Учет и контроль денежных средств в государственных и муниципальных учреждениях

1.3.         Учет денежных документов и денежных средств в кассе

    Счет  Счет 20134 "Касса" Счет предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте в кассе учреждения.

    При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.

    Прием в кассу наличных денежных средств  от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством  Российской Федерации и Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

    При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий.

    При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам  взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам, по форме, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации.

    Учет  кассовых операций в учреждениях, как  в валюте Российской Федерации, так  и в иностранных валютах ведется  в Кассовой книге.

    Поступление и расходование наличных денежных средств  в иностранной валюте отражаются на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют.

    Учет  операций по движению наличных денежных средств на счете ведется в  Журнале операций по счету "Касса" на основании документов, прилагаемых  к отчетам кассира.

    Дт  0 304 02 830        Кт 1 201 34 610 -  депонирована заработная плата

    Дт  0 206 13 560     Кт 1 201 34 610 - выдан аванс из заработной платы

    Дт 1 302 11 830   Кт 1 201 34 610 - Произведена выдача заработной платы

       Дт 0 208 ХХ 560     Кт 1 201 34 610 - выданы из кассы денежные средства 

    Дт  1 201 34 510    Кт 1 208 34 660 - внесен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

    Дт 1 201 34 510    Кт 1 209 71 660 - Поступили денежные средства в счет возмещения недостачи

    Дт 1 401 20 223    Кт 1 201 34 610 - Оплачены коммунальные услуги за счет бюджетных средств

    Учет  денежных документов

    Счет  Счет 20135 "Денежные документы"предназначен для учета различных денежных документов: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

    Денежные  документы хранятся в кассе учреждения.

    Прием в кассу и выдача из кассы таких  документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи "Фондовый".

    Приходные и расходные кассовые ордера с  записью "Фондовый" регистрируются в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных  кассовых ордеров, оформляющих операций с денежными средствами.

    Учет  операций с денежными документами  ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением  на них записи "Фондовый".

    Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.

    Учет  операций с денежными документами  ведется в Журнале по прочим операциям  на основании документов, прилагаемых  к отчетам кассира. 

    1.4. Контроль за ведением бухгалтерского учета денежных средств

    При инвентаризации кассы необходимо проверить:

    - имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с  кассиром  и раздатчиками (если таковые имеются) договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы, в рассматриваемом  отделе имеется;

    - соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности средствами охранно-пожарной сигнализации, в данном учреждение данное требование сохраняется;

    - созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т.п.) при получении денежных средств кассир доставляется в РКЦ и из на автотранспорте;

    - полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос в банк) выписки обрабатываются ежедневно;

    - полноту оприходования других  поступлений. Сверка  производиться  по данным бухгалтерского учета;

    - правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

    - имеются ли подписи в получении денег, выборочно (в  случае необходимости сплошным порядком) проверить соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовые соглашения и т.п.). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм;

    - правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;

    -погашены  ли приходные кассовые документы  штампом «Получено», а расходные  – штампом «Оплачено» с указанием  даты;

    - правильность подсчета итогов в платежных ведомостях;

    - правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

    - с целью выявления «подставных лиц» выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказы о зачислении на работу, трудовые соглашения, лицевые счета по расчету заработной платы, табеля отработанного времени, наряды и т.п.);

    - правильность выдачи денег по доверенностям;

    -соблюдается  ли лимит хранения наличных  денег в кассе, а также порядок  расчетов наличными деньгами  с юридическими лицами. Лимит хранения наличных денег в кассе устанавливает учреждение банка, в котором обслуживается предприятие, лимит не всегда соблюдается.

    В ходе ревизии банковских операций по платежным поручениям проверяется  целесообразность и законность произведенных расходов, факты непроизводительных затрат и потерь.

    Также выявляются факты проведения взаимозачетов  с плательщиками страховых взносов. Налоговый кодекс Российской Федерации  установил исключительно денежный характер исполнения обязательств по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей, в связи с чем, проведение взаимозачетов является нарушением налогового законодательства.

    Полноту банковских выписок устанавливают  по  их  постраничной нумерации  и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало  периода в следующей  выписке. Если в выписке банка будут установлены не оговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка

    Необходимо  проанализировать состояние дебиторской  и кредиторской задолженности на отчетные даты с установлением сроков и причин возникновения задолженностей. Установить, своевременно ли проводятся сверки взаимных расчетов с организациями  и учреждениями. Следует иметь ввиду, что согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации общий срок исковой давности равен 3 года. Срок исковой давности прерывается, в случае если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Таким образом, если должник в течение 3 лет не подтвердил и не погасил свою задолженность, учреждение теряет возможность истребовать погашение должником своих обязательств в судебном порядке.

    В ходе проверки нужно обратить внимание, не было ли случаев зачета кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в погашение дебиторской задолженности других организаций, а также перечисления такой задолженности на счета физических лиц.

    При проверке особое внимание обратить на правильность списания сумм задолженности безнадежной к взысканию вследствие неплатежеспособности должников. Безнадежная к взысканию задолженность подлежит отражению и учету на забалансовом счете для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

    В ходе ревизии необходимо проверить  соблюдение порядка выдачи авансов, правильность оформления авансовых  отчетов, обоснованность произведенных  расходов первичными документами, своевременность  погашения остатков подотчетных сумм, целевое использование выданных авансов.  

    Авансовые отчеты должны представляться не позднее  трех суток после возвращения  из командировки, в те же сроки возвращаются неизрасходованные суммы.

    Результаты  ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемой организации документами, результатами процедур фактического контроля, других ревизионных действий, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.

    Констатация фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии должна содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, когда, при каких обстоятельствах, в чем выразилось нарушение, размер документально подтвержденного ущерба.

    Не  допускается включение в акт  ревизии выводов ревизующих и  других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документами или  результатами проверок.

    В акте ревизии, ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оценку действий должностных и материально-ответственных лиц. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    В рамках курсовой работы исследована  организация учета и контроля денежных средств в государственных  и муниципальных учреждениях. По результатам исследования правомерно сделать следующие выводы:

• нормативное регулирование бухгалтерского учета, контроля и аудита денежных средств регламентируется законом «О бухгалтерском учете», приказом Минфина РФ «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», нормативными документами Центрального Банка Российской Федерации, аудиторскими стандартами, прочими документами;
• главным бухгалтером учреждений обеспечивается контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, подписываются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств;
• учетные работы в государственных учреждениях автоматизированы, что сокращает и  уменьшает время работы бухгалтеров организации. Автоматизированная система бухгалтерского учета  охватывает все регистры бухгалтерии, мобилизует всю  обработанную первичную документацию  и при этой скорости обработки можно без серьезных ошибок получить положительный результат, даже делая некоторые корректировки;
• осуществляется  строгий контроль за рациональным и экономичным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, ведется борьба с бесхозяйственностью и расточительством, принимаются меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявляются и мобилизируются внутрихозяйственные резервы. Ведется учет расходов и доходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам. Также ведется формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности Управления. Своевременно организуется начисление заработной платы;
• в отделе казначейства рассмотренных учреждений ведется строгий учет и расчет с дебиторами и кредиторами. Отдел участвует  в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременно и правильно отражает в учете результаты инвентаризаций. Также периодически ведется инструктивная работа с материально ответственными лицами по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно- материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении. В установленные сроки составляются финансовая отчетность и предоставляется соответствующим органам, обеспечив достоверность отчетов и балансов.