Совершенствование учета денежных средств на предприятии

Разработанный рабочий план счетов Кирового филиала ОСАО «Ингосстрах» соответствует описанному в учетной политике.

Учет  денежных средств на предприятии  осуществляется: наличных денег –  счет 50 «Касса» с ведением кассовой книги (КО-4); безналичные расчеты – счет 51 «Расчетный счет» и субсчет 2 «Чековые книжки» счета 55 «Специальные счета в банках» и счета 57 «Переводы в пути» Чековая книжка выдана директору ОСАО «Ингосстрах».

Поступление денежных средств в кассу предприятия  осуществляется: с расчетного счета  в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными от клиентов за оформление договоров страхования, оказания услуг оценки и другие страховые услуги, предоставляемые ОСАО «Ингосстрах».

При поступлении  денежных средств в кассу бухгалтером-кассиром оформляется приходный кассовый ордер, квитанция от которого отдается вносителю денег.

Из кассы  денежные средства могут быть выданы бухгалтером-кассиром: на оплату труда  работникам филиала (платежная ведомость, составляется главным бухгалтером); под отчет для приобретения хозяйственных материалов необходимых при работе предприятия (например – канцелярские товары), в этом случае бухгалтером-кассиром оформляется расходный кассовый ордер, который затем подписывают директор и главный бухгалтер, а после этого материально-ответственное лицо получает деньги в кассе. Все выплаты из кассы по страховым договорам оформляются страховыми агентами, затем заполняется расходный кассовый ордер, который подписывают директор и главный бухгалтер филиала.

Все приходные  и расходные кассовые ордера, оформленные  и проведенные по кассе за день, складываются в порядке их поступления. Затем суммы по этим первичным  документам и номера документов заносятся  бухгалтером-кассиром при помощи программы  в компьютер, где и происходит формирование кассовой книги и отчета кассира-операциониста.

К концу  рабочего дня бухгалтер-кассир предварительно подсчитывает остаток денежных средств  и при контроле со стороны главного бухгалтера определяет сумму для  инкассации. На предприятии установлен лимит кассы в размере 2500 руб. Все денежные средства сверх лимита вносятся в банк.

Кассир  оформляет накладные и запаковывает инкассаторскую сумку с помощью  специального пломбиратора. Инкассация происходит в промежуток времени  между 17–30 и 18–00 часами. Инкассаторы забирают готовую сумку, оставляют новую на следующий день. Услуги инкассации предприятию ОСАО «Ингосстрах» оказывает банк, в котором у предприятия открыт расчетный счет – Кировое ОСБ №8605, для оплаты услуг инкассации на расчетный счет предприятия банком выставляется платежное требование. В течение месяца инкассированные суммы проводятся в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет». В последний день месяца для учета инкассированных сумм применяется счет 57 «Переводы в пути».

На основании  ежедневных отчетов кассира по итогам месяца формируется оборотная ведомость  по счету 50. Сальдо на начало должно совпадать  с остатком наличных денег на начало дня в кассе первого числа  месяца. Сальдо на конец по оборотной ведомости совпадает с остатком денежных средств в кассе на конец дня последнего числа месяца. Дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 сверяются с соответствующими оборотами корреспондирующих счетов.

Пример  типовых проводок по учету денежных средств ОСАО «Ингосстрах»:

1. В дебет  счета 50 «Касса» с кредита счетов

2. С кредита  счета 50 «Касса» в дебет счетов

Один  раз в квартал в кассе предприятия  проводится инвентаризация. В Кировском филиале ОСАО «Ингосстрах» операции по счету 55 не ведутся.

2.3 Инвентаризация  денежных средств, денежных документов  и бланков документов строгой  отчетности на предприятии ОСАО  «Ингосстрах»

Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. №18. 37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров. Лица, виновные в неоднократном  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Банки систематически проверяют  соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми  органами. Органы внутренних дел в  пределах своей компетенции проверяют  техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение  условий сохранности денег и  ценностей на предприятиях. Предложения  и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и  условий, способствующих совершению хищений  и злоупотреблений, обязательны  к выполнению предприятиями.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным  лицам. Инвентаризация денежных средств  в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка  и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Порядок проведения инвентаризации.

1. Установить  круг материально ответственных  лиц (в соответствии с приказом  по предприятию), удостовериться  в наличии договоров с ними  о полной материальной ответственности;

2. Ознакомиться  с результатами последней инвентаризации;

3. До  начала проверки фактического  наличия денежных средств инвентаризационной  комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении денежных  средств;

4. Председатель  инвентаризационной комиссии визирует  все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации  на «….» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным;

5. Материально-ответственные  лица дают расписки о том,  что к началу инвентаризации  все расходные и приходные  документы на денежные средства  сданы в бухгалтерию или переданы  комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и  лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение;

6. Сведения  о фактическом наличии денежных  средств записываются в инвентаризационные  описи или акты инвентаризации  не менее чем в двух экземплярах;

7. Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту  и точность внесения в описи  данных о фактических остатках  денежных средств, правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации;

8. Фактическое  наличие денежных средств при  инвентаризации определяют путем  обязательного подсчета;

9. Проверка  фактического наличия денежных  средств производится при обязательном  участии материально ответственных  лиц;

10. При  подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе принимаются к учету  наличные деньги, ценные бумаги  и денежные документы (почтовые  марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории,  авиабилеты и др.);

11. Проверка  фактического наличия бланков  ценных бумаг и других бланков  документов строгой отчетности  производится по видам бланков  (например, по акциям: именные и  на предъявителя, привилегированные  и обыкновенные), с учетом начальных  и конечных номеров тех или  иных бланков, а также по  каждому месту хранения и материально  ответственным лицам;

12. Инвентаризация  денежных средств в пути производится  путем сверки числящихся сумм  на счетах бухгалтерского учета  с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.;

13. Инвентаризация  денежных средств, находящихся  в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков  сумм, числящихся на соответствующих  счетах, по данным бухгалтерии  с данными выписок банков.

14. Проверяется соответствие сумм платежных документов данным журнала – ордера №2 и ведомости №2, журнала – ордера №3. Проверяется соответствие данных журнала – ордера №2 и ведомости №2, журнала – ордера №3 за каждый месяц данным по Главной книге. Сопоставляются обороты по кредиту счетов 51 («Расчетный счет») и 55 («Специальные счета в банках») с оборотами по дебету корреспондирующих счетов по данным Главной книги. Проверяется соответствие данных журнала – ордера №2 и ведомости №2 журнала – ордера №3 данным отчета о движении денежных средств (форма №4). Сопоставляется сальдо по счету 51 («Расчетный счет») в Главной книге на начало года и на конец соответствующего отчетного периода со строкой 262 граф 3 и 4 бухгалтерского баланса.

Если  инвентаризация проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся денежные средства, при уходе  инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в  работе инвентаризационных комиссий (в  обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться  в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех  случаях, когда материально-ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует  проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных  лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются  актом и регистрируются в книге  учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В случае предприятия ОСАО «Ингосстрах» инвентаризации денежных средств в кассе проводятся ежеквартально. Следует отметить, что  на предприятии соблюдаются все  требования Порядка ведения кассовых операций. Недостач или хищений денежных средств в кассе предприятия  за все время работы филиала не было выявлено. При ошибочном отнесении  бухгалтером-кассиром хозяйственной  операции на другой корреспондирующий  счет, все эти ошибки выявляются и устраняются при формировании программой «1-С бухгалтерия» оборотов за месяц.

Лимит в  кассе превышается в период выплаты  заработной платы работникам с 12 по 15 числа месяца. Срок и порядок  выдачи заработной платы оговорены  в договоре с обслуживающим банком. Лимит кассы устанавливается  банком по заявлению ОСАО «Ингосстрах» ежегодно согласно заявлению предприятия.