка контейнеров/урн
• Уборка и вывоз снега
• Уборка подъездов/территорий
• Утилизация мусора строительного
• Утилизация отходов бытовых

В настоящее  время работа организации осуществляется согласно цели организации, по принципу: решение проблемы экологической очистки города, создания мощной инфраструктуры по переработке вторсырья, а так же обслуживание клиентов компании, оказание услуг на высшем уровне и по приемлемым ценам. Так как в компании нет отдела маркетинга, рекламную кампанию проводит финансовый директора размещая информационно - рекламные сообщения в электронных СМИ: телевидение  и ИНТЕРНЕТ. Со времен появления на рынке ООО «ГМК» данное предприятие  зарекомендовало себя как перспективная организация,  которое постепенно упрочняет  свои позиции на рынке, нарабатывая клиентскую базу и   расширяя список видов отходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Анализ  организационно-управленческой структуры.

Общество с  ограниченной ответственностью «ГМК»  действует на основании решения  учредителя о создании общества, согласно уставу предприятия. Единственным участником общества является его владелец и по совместительству Генеральный директор компании Силантьев Леонид Юрьевич. Штат компании составляет 29 человек, среди которых генеральный директор – 1 человек, финансовый директор -1 человек, коммерческий директор -1 человек, диспечер-1 человек, бухгалтера – 3 человека, механик– 1 человек, снабженец– 1 человек, слесаря -3 человека, водителя-16 человек, сварщик-1. Управление происходит на линейно- функциональном уровне (коммерческий директор -финансовому, финансовый -генеральному ,механик –коммерческому и тд) ). При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель - генеральный директор. Деятельность сотрудников осуществляется согласно трудовым договорам.

      Цель организационного аудита – это сбор информации для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия. При проведении аудита общества с ограниченной ответственностью «ГМК» были про анализированы документы: учредительный договор; устав; положение об организационной структуре, где прописаны иерархии, уровни ответственности руководителей подразделений, нормы управляемости; схема организационной структуры; положения о подразделениях;  должностные инструкции, а так же правила внутреннего распорядка организации.

         Аудит показал, следующие нарушения:

1. не прописана схема организационной структуры;
2. в  трудовых договорах не прописаны должностные инструкции;
3. отсутствуют правила внутреннего распорядка

 

 

Глава3.Совершенствование организационной структуры управления.

После проведения аудита были выявлены слабые стороны  внутри компании, вследствие чего  составляем план  по совершенствованию организационной структуры:

1. Прописываем организационную схему ООО «ГМК»;
2. Прописываем  должностные инструкции и указываем в них функции и задачи, права и обязанности каждого сотрудника;
3. Знакомим сотрудников с новыми должностными инструкциями, и выдаем  каждому сотруднику экземпляр его должностной инструкции, под подпись
4. Прописываем правила внутреннего распорядка
5. Провести ряд мероприятий по внедрению созданных документов в работу организации.

Схема организационной структуры ООО  «ГМК».

Общество с  ограниченной ответственностью «ГМК» - небольшая организация со штатной  численностью 29 человек. Характерной чертой является личное знакомство генерального директора со всеми своими подчиненными, знает характерные черты личности и видит профессиональные способности каждого. Непосредственной ошибкой является, то что поручения выдаются по принципу  “кто это может сделать лучше”, а не по принципу “кто это должен сделать”,что не верно. В структуре каждый элемент выполняет свои четко определенные функции. Создавая схему орг. структуры необходимо заострять внимание на следующих параметрах:

• полнота: в орг. структуре указаны все существующие в организации структурные единицы, между единицами структуры распределены все функции.
• оптимальность: количество уровней управления, количество связей у каждой структурной единицы, количество функций, закрепленных за структурной единицей и др.
• согласованность: между руководителями и сотрудниками компании существует согласованность в понимании места каждой единицы в структуре, распределения функций, ответственности и пр.
• однозначность: за каждую функцию отвечает только одна структурная единица, каждая структурная единица в рамках выполнения данной функции подчиняется только одной структурной единице и т.д.

Рассмотрим  основные функции, закрепленные за каждой должностью в компании ООО «ГМК».

Функции Генерального директора

- общее управление компанией

- контроль работы  персонала

 Функции  Финансового директора

- видение финансов

- выдача заработной  платы

 Функции  Коммерческого директора

- поиск  потенциальных  клиентов

 - заключение договоров

Функции бухгалтера:

- ведение бухгалтерского учета;

- налоговая отчетность;

Функции автомеханика

-выпуск автомобилей  на маршрут;

-проверка автотранспорта  до и  после маршрута (ТО_,ТО_1,ТО₂)[7]

Функции диспетчера

-составление  маршрутного листа;

Функции сварщика

-сварочные работы

Функции слесарей

-устранение не исправностей на автотранспорте

Функции снабженца

-поиск и доставка запчастей

Функции водителей

-выполнение  маршрутов

Ознакомившись со структурными звеньями организации  и функциями, приступим к созданию схемы организационной структуры.[8]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Схема  организационной структуры ООО  «ГМК»

        Данная схема отражает как прямое подчинение (сплошные линии), так и функциональные взаимодействия (пунктирные линии).

Данная  организационная  структура, отображает управленческую иерархию. Более подробно функции каждого подразделения отображается в следующей схеме.

Рис. 2. Схема  организационной структуры ООО  «ГМК» с указанием функций

Исходя из данной схемы, делаем вывод о том, что данная схема организационной структуру полностью отражает работу организации, а также показывает все функции каждого подразделения.

Разработка  положений о подразделениях и  должностных инструкций.

Деятельность  сотрудников ООО «ГМК» осуществляется согласно трудовым договорам, где не прописаны должностные обязанности, не установлена ответственность. Сотрудники организации не имеют четкого представления об их деятельности  в компании. Выполнение ими обязанностей основывается на распоряжениях руководителя. Создание должностных инструкций для сотрудников ООО «ГМК» четко обозначит деятельность и место каждого работника организации, а самое главное установит их ответственность за выполнение должностных обязанностей.

Ниже рассмотрим понятие должностных инструкций и требования к их составлению.

 Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый под- ход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.

Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяю щей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.

В унифицированной  форме должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого документа, включающая следующие разделы:[9]

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные  обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Раздел «Общие положения» дол жен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сот рудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.