Учет и анализ дебиторской задолженности

     Основной  целью инвентаризации расчетов с  прочими дебиторами является проверка полноты отражения в учете обязательств.

     Инвентаризационные  описи подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственным лицом. В конце  описи материально ответственное  лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его  присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

     По  окончании инвентаризации оформленные  инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости в соответствии с формами, утвержденными постановлением Госкомстата  Республики Казахстан от 16.11.94 г. N 73 "Об утверждении альбома межведомственных форм первичной учетной документации", сдаются в бухгалтерию или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета.

     Для проведения инвентаризации имущества  и обязательств организации создается  инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. В состав инвентаризационной комиссии рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и др. специалистов, при необходимости представителей службы внешнего аудита. Для полной и точной проверки фактического наличия имущества и обязательств инвентаризационная комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.п.

     После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя, в котором  кроме состава комиссии указываются: номер и дата приказа, объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания работы.

     До  проведения инвентаризации членам инвентаризационной комиссии рекомендуется подробно ознакомиться:

1. с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам;
2. с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием "до инвентаризации по состоянию на "..." (дата), что должно служить бухгалтерии или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета, основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

     Инвентаризационной комиссии путем документальной проверки рекомендуется установить:

     1) тождественность расчетов с учреждениями  банков, органами казначейства, финансовыми,  налоговыми органами, со структурными  подразделениями субъектов, выделенными  на отдельные балансы;

     2) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  средствами вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Никаких помарок и подчисток не рекомендуется производить. В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются  и подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

     При необходимости проводятся контрольные  проверки инвентаризации, в которых  принимают участие и члены  инвентаризационных комиссий, и материально  ответственное лицо, по окончании  инвентаризации обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т. п.), где производилась инвентаризация.

     За  внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с  целью сокрытия недостач или излишков комиссия несет ответственность  в установленном законодательством  порядке.

     В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов). Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки - доходом и подлежат оприходованию, недостачи - расходом.

     По  окончании инвентаризации протокол постоянно действующей инвентаризационной комиссии с предложениями о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и данных бухгалтерского учета утверждается руководителем субъекта не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности. 

 

3. Анализ дебиторской  задолженности 

     Результат работы аудитора — это аудиторское заключение. Аудиторское заключение состоит из трех частей, самой объемной из которых является часть вторая — аналитическая.

     Аналитическая часть аудиторского заключения представляет собой отчет аудиторской фирмы (аудитора) о результатах проверки:

1. внутреннего контроля у проверяемого экономического субъекта;
2. соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской отчетности;
3. соблюдения законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций.

     По  результатам проверки внутреннего контроля аудитору следует сделать вывод, соответствует ли система внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности экономического субъекта, а также дать описание выявленных в ходе аудита существенных несоответствий системы внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности экономического субъекта. По результатам проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности аудитору следует дать описание выявленных в ходе аудита существенных нарушений установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской отчетности.

     По  результатам проверки соблюдения экономическим  субъектом законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций аудитору следует сделать вывод — соответствуют ли совершенные экономическим субъектом финансово-хозяйственные операции применимому к ним законодательству, а также дать описание выявленных в ходе аудита существенных несоответствий в совершенных финансово-хозяйственных операциях применимому к ним законодательству.

     Для того чтобы иметь основания для выводов по основным направлениям аудиторской проверки, аудитор должен собрать соответствующие доказательства. Информация, собранная и проанализированная аудитором в ходе проверки, служит обоснованием выводов аудитора и называется аудиторскими доказательствами.

     Для сбора доказательств аудитором  могут быть применены различные  процедуры. Процедурой будем называть определенный метод сбора доказательств как неотъемлемую часть соответствующего технологического процесса. Для того чтобы отличить их от процедур, присущих иным профессиям, будем называть применяемые аудиторами в своей практике процедуры аудиторскими процедурами.

     Собирая аудиторские доказательства, аудитор  использует достаточно ограниченное число  методов их получения.

     Основные  методы получения аудиторских доказательств следующие:

     1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

     2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

     3. Устный опрос;

     4. Получение письменных подтверждений;

     5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

     6. Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

     7. Проверка арифметических расчетов;

     8. Анализ.

     Но  метод как таковой не даст никакой  информации для выводов, если не знать — какие именно арифметические расчеты необходимо проверять, а какие — нет; в инвентаризации каких активов и каких обязательств следует поучаствовать; лично от каких третьих лиц следует получить письменные подтверждения; какие именно документы следует подвергнуть анализу. Искусство аудитора и состоит в том, чтобы четко знать:

     а) как должен быть правильно поставлен  бухгалтерский учет и налажена система  внутреннего контроля;

     б) какие отклонения (нарушения, ошибки, заблуждения) возможны в организации  учета и контроля;

     в) какой или какие из перечисленных методов следует применить для выявления каждого из возможных нарушений;

     г) к каким именно объектам контроля (документам, активам, обязательствам, субъектам, юридическим лицам и т.д.) следует применить тот или иной метод.

     Значительные  суммы дебиторской задолженности крайне отрицательно сказываются на платежеспособности предприятия и ликвидности баланса. Существование длительное время дебиторской задолженности и одновременно убытка, переходящего из года в год, свидетельствует о том, что предприятие живет в долг, т.е. за счет заемных или временно привлеченных средств. Применение методов финансового анализа может достаточно полно раскрыть влияние дебиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

     За  последнее время многие предприятия, в том числе казавшиеся вполне благополучными, стали банкротами. Во многих случаях это связано с отсутствием системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Существуют и так называемые умышленные (ложные) и преднамеренные банкротства. При этом используются различные манипуляции именно с дебиторской и кредиторской задолженностями. Так, например, предприятие А, имея заведомо безнадежную задолженность перед бюджетом, заключает договор залога с другим предприятием В. Залогом выступают основные производственные фонды, предприятие, не выполнив условия договора, передает залоговое имущество в собственность другому предприятию. В результате предприятие А не в состоянии осуществлять свою деятельность, и кредиторская задолженность (в том числе по налоговым обязательствам) становится безнадежной вследствие того, что предприятие лишается средств, от реализации которых оно могло бы погасить свою задолженность. Приказом МГД РК от 8.10.99 г. №1222 "О мерах по выявлению и предотвращению фактов преднамеренного и ложного банкротства" определен перечень рекомендаций, раскрывающих схемы и признаки преднамеренного и ложного банкротства. В частности, упоминаются такие типичные признаки, как:

1. фальсификация финансовой отчетности с отражением в ней завышенной кредиторской задолженности;
2. фальсификации документов о кредиторской задолженности;
3. утаивание должником реальной к взысканию дебиторской задолженности, позволяющей произвести расчеты с кредиторами и т.д.

     Из  изложенного следует, что кредиторская и дебиторская задолженности как одно из проявлений деятельности любого предприятия связаны с его жизнеспособностью и нормальным функционированием.

     Для бухгалтерии, в целях осуществления  контроля за списанием задолженностей по разным обстоятельствам, следует  организовывать наблюдение, позволяющее не допускать налоговых ошибок и несоответствий в учете зачетных операций.

     Перечислим  основные ошибки, допускаемые при  расчетах с дебиторами:

1. отсутствие практики проведения инвентаризаций расчетов с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами;
2. списание взаимных зачетов между статьями текущего актива и текущих обязательств баланса;
3. списание дебиторской задолженности за счет невостребованной задолженности перед другим поставщиком;
4. списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности без принятия соответствующих мер по погашению или взысканию задолженности;
5. отсутствие соответствующих документов по взаимозачету задолженностей между предприятиями;
6. списание кредиторской задолженности за счет полученного кредита;
7. отсутствие аналитического учета по счетам расчетов в разрезе предприятий и хозяйственных операций.