Учет и аудит готовой продукции (работ, услуг) на промышленных предприятиях

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Кроме того, компьютерные системы дают в руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. [22, с.77]

Рассмотрим подробнее  все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них:

1) Так как весь бухгалтерский  и налоговый учет ведется на  основании первичных документов, первая задача любой программы  – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

2) Если вручную обработанные  данные синтетического и аналитического  учета могут расходиться, то  при программной обработке этого  не может быть. На основе первичных  документов создается журнал  хозяйственных операций. При отсутствии  компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская  программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически. Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

3) Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный  состав предприятия, планы счетов и  многая другая информация должна храниться  в программе для ее правильного  функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

4) Конечная цель работы  любой бухгалтерии - составление  отчетов по результатам финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

5) Практически все  бухгалтерские программы позволяют  вести не только синтетический,  но и аналитический учет. Различные  отчеты, формируемые на основе  данных по объектам аналитического  учета, позволяют облегчить ведение  производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.[23, с.57]

Таким образом, бухгалтерские  системы на основе компьютерной обработки  вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы  и стоимости должны обеспечивать качественное ведение бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Поскольку деятельность предприятия характеризуются множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Например, программа «1C: Предприятие (версии 7.5, 7.7, 8.0)», кроме  бухгалтерского учета, предназначена  для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому  планированию и анализу, а также  автоматизации документооборота.

Основой пакета интегрированных  программ является Головной модуль «Проводка - Главная книга - Баланс», а также  модули для выполнения отдельных  участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских  задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок. После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Следовательно, программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы.

«1С: Бухгалтерия» - это  универсальный интегрированный  комплекс бухгалтерских программ, который  не требует предварительного освоения.

Средства работы с  документами в данном комплексе  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

«1С: Бухгалтерия» позволяет  автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы. Исходной информацией в "1С: Бухгалтерии" является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически. Кроме того, в «1С: Бухгалтерия» могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций. Рассмотрим различные программные продукты, частично или полностью интегрирующиеся в стандартный комплекс «1C: Бухгалтерия».

«1С: Бухгалтерия 8.0» - - универсальная  программа массового назначения, представляющая собой совокупность платформы «1С: Предприятие 8.0» и  конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

«1С: Бухгалтерия 8.0» предназначена  для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые  виды коммерческой деятельности: оптовую  и розничную торговлю, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. «1С: Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Стандартные операции в  «1C бухгалтерии, версия 8.0», позволяющие автоматизировать учет готовой продукции:

1) Учет основного и  вспомогательного производства. Автоматизирован  расчет себестоимости продукции  и услуг, выпускаемых основным  и вспомогательным производством.  Учет выпущенной готовой продукции  в течение месяца ведется по плановой себестоимости. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.

Номенклатуру и количество материалов и комплектующих для  передачи в производство можно автоматически  рассчитать на основании данных о выпущенной продукции и сведений о нормативах расхода (спецификации).[19, с.341]

2) Учет расчетов покупателями  и заказчиками можно вести  в тенге, условных единицах  и иностранной валюте. Курсовые  и суммовые разницы по каждой  операции рассчитываются автоматически.

Расчеты с покупателями можно вести по договору в целом  или по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.). Способ ведения  расчетов определяется конкретным договором.

При оформлении документов реализации готовой продукции можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

3. Учет товарно-материальных запасов предприятия. Контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов предприятия — это одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета. Эта задача решена в «1С:Бухгалтерии 8.0».

Реализован учет товарно-материальных запасов, готовой продукции на складах  и в других местах хранения. Товарно-материальные запасы и готовая продукция учитываются в разрезе позиций номенклатуры, партий и складов.

Залогом сохранности имущества  предприятий является регулярное проведение инвентаризаций. Конфигурация обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товарно-материальных запасов на складах, в процессе которых количество товарно-материальных запасов на складах сверяется с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе используется документ «Инвентаризация товаров на складе».

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных запасов и готовой продукции и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством запасов, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков). В «1С: Бухгалтерия, версия 8.0» полностью автоматизированы операции поступления и списания товарно-материальных запасов. Для регистрации факта поступления товарно-материальных запасов на склад используется документ «Поступление товарно-материальных запасов». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, номенклатуре и других характеристиках материальных запасов.

Выбытие запасов со склада может быть оформлено с помощью  документа «Перемещение товаров».

При выбытии готовой  продукции со склада в результате ее реализации используется документ «Реализация готовой продукции», в результате передачи в производство — документ «Требование-накладная».

Конфигурация поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно  до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ «Инвентаризация готовой продукции на складе» сведениями об остатках готовой продукции на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 «Сличительная ведомость».

После завершения работы инвентаризационной комиссии, полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа «Инвентаризация готовой продукции на складе». При выявлении излишков можно автоматически сформировать документ оприходования продукции, при выявлении недостачи документ списания на основании документа «Инвентаризация готовой продукции на складе». Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.