Совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Согласно Постановлению Правительства РФ «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» от 02.12.2000г. № 914 (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей  и счета-фактуры в бухгалтерском  учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10, 20, 23, 25, 26 Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы  НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»,  на открытых к нему субсчетах: 19-1 «Налог на добавленную стоимость при  приобретении основных средств», 19-2 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным  нематериальным активам», 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при  покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим пример отражения  на счетах бухгалтерского учета  ОАО «Вымпел-Коммуникации» хозяйственно-операционных расходов.

Пример № 1.

Ассистенту-администратору Моргуновой М.В. на основании Приказа № 004/11/ЦР/-БРН директора Фомина Д.В. от 11.01.2011г., по расходному кассовому ордеру № 210 от 09.06.2011г. (Приложение 2) выдан аванс на почтовые расходы , для отправки заказными письмами счетов абонентам-юр. лицам ОАО « ВымпелКом»  в сумме 3 000,00 рублей.  Деньги выданы сроком на 30 дней. Задолженности по подотчетным суммам на 09.06.2011г. у Моргуновой  М.В. нет.

Моргунова  М .В. представила в бухгалтерию авансовый отчет № 78 от 28.06.2011г. (Приложение 3) об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) накладная-ЗПО  от 17.06.2011 г

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Царькова В.А., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Шведова Ю.В., утвердил отчет директор Фомин Д.В. 28.06.2011г.

Перерасхода  подотчетных сумм Моргуновой  М.В. по расходному кассовому ордеру № 210 от 09.06.2011г. не сделано.

Сформулируем все хозяйственные  операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские  проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных  операций (Таблица 3).                                                                                      

 

                                                                                               Таблица 3

Журнал регистрации хозяйственных  операций на почтовые расходы офиса  Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс для осуществления  почтовых расходов	71	50	3 000,00	Расходный кассовый ордер  № 210 от 09.06.2011г.
Почтовые расходы	26	71	3000,00	Авансовый отчет № 78 от 28.06.2011г. Моргуновой М.В

 

2.3 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника  определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать  одного года.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем  организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

Пример № 2

Специалисту по продажам услуг широкополосного доступа и новых видов бизнеса ОАО «Вымпел-Коммуникации» Федуловой О. Е. (таб. №15035), согласно Приказа № 040  Директора Фомина Д. В.  от 20.06.2011 г., выдан из кассы аванс , сумму 16100 ,00 руб. по расходному кассовому ордеру №223,от 20.06.2011 , на командировку в г. Белгород, сроком на 5 дней, для принятия участия в стратегической сессии продаж ШПД. Задолженности по подотчетным суммам у Федуловой О. Е. на 20.06.2011г. нет.

Для обоснования командировки Федуловой О.Е. имеются следующие документы:

1) приказ (распоряжение) руководителя № 040  от 20.08.2011г., о направлении в командировку Федуловой О. Е.  сроком на 5 дней, с 21.06.2011г. по  26.06.2011 в г.Белгород

2) плановая смета командировочных расходов Федуловой О. Е.:                    - железнодорожные билеты (туда-обратно) – 2000, 00 руб.

- номер в гостинице  на 4 дня 3500,00 руб. в сутки – 14000,00 руб.,

- суточные 5 дней  720,00 руб.в сутки – 3600,00 руб., 

Итого: 19600,00 руб.; 

4) командировочное удостоверение № 040 от 20.06.201 г. Федуловой  О. Е., подписанное руководителем и заверенное печатью ОАО « Вымпел-Коммуникации ».

Федулова О. Е. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, убывающих в командировки» 20.06.2011 г.

Авансовый отчет № 77 об израсходованных средствах Федулова О. Е. предоставила в бухгалтерию 27.06.2011 г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожный билет Орел- Белгород на сумму 935 руб.,80 коп.;

2) счет № 2261 от 21.06.2011 г. и кассовый чек об оплате расходов наличными средствами № 02689 от 21.06.2011г. гостиницы « Парк-отель Европа » за 3 дня проживания, на общую сумму 9600,00 руб.;

3) Служебную записку 36608/11 . на оплату суточных, из расчета 720,00 руб. за день (на 5 дней командировки – 3600,00 руб.);

4) командировочное удостоверение № 040 на имя Федуловой О.Е., отмеченное в ОАО «Вымпел-Коммуникации» в филиале в г. Белгород.

Неиспользованная подотчетная  сумма в размере 1 964 руб.,20 коп. возвращена Федуловой О. Е. по приходному кассовому ордеру № 235 от 27.06.2011г.

Определим все хозяйственные  операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним, и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (Таблица 4).

Таблица 4                    

Журнал регистрации  хозяйственных операций на командировочные расходы

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс на командировочные  расходы под отчет Федуловой О.Е	71	50	16100,00	Расходный кассовый ордер  № 223 от 20.06.2011г.
1) расходы на проезд ,без учета НДС   2) сумма НДС за услуги РЖД   3) расходы на проживание, с 21.06.2011 г. в гостиннице «Парк-отель Европа»     4) суточные     Итого	26     68       26             26	71     19       71             71	793,40     142,70       9600,00             3600,00       14135,80	Авансовый отчет № 77 от 27.06.2011г. Федуловой  О.Е.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Федуловой О.Е	50	71	1 964,20	Приходный кассовый ордер  № 235 от 27.06.2011г.

 

Оформим к возмещению НДС, согласно документа №870205 (железнодорожный билет) от 24.06.20110г.»: Дебет 68 Кредит 19 – 142 руб.70 коп.

Расходы на командировки, в  частности на: проезд работника к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а так  же наем жилого помещения, соответствуют  нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ОАО «Вымпел-Коммуникации». Соответственно сумма 14135,80 руб. полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно статье 261, главы 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных  расходов  Федуловой О.Е (Таблица 5): 

Таблица 5

Расчет командировочных  расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого, руб.
Суточные (5 суток х 720,00 руб.)	3500,00	100,00	3600,00

 

В нашем случае суточные, выданные Федуловой О.Е., превышают данную норму на 100,00 руб., т.е. 100,00 х 13% = 13,00 руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 13,00 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Федуловой О.Е.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают  множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных  лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно  возникают вопросы об отнесении  или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются  ему в случае предоставления в  бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием  телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной  записки командированного, в которой  расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся  на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости  при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью  предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую  инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при  покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая  ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?