Учет и анализ дебиторской задолженности

     Предприятие «Поставщик» (ТОО) заключило с предприятием «Покупатель» договор на поставку товара на сумму 1500000 тенге и оговорило определенный срок поставки. «Поставщик» не выполнил условия и просрочил день поставки товара на 5 дней, что вызвало нежелательные последствия для «Покупателя». Поэтому «Покупатель» в момент получения товара начислил «Поставщику» со своей стороны штраф в сумме 10000 тенге и пени 22500 тенге, как было оговорено в договоре.

     Данные  суммы для «Покупателя» являются доходом, а для «Поставщика» –  расходом. В этом случае могут возникнуть различные ситуации по оплате этих санкций «Поставщиком»: либо он соглашается на оплату этих санкций, либо не соглашается, ссылаясь на уважительные причины.

     Если  «Поставщик» согласен на оплату штрафа и пени, то проблем не возникает, в противном случае «Покупателю» придется обратиться с иском в суд. Бывают ситуации, когда даже после признания судом для «Поставщика» необходимых выплат «Покупателю» первый просто не может по различным причинам рассчитаться. Как же поступить «Покупателю» в этом случае?

     Сомнительные долги у «Покупателя», возникают в момент продажи товара покупателю, расходы по которым в бухгалтерском учете осуществляются через создание резерва по сомнительным долгам, в налоговом учете путем прямого списания по истечении 2 лет с момента возникновения. Общая сумма доходов и расходов, включаемая в бухгалтерский и налогооблагаемый доход, будет одной и той же суммой, но данные по отчетным периодам будут различны.

     Все штрафы и пени (признанные и уплаченные), начисленные по договорам поставки товаров, в декларации отражаются:

1. у «Поставщика» по строке 29б «Уплаченные неустойки, включая штрафы и пени, за исключением подлежащих внесению в бюджет»,
2. у «Покупателя» по строке 15 «Другие доходы».
3. Штрафы и пени (признанные, но неуплаченные) в декларации отражаются в момент признания, так же как и в случае с признанными и уплаченными по истечении 2 лет:
4. у «Поставщика» по строке 12 «Доход от списания обязательств»
5. у «Покупателя» по строке 21 «Сомнительные требования».
6. Расходы по претензиям, взысканиям относятся в бухгалтерском учете на расходы, а в налоговом – на вычеты.

2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами 

     На  счете 1250 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников» в ТОО учитываются следующие виды дебиторской задолженности: по расчетам с подотчетными лицами счет 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц»; по предоставленным работникам займам счет 1253 и по возмещению материального ущерба счет 1254 и другие.

     По  счету 1251 «Краткосрочная задолженность  подотчетных лиц» составляются Оборотно-сальдовая ведомость по счету 1251

     В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы. Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещения расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет, представляемый в бухгалтерию в установленные сроки (заполненный авансовый отчет приведен ниже). Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для дооформления.

     Сумма невозвращенного аванса подлежит удержанию  из заработной платы подотчетного лица, которое может быть произведено единовременно или с рассрочкой, независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы.

     Командировкой считается поездка работника  предприятия в другую местность  для выполнения служебных заданий на определенный срок по распоряжению руководителя предприятия.

     В командировку может быть направлен  работник, связанный с предприятием трудовым договором, условия которого регламентируются Законом "О труде  в Республике Казахстан".

     Командировочные расходы относятся к компенсационным выплатам, т.е. работник предприятия имеет право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками.

     За  время нахождения в командировке в пределах Республики Казахстан  работнику выплачиваются суточные в размере не более 2 МРП, устанавливаемых законодательно, в сутки, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути (при расчете суточных день отъезда и день приезда считаются раздельно).

     Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Если работник направляется в несколько адресов, то отметки проставляются в каждом месте, независимо от времени пребывания. Днем отправления в командировку считается день отправления транспортного средства, определяемый по дате проездного документа, которая должна соответствовать дате выбытия в командировочном удостоверении. Днем приезда считается дата прибытия транспортного средства, которая должна совпадать с датой проездного документа и отметкой в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая времени нахождения в пути.

     При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах установленных нормативов и расходы, подтвержденные документально: фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (стоимость проездных документов, услуги предварительной продажи билетов, расходы обязательного страхования пассажиров на транспорте, расходы по пользованию постельными принадлежностями, расходы по проезду транспортом общего назначения до пункта, находящегося за чертой города, расходы по оплате услуг камер хранения при задержках транспортных средств, расходы, связанные с перегрузом при отправке производственного оборудования, подтвержденные документально и т.д.); фактически произведенные расходы по найму жилого помещения, включая оплату расходов за бронь (плата за проживание, услуги по бронированию мест в гостинице, расходы за телефон, телевизор и холодильник, если ими укомплектован номер, плата за междугородние переговоры по вопросам, связанным с командировкой, подтвержденная документально).

     При выезде работников в командировку за пределы Республики Казахстан основанием является приказ руководителя, в котором определяется цель, место, сроки командировки. Документом, подтверждающим пребывание в командировке, является командировочное удостоверение, копия паспорта с визами и отметкой контрольно-пропускного пункта пересекаемых границ. За день выезда в служебную командировку за границу, равно как и за день пересечения границы, при возвращении, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 100% от установленных норм.

     Командированному  работнику выдается аванс по смете  в валюте той страны, куда он направляется, при отсутствии какого-либо вида валюты, расчет производится в свободно-конвертируемой валюте. Если валюта не котируется Национальным банком Республики Казахстан, то пересчет расходов производится по справочному курсу или кросс курсу, запрашиваемому в банках Республики Казахстан. При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах норм, установленных законодательством для каждой страны, а также расходы, подтвержденные документально по проезду к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, расходы по найму жилого помещения.

     После возвращения из командировки в течение  пяти дней необходимо предоставить авансовый отчет, в котором расчет суточных и расходов по найму жилого помещения производится, исходя из расчета курса доллара США на день окончания командировки. День окончания командировки определяется по дате проездного документа или последней оплаты (пересчета) за проживание в гостинице.

     Журнал-ордер  № 7 предназначен для учета операций по задолженности работников и других лиц, отражаемых в группе счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность  работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская  задолженность работников».

     В данном журнале-ордере ведется синтетический  и аналитический учет расчетов по задолженности работников и других лиц.

     В журнале-ордере в разрезе подотчетных  лиц в графе «Остаток на начало месяца» отражаются суммы задолженности  работников и других лиц с указанием даты возникновения задолженности. Выданные в текущем месяце авансы, возмещенные суммы перерасхода (против выданного аванса), предоставленные работникам кредиты (оборот по дебету) отражаются в корреспонденции с соответствующими счетами в графах 4-15. Общая сумма оборота по дебету группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» за месяц подсчитывается и заносится в графу 26 «Итого по дебету».

     В конце месяца обороты по дебету в разрезе корреспондирующих синтетических счетов заносятся в Главную книгу.

     В графах 17-30 отражаются операции по кредиту  группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников», 2150 «Долгосрочная  дебиторская задолженность работников» на суммы возврата неиспользованных авансов, предоставленных кредитов и израсходованных подотчетных сумм в корреспонденции с соответствующими счетами.

     В графе 31 «Итого по кредиту» и по строке «Итого» в разрезе подотчетных  лиц отражаются итоговые суммы оборотов по кредиту счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников». Остатки на конец месяца в разрезе подотчетных лиц подсчитываются и заносятся в графу 32 «Остаток на конец месяца».

     В конце месяца соответствующие итоговые данные журнала-ордера переносятся  в Главную книгу. Остаток на конец  месяца по группе счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность  работников» в разрезе подотчетных лиц переносится в журнал-ордер, открываемый на следующий месяц. Группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» является активными, поэтому остаток этих счетов на конец месяца должен быть дебетовым. В исключительных случаях, при получении на конец месяца кредитового остатка, следует произвести соответствующую корректировочную бухгалтерскую запись, описание которой приведено в «Общих положениях» настоящей инструкции.

     В соответствии с методическими рекомендациями в ТОО руководителем определен  порядок и сроки проведения инвентаризации.

     Инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета. Инвентаризационные описи - документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату.

     В соответствии со стандартом бухгалтерского учета 24 "Организация бухгалтерской  службы" инвентаризация имущества, обязательств проводится не реже одного раза в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

1. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
2. при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;
3. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
4. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.