Учет денежных средств в кассе

 

Полученные кассиром суммы должны соответствовать указанным  в приходных кассовых ордерах. После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира, затем, квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира выдается на руки сдавшему деньги. Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

 

3.2 Учет операций по выбытию денежных средств из кассы

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежащие оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. 

В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, подпись  его на расходных кассовых ордерах  не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и  соответствия документов, кассир выдает наличные деньги. 
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир: 

1. Требует предъявления  документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя; На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. 
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.

2. Записывает наименование  и номер документа, кем и  когда он выдан и отбирает  расписку получателя; Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

3. Выдает деньги получателю. При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью - «оплачено» с указанием числа месяца и года. В таблице 6 представлю бухгалтерские проводки, отражающие учет операций по расходованию средств из кассы организации.

 

 

 

 

 

Таблица 6 - Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по расходованию денежных средств из кассы

Дебет	кредит	Содержание хоз. операций	сумма
58,1	50	Приобретены акции за наличные денежные средства	400
58,3	50	Предоставлен заем другой организации наличными денежными средствами	400
60	50	Погашена задолженность  перед поставщиком (подрядчиком) наличными  денежными средствами / аванс	9000
62	50	Возвращены излишне  уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства	7820
66	50	Выданы из кассы денежные средства в погашение краткосрочного кредита (займа) и процентов по нему	1500

 

В настоящее время  расчеты наличными деньгами между организациями ограничены - 100 000 рублей по одной сделке.[13] Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы. 

Срок, на который организация  может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.[2]

В течение трех рабочих  дней после окончания такого срока  работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с  приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется). 

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих  дней после возвращения из командировки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии  на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне  авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке . 

В бухгалтерии предприятия  проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, которые подтверждают произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.[1]

Бывают случаи, когда  по авансовому отчету выявляется остаток  денежных средств, тогда работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный  кассовый ордер.

Если же сотрудник  обоснованно израсходовал большую  сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету возмещается работнику. При  этом кассир должен выписать расходный  кассовый ордер.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного  авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный  срок, может удерживаться из его  заработной платы. Авансовый отчет должен храниться в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». [10]

Новая выдача денежных средств  под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности. Отражение в учете расходования средств из кассы на выдачу подотчетному лицу происходит следующим образом (табл. 7):

 

Таблица 7 -  Учет выдачи средств из кассы подотчетным лицам

Наименование операции	дебет	кредит	сумма	основание
Выдано  под отчет  сотруднику	71	50	1000	На канцтовары
Выдано  под отчет  сотруднику	71	50	500	Командировочные расходы
Выдано  под отчет  сотруднику	71	50	1000	Пересылка корреспонденции

 

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

При этом организация  решает самостоятельно, какие формы  ведомости использовать: расчетно-платежную; расчетную; платежную. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.[12]

Разовые выдачи денег  на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. Если же выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий (не свыше 3 рабочих дней) кассир должен:

1. В платежной ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;

2. Платежная ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью

3. Составить реестр депонированных сумм;

4. Передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

5. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __». [4]

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в  банк на расчетный счет предприятия  с указанием «депонированные  суммы». 
При этом банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений. Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира.

Оформление выдачи наличных денег из кассы на заработную плату  работников, а также иные цели расходования приведены в табл. 8. 

 

 

 

Таблица 8 - Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по расходованию денежных средств из кассы

дебет	кредит	Содержание хоз. операций	сумма
69-1	50	Выданы работникам путевки, оплаченные за счет средств социального  страхования	5000
70	50	Выплачена из кассы заработная плата (дивиденды) работникам	7000
73-1	50	Наличные денежные средства предоставлены работнику в виде займа	5200
76-4	50	Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата	1500
94	50	Отражена недостача  наличных денег в кассе организации  при инвентаризации или ревизии  кассы)	100
99	50	Списаны на убытки в связи  с чрезвычайными обстоятельствами утраченные наличные деньги и денежные документы	50