Учет движения материально-производственных запасов коммерческой организации

     Выдаваемая доверенность должны быть полностью заполнена и должны содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана.

     Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей в день поступления ценностей на склад материально ответственным лицом в одном экземпляре.

     В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

     Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

1. для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;
2. для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
3. для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

     Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю, поставщику.

     Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

     Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

     Во многих организациях устанавливают лимиты отпуска материалов, постоянно потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

     На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу.

     При получении материалов, кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа количество отпущенных материалов, дату, и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте склада расписывается получатель, а в лимитно-заборной карте получателя – кладовщик.

     Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

     В случае необходимости, с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц, допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

     После использования лимита, склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

     Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

     Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

     Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

     Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

     Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

1. хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;
2. сторонним организациям на основании договоров и других документов.

     Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

     Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

     Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

     Рассматривая порядок заполнения лимитно-заборных карт (форма №М-8) при установлении в организациях лимита на отпуск материальных ценностей, в некоторых случаях рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик. Представитель получателя расписывается непосредственно в карточке учета материалов.

     Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяемся Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже задний и сооружений (форма №М-35), составляемый в трех экземплярах.

     Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

     При продаже организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам, продажа оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону, на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных (пункт 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

     Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет организациям использовать и самостоятельно разработанную форму первичного учётного документа, если в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации не окажется таковой для отражения определённой операции. При этом выпускается распорядительный документ о возможности использования разработанной формы документа. Сам же документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

 

 

 

 

 

 

3. Инвентаризация материально-производственных запасов

     Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп, запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

     Материально-производственные заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида группы, количества и других необходимых данных.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

     При ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, вход в помещение не допускается (например, опломбировывается или опечатывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

     Комиссия, в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц, проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

     Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

     Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе, за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

     При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации, в процессе инвентаризации, ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие ТМЦ во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

     Инвентаризация ТМЦ, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     На счетах учета материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

1. по ТМЦ, находящимся в пути, – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
2. по отгруженным ТМЦ, – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.);
3. по просроченным оплатой документам – обязательным подтверждением учреждением банка;
4. по ТМЦ, находящимся на складах сторонних организаций, – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

     Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

     На ТМЦ составляются отдельные описи. Данные заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

     Перечень форм описи представлен в Таблице 2.

Номер формы	Наименование формы	Приводимые в форме данные
ИНВ – 3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	Отражение данных фактического наличия материально-производственных запасов
ИНВ – 4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	Данные приводятся по каждой отдельной отгрузке: наименование покупателя, наименование ТМЦ, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа
ИНВ – 5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	Указываются данные на ТМЦ, хранящиеся на складах других организаций: наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов
ИНВ – 6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	По каждой отдельной отправке приводятся данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета