Учет движения товарных операций в розничной торговле

Инвентаризация расчетов проводится 1 раз в квартал, или по мере необходимости. При этом ежегодно, вначале года Директор Общества издает приказ о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая уполномочена проводить инвентаризацию.

Так бухгалтер ООО «Алтай-Сервис» ответственный за проведение инвентаризации расчетов контролирует своевременность закрытия кредиторской задолженности и при наличии ее отражает факт актом инвентаризации.

Такой акт составляется обеими из сторон. В частности, ООО «Алтай-Сервис»» посылает предприятию, предоставляющему акт о наличии  задолженности по его данным. Бухгалтер предприятия сверяет и подписывает, если выходит на эту же сумму.

Если же суммы задолженности не совпадают, обе стороны должны более тщательно проверить правильность своих записей.

Акт инвентаризации прикладывается к отчету и служит обоснованием наличия кредиторской задолженности на отчетную дату.

Просроченной задолженностью является задолженность, не предъявленная поставщику по истечении срока исковой давности, который ограничивается тремя годами.

Таким образом, по истечении трех лет с момента возникновения той или иной задолженности фирма может списывать ее, на результаты финансово-хозяйственной деятельности.

Необходимо отметить такой момент, что при несвоевременном списание просроченной кредиторской задолженности, налоговые органы вправе взимать штраф с предприятия.

3.3. Автоматизация учета  поставщиков в ООО «Алтай-Сервис».

Так как ООО «Алтай-Сервис» является, прежде всего, торгующей организацией, а значит, её основная деятельность зависит от поставщиков. Следовательно, чем меньше будет допущено ошибок в поступление оприходывание и реализации товара, тем точнее будет информация по полученной прибыли от основной деятельности.

При анализе теории и практического применения учета расчетов поставщиков в ООО «Алтай-Сервис» был выявлен главный недостаток учета ТМЦ – это огромное количество ручной работы.

То есть бухгалтеру по приходу приходится вручную вносить данные с ТОРГ-12 и счет фактуры в программу, а это иногда до 700 позиций в одном документе, что влечет за собой ошибки.

Поэтому для облегчения работы бухгалтера, необходимо часть обязанностей делегировать на специалистов по маркетингу.

Существующая на предприятие программа 1С:8 позволяет формирование такого документа как Заказ поставщику.

Документ «Заказ поставщику» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.

Рисунок 3.3.1. – Заказ поставщику

Позиции номенклатуры, по которым оформлен заказ на поставку, учитываются, как ожидаемые позиции номенклатуры.

В заказе поставщику можно отразить намерение получения дополнительных услуг, связанных с приобретением или изготовлением материальных ценностей, например,услуг по доставке этих ценностей. Данные об услугах указываются на закладке «Услуги».

Контроль оплаты по заказу поставщику производится в соответствии с установленным вариантом контроля взаиморасчетов с контрагентом в договоре.

Коректировка заказа поставщику оформляется с помощью документа «Корректировка заказа поставщику», который можно ввести на основании заказа.

В программе существует возможность формирования заказов поставщикам из документа «План закупок», а также возможность автоматического формирования заказов поставщикам при помощи обработки «Календарный план закупок».

В конфигурации можно вести планирование исходящих платежей. Для планирования исходящих платежей на основании документа «Заказ поставщику» вводится документ «Заявка на расходование денежных средств». Для планирования платежей в документе «Заказ поставщику» предусмотрены поля:

• Оплата  - в этом поле указывается предполагаемая дата оплаты поставщику;
• Банк/касса - в этом поле выбирается расчетный счет, с которого планируется перечислить денежные средства поставщику в случае безналичной оплаты или касса, из которой предполагается произвести оплату поставщику наличными денежными средствами.

Для оформления оплаты поставщику, на основании документа «Заказ поставщику» можно выписать документ «Расходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью различных платежных документов.

Для снятия заказов поставщикам с учета предусмотрен документ «Закрытие заказов поставщикам».

Поступление позиций товаров по оформленному заказу оформляется с помощью документа «Поступление товаров и услуг», который можно ввести на основании «Заказа поставщику».

При получении товара на склад на основании полученных от поставщика товарной накладной и счета фактуры, оформляется документ «Поступление товаров и услуг». Этот документ можно ввести через меню «Документы – Закупки – Поступление товаров и услуг» или на основании заказа поставщику. При вводе на основании табличная часть документа, а также информация о контрагенте, договоре будет заполнена автоматически.

 

Рисунок 3.3.2. – Поступление товаров и услуг

Если для номенклатуры ведется учет по сериям и характеристикам то при оформлении необходимо указывать значение серии и характеристики поступаемого товара. Информация о товарах, имеющих различные характеристики (серии), заполняется в документах поступления отдельными строками. Характеристики задаются в графе "Характеристика номенклатуры" в табличной части документа.

Если товара с такими характеристиками еще нет в справочнике, то можно произвести добавление характеристик в момент оформления документа поступления.

Закладка «Дополнительно»

На этой закладке указывается:

- «Номер» и «Дату» входящего  документа.

- «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», если они отличаются.

- Реквизиты «Ответственный» и «Подразделение» заполняются автоматически, при необходимости их можно изменить.

Рисунок 3.3.3. – Поступление товаров и услуг. Закладка «Дополнительно»

 

Закладка «Предоплата»

В том случае, если взаиморасчеты с клиентом контролируются до уровня расчетных документов (в договоре с клиентом установлен флаг "Вести по документам расчетов с контрагентами"), то в документе "Поступление товаров и услуг" появляется дополнительная закладка "Предоплата". На этой закладке заполняется информация о том платежном документе, которым было зафиксировано перечисление денежных средств поставщику. Информация о платеже может быть заполнена вручную или автоматически с помощью кнопки "Заполнить".

 

Рисунок 3.3.4.- Поступление товаров и услуг. Закладка «Предоплата»

После проведения документа его можно напечатать. Выбор печатной формы осуществляется путем нажатия на кнопку «Печать».

 

Рисунок 3.3.5. – Выбор печатной формы

 

Регистрация счета фактуры полученного

После проведения документа поступления необходимо зарегистрировать счет-фактуру поставщика. Это делается при помощи нажатия на гиперссылку «Ввести счет фактуру». В форме указывается номер и дата для полученной счет фактуры.

 

Рисунок 3.3.6.- Счет-фактура полученный

Поступление дополнительных расходов

Документ "Поступление доп.расходов" предназначен для учета тех услуг сторонних организаций и собственной компании, которые оказывают влияние на себестоимость товаров. Этот документ можно ввести через меню «Документы – Закупки – Поступление доп.расходов» или на основании документа «Поступление товаров и услуг» оформленного ранее.

Например, в качестве такой услуги может быть, транспортировка или хранение товара.

В том случае, если необходимо отразить услуги сторонней организации, то в документе устанавливается вид операции "Услуги сторонней организации". Если в документе необходимо отразить услуги, оказываемые собственной компанией, которые возникают при поступлении товаров и влияют на себестоимость, то необходимо установить вид операции – "Внутренний расход".

В том случае, если в документе отражается учет дополнительных расходов от сторонних организаций, то в шапке документа в полях "Контрагент", "Договор", "Сделка" вводится информация о том контрагенте (договоре, сделке), который оказывает дополнительные услуги при поступлении товаров.

В табличной части документа на закладке "Товары" указываются товары, на которые необходимо отнести дополнительные расходы, а также их количество и стоимость. В качестве документа партии может быть указан документ "Поступление товаров и услуг" или "Авансовый отчет".

Дополнительные расходы могут быть также распределены по заказам покупателей, которые указываются в табличной части документа.

Стоимость товаров отражается в графе «Сумма товара». Сумма дополнительных расходов по каждому товару заносится в графу «Доп.расходы(сумма)".

В том случае, если сумма дополнительных расходов определяется общей суммой и затем распределяется по всем позициям номенклатуры, то в шапке документа в поле "Сумма расхода" указывается общая сумма расходов, а в графе "Распределять по" выбирается способ распределения суммы расходов.

При этом возможны следующие способы распределения:

• пропорционально суммам товаров ("По сумме");
• пропорционально количеству товаров ("По количеству");
• пропорционально весу товаров ("По весу").

Возможно сочетание двух вариантов распределения дополнительных расходов, по конкретной позиции и распределение общей суммы.

Предусмотрена возможность автоматического заполнения информации о товарах в соответствии с оформленными ранее документами поступления. Автоматическое заполнение производится с помощью кнопки "Заполнить". При этом можно заполнить табличную часть документа в соответствии с несколькими документами поступления ("Добавить из документов поступления").

В случае если дополнительные расходы оплачиваются наличными, на основании документа "Поступление доп.расходов" вводится документ "Расходный кассовый ордер", в случае безналичной оплаты вводится документ "Платежное поручение" или "Аккредитив" с последующей фиксацией оплаты при получении банковской выписки. Возможен смешанный режим оплаты документа.

На основании документа "Поступление доп.расходов" регистрируется документ "Счет-фактура полученный". Регистрация документа "Счет-фактура полученный"производится по кнопке "Ввести счет-фактуру". 

Рис3.3.7. Поступление дополнительных расходов

Таким образом, только создание одного документа, как Заказ поставщику (см. рис. 3.3.8), облегчает работу как бухгалтеру по приходу, так и бухгалтеру по платежам. Также осуществляется контроль специалистом по маркетингу изменение входящих цен и ассортимента (замена на аналогичный товар). В

 

Рисунок 3.3.8 - Общая схема бизнес процесса при оформлении поступления товара от поставщика

В документе «Заказ поставщику» предусмотрена возможность подключения системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (поступлению или оплате заказа), для чего предусмотрено быстрое создание связанной задачи с напоминанием. В системной панели кнопок формы заказа доступна кнопка с изображением будильника, нажатие которой приводит к открытию диалога, в котором требуется указать время напоминания (в поле "Дата и время оповещения"), по необходимости - внести детальное описание того, по какому поводу создается напоминание, и сохранить задачу-напоминание.

 

Возврат товаров поставщику

Документ предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры. Этот документ можно ввести через меню «Документы – Закупки – Возвраты товаров поставщикам» или на основании документа «Поступление товаров и услуг» оформленного ранее.

Возврат товаров поставщику можно оформлять по конкретному документу поступления или по заказу поставщику.

• При вводе на основании документа поступления копируется состав документа, количество заполняется минимальным значением из того, что осталось на складе и того, что есть в строке документа-основания. При этом в табличной части документа указывается тот документ поступления, по которому производится возврат.
• При заполнении на основании документа «Заказ поставщику» копируется состав документа, количество заполняется минимальным из того, что осталось на складе и того, что есть в строке документа-основания.
• В случае оформления возврата по заказу поставщику, документ поступления, по которому оформляется возврат позиции номенклатуры, заполняется пользователем вручную. Документ поступления заполняется в табличной части документа, по каждой позиции номенклатуры может быть введен свой документ поступления.