Учет денежных средств в кассе

5.1 Организация работы кассы

В штате предприятия предусмотрена  должность кассира, который несет  материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. После  издания приказа о назначении на работу кассира руководитель предприятия  обязан под расписку ознакомить его  с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор  о полной материальной ответственности.

Отсутствие договора о  полной материальной ответственности  исключает возможность взыскания  сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру  может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан  ущерб в размере, не превышающем  его оклада.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения  необходимых условий сохранности  денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу  во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности  за создание условий сохранности  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет  руководитель (директор) предприятия.

Перед открытием помещения  кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность  замков, дверей, оконных решеток  и печатей, убедиться в исправности  охранной сигнализации.

5.2 Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги расходуются: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая  может находиться в кассе, определяется лимитом.

Лимит остатка кассы для  предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в  размере, необходимом для обеспечения  нормальной работы предприятия.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе  только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая  день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать  непосредственно в дневные или  вечерние кассы банков, а также  инкассаторам.

Лимит остатка кассы может  пересматриваться в течение года в установленном порядке, а также в соответствии с договором банковского счета.

В том случае, когда предприятие  имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает  один из банков, а в другие банки  достаточно представить копию такого решения.

5.3 Инкассация денежных средств

Для того чтобы остаток  наличных денег в кассе на конец  рабочего дня не превышал лимита, организация  для передачи денег в банк может  заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или  специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П  «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Заключив договор, организация  заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы  номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный  знак.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации для  зачисления на ее расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 «Переводы в  пути».

5.4 Документирование кассовых операций

Основанием для отражения  в учетных регистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.) (см. Табл. 1)

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где  работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

- проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

- оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

- передают кассиру приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы  вместе с приложенными к ним  оправдательными и распорядительными  документами.

Таблица 1

Формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций

Номер унифицированной формы	Наименование формы	Порядок применения
КО-1	Приходный кассовый ордер	Для оформления поступления  наличных денег в кассу организации
КО-2	Расходный кассовый ордер	Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
КО-3	Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов	Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов
КО-4	Кассовая книга	Для учета поступлений  и выдач наличных денег организации  в кассе
КО-5	Книга учета принятых и выданных кассиром денежныхсредств	Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным  операциям

 

5.5 Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций устанавливается статьей 15.1 КоАП РФ от 30 декабря 2001 г.

Виды правонарушений:

1.Осуществление расчетов  наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров.

2.Не оприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности.

3.Несоблюдение порядка  хранения свободных денежных  средств.

4.Накопление в кассе  наличных денег сверх установленных  лимитов.

Ответственность за правонарушение влечет наложение административного  штрафа.

 

6. Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» ;

50-4 «Касса в валюте».

Субсчет 50-1 предназначен для  учета денежных средств в кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» используется организациями, в  составе которых имеются территориально-обособленные структурные подразделения.

Субсчет 50-3 используется для  учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок  государственной пошлины.

Не реже 1 раза в месяц  должна производиться проверка кассы  и кассовых операций.

II . Учет денежных  средств в кассе на примере ООО «…».

1 Общая характеристика ООО «…»

ООО «Простор» представляет собой коммерческую организацию, занимающейся продажей мебели.

Общество является юридическим  лицом по законодательству РФ и приобретает  права юридического лица с момента  его государственной регистрации.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается  полученной прибылью, оставшейся в  его распоряжении после уплаты налогов  и других обязательных платежей.

ООО «Простор» самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности для осуществления  постановки бухгалтерского учета.

Общество действует на основании устава, имеет самостоятельный  баланс, расчетный счет, круглую  печать, бланки и штамп со своим  полным фирменным наименование.

Организационная структура  управления ООО «Простор» представлена в виде схемы 1.

Схема 1.

Организационная структура управления ООО «…»

Директор ООО «…»

Управленческая служба	Служащие	Обслуживающий персонал

Бухгалтерия	Торговый отдел
Главный бухгалтер	Товаровед	Уборщица
Бухгалтер	Продавцы-консультанты	Грузчики
Кассир

Организационная структура  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

 Бухгалтерия состоит  из главного бухгалтера, бухгалтера и кассира.

Главный бухгалтер следит за финансовым потоком в организации, созданием системы финансовой информации, работой бухгалтерии.

2. Учет денежных средств в ООО «Простор»

Бухгалтерский учет на предприятии  ведется согласно Положению о  бухгалтерском учете и отчетности РФ и другим нормативным документам с учетом последующих изменений  и дополнений в них.

Бухгалтерия предприятия  пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и предприятий, утвержденного Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на счетах рабочего плана  счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические  счета.

В ООО «…» применяется  журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное  значение учета, облегчает составление  отчетов.

На предприятии используется автоматизированная система бухгалтерского учета и отчетности «1С: Предприятие 7.7» .

Для ведения кассовых операций в штатном расписании ООО «…» предусмотрена должность кассира. С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. (См. Приложение 1.). В своей работе кассир руководствуется «Порядком ведения кассовых операций», числится в составе бухгалтерии и подчиняется главному бухгалтеру.

Прием и выдачу денег кассир производит только на основании первичных  документов установленной формы, подписанных  руководителем и главным бухгалтером. Движение наличных денежных средств в кассе ООО «…» оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. (См. Приложение 2, 3.).

Приходные, расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в  журнале регистрации приходных  и расходных документов, и документам присваивается порядковый номер. Журнал регистрации контролирует целевое  назначение полученных и израсходованных  наличных денег организации, присвоенные  номера кассовым документам позволяют  проверить полноту произведенных  кассиром операций.

Сразу после получения  или выдачи денег по каждому кассовому  документу кассир делает разноску в  кассовой книге, которая предназначена  для операций движения наличных денег  по кассе.

Кассир посчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе и передает в  бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми ордерами. Кассовая книга заполняется ежедневно  с расчетом остатка на конец каждого  месяца.

Для обеспечения полной сохранности  документов кассовая книга в ООО  «…» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». (См. Приложение 4).

Лимит денежных средств в кассе ООО «…» составляет 10000 рублей. Вся денежная наличность сверх лимита инкассируется в банк.

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводится следующим  образом: к сальдо на начало месяца прибавляются итог дебетового оборота  за месяц и итог кредитового оборота  за месяц, отраженный в журнале - ордере № 1. Полученное сальдо сверяют с  остатками в кассе, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо на конец месяца.

Журнал - ордер № 1 и ведомость  № 1 - регистр месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносятся ежемесячно из журнала - ордера № 1 в Главную  книгу организации следующим  способом: общий кредитовый оборот из журнала - ордера записываются в  Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетовым счетам переносятся в  дебет соответствующих корреспондирующих  счетов.

Необходимо отметить, что  прежде чем перенести итоги журнала - ордера № 1 бухгалтерия проводит взаимную сверку оборотов в регистрах.

После сверки и разноски итогов в Главную книгу в журнале - ордере № 1 делается соответствующая  отметка, журнал - ордер подписывается  исполнителями, а также главным  бухгалтером ООО «…».

В таблице 4 приведены основные корреспонденции кассовых операций, выписанных из кассовой книги в ООО  «…» за период с 1 марта 2008 г. по 31 марта 2008 г.