Учет движения производственных запасов

По времени запасы подразделяются на:

1. Максимальный желательный уровень
2. Пороговый уровень
3. Текущий уровень
4. Гарантийный уровень

Максимальный желательный  запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться.

 Пороговый уровень  запаса (точка заказа) используется  для определения момента времени  очередного заказа.

 Текущий запас соответствует  уровню запаса в любой момент  учета. Он может совпасть с  максимальным желательным уровнем,  пороговым уровнем или гарантийным  запасом. 

 Гарантийный запас (также его называют страховым) предназначен для постоянного обеспечения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.

Можно также выделить неликвидные  запасы – продолжительно неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они формируются вследствие ухудшения  качества товаров во время хранения, а также морального износа.

Выбор метода оценки запасов  актуален в условиях изменения цен  приобретения запасов компании (товаров, материалов и т. п.). Изменение цен  покупки и наличие остатков на конец периода создают проблему их оценки.

От оценки запасов зависит то, как будут выглядеть в глазах пользователей отчетности показатели:

1) платежеспособности фирмы,

2) ее рентабельности

3) структуры источников  финансирования ее деятельности.

Платежеспособность определяется соотношением оборотных активов и краткосрочных обязательств, а оценка запасов, соответственно, определяет и величину оценки оборотных активов фирмы в целом. Рентабельность рассчитывается как соотношение прибыли с активами или отраженными в отчете о прибылях и убытках затратами - здесь имеет место влияние оценки запасов на величину финансового результата. Структура источников финансирования зависит от доли собственных источников средств в общем объеме пассивов, а на это соотношение влияет величина нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

В современной практике используются следующие методы оценки запасов экономического субъекта:

1) оценки себестоимости  единицы запасов;

2) метод средних цен;

3) метод ФИФО

4) метод ЛИФО.

Метод оценки себестоимости  единицы запасов используется либо когда экономический субъект ведет учет запасов по партиям, то есть их аналитический учет организован так, что позволяет отслеживать их движение по партиям. При этом в большинстве случаев при применении партионного учета и фактическое движение запасов организуется по партиям. Это может быть нужным при использовании в деятельности экономического субъекта скоропортящихся оборотных активов (пищевые продукты). В этом случае, если партия была приобретена по единой цене, списание запасов данной партии осуществляется по соответствующим ценам. Также данный метод может применяться, если речь идет об уникальных в определенной степени ценностях. Каждый факт реализации подлежит обособленному отражению в бухгалтерском учете, и отражение каждого факта хозяйственной жизни предполагает списание определенного товара по цене приобретения у поставщика. В иных случаях данный метод оценки редко применим.

Метод средних цен наиболее прост для экономического субъекта. Он предполагает исчисление средних цен запасов, купленных за период, с учетом их остатка на начало отчетного периода.

При данном способе оценивается себестоимость проданных товаров, стоимость их остатка и прибыль от продаж, находится средняя цена единицы товара, при нахождении которой используется простой метод расчета средней арифметической.

Метод ФИФО (аббревиатура от англ. FIFO - First In First Out, «первым поступил - первым выбыл») предполагает, что оценка остатка запасов и их выбывшей за период части зависит от последовательности поступления (покупки) этих запасов. Оценка стоимости остатка запасов в этом случае основывается на допущении того, что запасы выбывают точно в той же последовательности, что и поступали в экономический субъект, а, таким образом, остаток запасов на конец периода должен быть оценен, исходя из последних по хронологии цен их приобретения. Метод ФИФО иногда сравнивают с конвейером, с которого запасы поступают ровно в той последовательности, в которой они были на него загружены.

Метод ЛИФО (аббревиатура от англ. LIFO - Last In First Out, «последним поступил, последним выбыл») предполагает, оцениваются выбывающие запасы исходя из последовательности, обратной порядку их поступления. Сущность метода ЛИФО объясняется по аналогии с бункером или контейнером, куда закладываются запасы. Очевидно, оценивая выбывшие за период запасы, начинается выборка последней по времени поступления партии, а если количества товаров в ней не хватает - предпоследнюю, и так далее, как бы возвращаясь к остатку на начало. Таким образом, себестоимость проданных (использованных) запасов и определяют их «последние» цены. ⁸

Далее следует рассмотреть  влияние выбора метода оценки на показатели отчетности.

В целом можно характеризовать воздействие выбора методов оценки запасов экономического субъекта на показатели отчетности как:

1. метод исчисления себестоимости каждой единицы запасов организации позволяет раскрывать финансовый результат от продажи каждой единицы запасов и представлять их оценку в отчетности в соответствии с ценой приобретения каждой конкретной единицы запасов экономического субъекта;
2. метод средних цен вуалирует влияние изменения цен покупки запасов на показатели их оценки как элемента актива баланса, расходов периода и финансового результата (прибыли и убытка);
3. метод ФИФО в условиях роста цен приобретения запасов создает максимальную оценку запасов на конец периода, минимальную оценку расходов периода и максимальную оценку финансового результата. В условиях снижения цен, ФИФО, наоборот, дает минимальную оценку запасов на конец периода в балансе, максимальную оценку расходов периода и минимальную величину финансового результата;
4. метод ЛИФО в условиях роста цен на приобретаемые запасы формирует минимальную оценку запасов в балансе на конец периода, максимальную величину расходов периода в отчете о финансовых результатах и минимальную оценку финансового результата (прибыли или убытка). В условиях снижения цен ЛИФО дает максимальную оценку запасов в балансе, минимальную оценку расходов периода и максимальную оценку финансового результата.⁹

 

§ 3. Документирование движения запасов организации

 

 

  Движение материалов  в организации начинается с  их поступления на склады. Материалы  хранятся на складе под ответственностью кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Приобретение материалов у поставщиков осуществляется на основе заключенных договоров. Материалы, поступившие в организацию от поставщиков, должны быть своевременно приняты к учету. Складские работники, отвечающие за прием материалов, должны проверить их ассортимент и количество, указанные в документах поставщиков, а также качество поступивших материалов.

  Если при приемке  материалов не выявлено количественных  и качественных расхождений между  данными поставщиков и фактическими  данными, то в соответствии  с пунктом 49 Методических указаний N 119н составляется Приходный ордер  (форма N М-4).

Также в течение дня от одного и того же поставщика могут поступать однородные грузы в большом количестве. В этом случае разрешается составлять один приходный ордер за день. Изначально сведения о каждой приемке материалов регистрируются на обороте приходного ордера. В конце дня подводится итог в приходном ордере.

Пункт 49 Методических указаний N 119н разрешает вместо составления  ордера ставить на документе поставщика штамп, в котором должны содержаться  те же реквизиты, что и в приходном  ордере.¹⁰ Такой штамп равен по содержанию приходному ордеру, но при условии, что он содержит в себе реквизиты и порядковый номер приходного ордера. Если экономический субъект в целях сокращения документооборота примет решение о применении данного способа оформления поступления материалов, он должен закрепить его в учетной политике.

У крупного экономического субъекта, имеющего большое количество подразделений, материалы могут завозиться в эти подразделения, исключая склады. Такой порядок уменьшает время движения материалов внутри экономического субъекта. При такой организации движения материалов, в приходных и расходных документах склада и в приходных документах подразделений делаются отметки о том, что материалы выданы подразделению транзитом, минуя склад.¹¹ Однако стоит обратить внимание на то, что перечень материалов, которые могут таким образом доставляться в подразделения, должен быть утвержден соответствующим распорядительным документом.

Материалы, приобретенные подотчетными лицами, также подлежат сдаче на склад. Также пунктом 56 Методических указаний N 119н установлено, что принятие к учету материалов, приобретенных подотчетными лицами, производится в общем порядке на основании документов, подтверждающих покупку.

Акт о приемке материалов (форма N М-7) является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Составляется документ в двух экземплярах  в присутствии материально-ответственного лица и представителя поставщика либо независимой организации. Первый экземпляр акта отдается в бухгалтерию экономического субъекта, а второй экземпляр передается отделу снабжения, бухгалтерии или иному отделу экономического субъекта для направления претензионного письма поставщику.

Материалы, поступившие без  документов, согласно пункту 36 Методических указаний N 119н, именуются неотфактурованными поставками. Материалы, поступившие  без документов поставщиков, принимаются к учету по учетным ценам, установленным в экономическом субъекте. После получения документов от поставщика учетная цена подлежит корректировке.

    Далее необходимо внести записи в Карточку учета материалов (форма N М-17), которая используется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки регистрируются бухгалтерией в отдельном реестре или книге. Если в день совершается несколько одинаковых операций (по нескольким документам), в карточке может быть сделана одна запись, отражающая общее количество материалов. В содержании записи перечисляются номера всех документов или составляется реестр. Остатки в карточках выводятся ежедневно.

    Поскольку карточка  открывается на календарный год,  то при большом документообороте  одного листа карточки не хватает  для записей. В этом случае  открывается второй и следующие  листы той же карточки, которые  нумеруются и скрепляются. По  окончании календарного года  выводятся остатки на 1 января  следующего года, производится отметка о том, что остаток перенесен в новую карточку, карточки подшиваются и сдаются в архив.

Для оформления отпуска со склада материалов применяется Лимитно-заборная карта (форма N М-8). Выписывается карта в двух экземплярах на одно наименование материала. Один экземпляр документа до начала месяца передается подразделению экономического субъекта, который будет получать материалы, второй экземпляр передается складу. Как правило, карта выписывается на месяц, но если объемы отпуска материалов невелики, то карта может быть выписана на квартал. Изменение лимита, сверхлимитный отпуск материалов, замер одних материалов другими допускается только с разрешения руководителя организации или иных лиц, на это уполномоченных.

    Документом, применяемым  для учета движения материалов  между структурными подразделениями  одного экономического субъекта или материально-ответственными лицами, является Требование-накладная (форма N М-11). Требование также составляется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения, отпускающего материалы. На основании одного экземпляра материалы списываются сдающим подразделением, на основании второго - принимаются на учет подразделением, получившим материалы.

Отпуск материалов хозяйствам экономического субъекта, расположенным за пределами его территории, осуществляется на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). То есть, накладная используется при передаче материалов с одного склада на другой склад, а также со склада (кладовой) одного подразделения на склад (кладовую) другого подразделения. Накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых передается складу и является основанием для отпуска материалов, второй - передается получателю.

В заключение необходимо учесть основные положения порядка оформления первичных учетных документов.

Первичные учетные документы  составляются в момент совершения факта хозяйственной деятельности. Если это не возможно, то документ оформляется сразу после завершения операции. В первичных документах по учету материалов содержится такой реквизит, как измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Единица бухгалтерского учета материалов выбирается организацией самостоятельно.¹² Принятие материалов к учету производится в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных и т.д.).

    Первичные документы  и приложения к ним, зафиксировавшие  факт хозяйственной деятельности, подлежат хранению в течение 5-ти лет.

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

§ 1. Учет поступления и выбытия производственных запасов

 

 

 

Первичные документы по поступлению  и расходу производственных запасов  являются основой организации материального  учета. Непосредственно по первичным  документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Самым распространенным способом поступления материалов на предприятие  является их приобретение за плату  по договору купли-продажи. Операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут  Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая  информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ  от акцепта.

Применение доверенности по ф. № М-2 исключает необходимость  ведения в организации Журнала  учета выданных доверенностей. Доверенность по ф. № М-2а выписывается в том  случае, если получение материалов организации носит массовый характер. Она должна быть зарегистрирована в  момент выдачи экспедитору под расписку в Журнале выданных доверенностей. Доверенность подписывается лицом, на имя которого она выдана.