Учет движения товарных операций в розничной торговле

Существенным условием договора поставки является условие о предмете. Условие договора поставки о предмете считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара.

Количество товара предусматривается в договоре в соответствующих единицах измерения или в денежном выражении, либо в договоре устанавливается порядок определения количества товара. Если договор не позволяет определить количество подлежащего передаче товара, договор считается незаключенным.

Остальные условия договора поставки, относящиеся к предмету (качество, ассортимент, комплектность, тара и упаковка) - также могут быть согласованы в договоре. Если эти условия не предусмотрены договором, правила их определения устанавливаются ГК РФ, Отсутствие специальных указаний в конкретном договоре на эти условия не может служить основанием для признания его незаключенным.

На основании договора у поставщиков производится выписка и отгрузка товара. Чаще всего отгрузка товаров производится на основании накладной, товарной накладной.

2. Накладная

В соответствии с п.3 Указаний по применению…, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в 2-х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Накладная содержит подписи ответственных лиц: коммерческого директора, начальника, главного бухгалтера предприятия, работника, получающего ценности.

При приобретении материалов у торговых фирм, как правило, отпуск материальных ценностей производится на основании товарных накладных. Товарная накладная выписывается ана на основании доверенности.

3. Счет-фактура

В гл.21 Налогового кодекса РФ установлены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в счете-фактуре (п.5 ст.169). Их всего 14. Нужно отметить, что все они и приведены в типовой форме счета-фактуры. Перечислим их в том порядке, как они приведены в Налоговом кодексе:

1. порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2. наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3. наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4. номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5. наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6. количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7. цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8. стоимость поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), без налога;
9. сумма акциза по подакцизным товарам;
10. налоговая ставка;
11. сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12. стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер грузовой таможенной декларации.

В то же время отметим, что налогоплательщик вправе вносить дополнительные реквизиты в счет-фактуру (Письмо МНС России от 8 апреля 2002 г. N 03-1-09/918/14-Н443).

Перед принятием к учету счета-фактуры бухгалтер проверяет правильность и полноту заполнения счета-фактуры, наличие всех обязательных реквизитов, печати и подписей должностных лиц. Счет-фактура служит основанием, для расчета суммы НДС и предоставления его к возмещению в бюджет. На основании счетов-фактур заполняется книга покупок, в которой накопительным итогом производится расчет НДС полученный от поставщиков.

1.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками  осуществляется на 60 счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

- полученные товарно-материальные  ценности, принятые выполненные  работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также  по доставке или переработке  материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы  и услуги, на которые расчетные  документы от поставщиков или  подрядчиков не поступили (так  называемые неотфактурованные поставки);

- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам  и переборам тарифа (фрахта), а  также за все виды услуг  связи и др.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" независимо от времени оплаты.

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

За неотфактурованные поставки счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Аналитический учет по счету на 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. 

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами отражены в разделе 3.1.  

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.  

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Данные из первичной документации оформляются в оборотно-сальдовую ведомость счета 60, на основании которых заполняется Главная книга. Остатки Главной книги заносят в баланс по строке «Кредиторская задолженность за приобретенные товары и услуги», в приложение № 5 (состав основных кредиторов) и форму № 4 - сумма денежных средств израсходованных за приобретенные товары, работы и услуги в отчетном периоде.

1.4. Инвентаризация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

При инвентаризации данные по счету 60 подвергаются проверке на основании имеющихся документов. При этом особому контролю подлежат данные по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (см. п. 3.45 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).

Таким образом, даже если прослеживается четкая связь между осуществленной ранее предоплатой и поступившими ТМЦ, не рекомендуется закрывать перечисленный аванс на счет задолженности за поставленное имущество ("сворачивать" остаток по счету 60) вплоть до получения необходимых товаросопроводительных документов. Иначе возможна утрата контроля самого факта "неотфактурованности" поставки, поскольку только на счете 60 эти расчеты числятся в аналитическом учете как "неотфактурованные". Если расчеты по данной поставке будут сальдированы, то при инвентаризации расчетов у бухгалтера не будет информации о том, что операции по поставке еще не завершены: от поставщика не получены необходимые документы.

После получения документов учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов, одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

При проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке подвергается счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а также счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", если по данному счету имеется задолженность поставщикам и подрядчикам.

Инвентаризация расчетов проводится в соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 29.07.1998г. №34н (ред. от 26.03.2007) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", и утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995г. №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Основными целями инвентаризации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, являются[44,c.230]:

• выявление фактического наличия имущества и обязательств;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами должны проводиться не менее двух раз в год.

Для проведения инвентаризации приказом (распоряжением) руководителя предприятия назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, срок начала и окончания работы. Инвентаризационная комиссия назначается в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений и других специалистов.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

• правильность расчетов;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.