Учет денежных средств в кассе

Оформление выдачи денег  из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (РКО).

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

1. наименование предприятия и  структурного подразделения, а  также код

предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;

2. регистрационный номер и дата  выписки расходного кассового  ордера;

3. номер корреспондирующего счета,  субсчета;

4. в графе «Выдать» указывается  наименование получателя денежной  суммы;

5. в графе «Основание» пишется  либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);

6. сумма указывается цифрами  и прописью;

7. в графе «Приложение» должны  быть перечислены все прилагаемые  к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).

В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах  необязательна.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег  может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при  наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег  может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. [9]

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в  расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Сумма прописью в РКО  должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.

Строка "Документ" обязательно  заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и  на своих сотрудников.

На выплату денег  по расчетно-платежной ведомости РКО можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № __".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

При получении расходных  кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

1. наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а также разрешительной надписи руководителя предприятия;

2. правильность оформления документов;

3. наличие перечисленных в документах приложений.

Если документы оформлены неправильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

В Положение № 373-П  не вошел ряд других ранее действовавших  требований, за счет чего порядок документального  оформления кассовых операций несколько  упростился:

1. Не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

2. Не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

3. Не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций, а также выводить остаток — им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда кассовые операции осуществлялись. [8]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

3.1 Учет операций по поступлению денежных средств в кассу 

Счет 50 "Касса" предназначен для  обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:  50.1 "Касса организации", 50.2 "Операционная касса",  50.3 "Денежные документы" и др.

 На субсчете 50.1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50.2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50.3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Приход наличных денег в кассу  отражают по дебету счета 50 на основании приходного кассового ордера (табл. 1).

 

 

Таблица 1 - Оприходование наличных денег в кассу

Оприходование	дебет	кредит
При снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других счетов предприятия в банке	50	51,52
При поступлении от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары	50	62, 76
При поступлении от подотчетных лиц при возврате неиспользованного остатка денежных средств, полученных под отчет	50	71
При поступлении от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, выданных займов и  ссуд, излишне полученной заработной платы.	50	66,67,73,94

 

При приеме денежных монет  и банкнот в платежи кассиры  предприятий обязаны руководствоваться  установленными признаками и правилами определения платежеспособности банкнот и монет Банка России. 

Платежеспособными являются банкноты и монета, имеющие силу законного средства платежа на территории Российской Федерации, не имеющие признаков  подделки либо переделки (надрисовки, надпечатки, наклейки, изменяющие достоинство банкноты; наличие фрагментов различных банкнот одного номинала) и не утратившие своей платежности.

Все предприятия, организации  и учреждения независимо от форм собственности  и сферы деятельности обязаны  принимать во все виды платежей: 
1. Подлинные банкноты, имеющие незначительные повреждения;

2. Загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие надрывы, проколы, отсутствующие углы, края и защитную нить (для банкнот, в оформление которых входит защитная нить); надписи; отпечатки штампов (если они не препятствуют определению подлинности банкнот и не свидетельствуют об их погашении);

3. Подлинную монету, сохранившую изображения на лицевой и оборотной сторонах. При отражении поступления денежных средств в кассу организации делаются следующие бухгалтерские записи (таблицы 2-5):

 

Таблица 2 - Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению денежных средств в кассу с других счетов организации

Дебет	кредит	Содержание хоз. операций	сумма
50,1	50,2	Сданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации	1000
50	51	Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованные в кассу	1000
50	52	Денежные средства, снятые с валютного счета, оприходованные в кассу	500
50	55	Денежные средства, снятые со специального счета, оприходованные в кассу	700
50	57	Поступили в кассу  наличные денежные средства, находившиеся в пути (ранее отправленные почтовым переводом)	500

 

Таблица 3 - Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению денежных средств в кассу от поставщиков и покупателей

Дебет	кредит	Содержание хоз. операций	сумма
50	60	Поставщик вернул в кассу  излишне уплаченные ему денежные средства /аванс под предстоящую  поставку материалов	2300
50	62	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей /аванс за предстоящую поставку	1200

 

Таблица 4 - Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению денежных средств в кассу путем предоставленного займа

Дебет	кредит	Содержание хоз. операций	сумма
50	76,1	Поступило в кассу  страховое возмещение от страховой  организации	456
50	76,2	Поступили в кассу  денежные средства по признанной (присужденной) претензии	522
50	76,13	Получены в кассу  денежные средства в счет причитающихся дивидендов (доходов) от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности	562
50	86	Поступили в кассу  средства целевого финансирования	1000
50	90,1	Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги)	8000
50	91,1	Поступили в кассу  средства от продажи прочего имущества  организации, а также операционные (внереализационные) доходы	450
50	98,1	Получены доходы будущих  периодов наличными денежными средствами	600
50	98,2	Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно	500
50	99	Поступили в кассу  наличные денежные средства в результате чрезвычайных событий	700