Учет и контроль наличия и движения основных средств

Движение основных средств  связано с осуществлением хозяйственных  операций по поступлению, внутреннему  перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1) на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица [10].

В актах указывают  наименование объекта, год постройки  или выпуска заводом, краткую  характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и др.).

Поступившее оборудование оформляется  актом о приемке оборудования (ф. ОС-14), а сдача его в монтаж – актом о приемке – передачи оборудования в монтаж (ф. ОС-15). Выявленные дефекты в оборудовании отражаются в акте о выявленных дефектах в оборудовании (ф. ОС-16).

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные  карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия. Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах – для сдающей и принимающей основные средства организации. Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3) [10]. В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывают работник отдела, уполномоченный на приемку основных средств, и представитель предприятия, производящего реконструкцию и модернизацию, и сдают его в бухгалтерию предприятия, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если его ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, то акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру для обеих сторон).

Внутреннее перемещение  основных средств из одного отдела в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение основных средств (ф. № ОС-2) [10]. Она должна содержать фамилии, имена, отчества и должности сдатчика и получателя; основание для перемещения основных средств; название, инвентарный номер и краткую характеристику технического состояния объекта; подписи сдатчика и получателя и некоторые другие данные. Накладную выписывает в двух экземплярах работник отдела-сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств.

Операции по ликвидации всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств (ф. № ОС-4), а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а) [10].

В актах о ликвидации основных средств указывают техническое состояние и причину ликвидации объекта, первоначальную стоимость, сумму износа, затраты по ликвидации, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и др.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от ликвидации, превышение выручки над расходами по ликвидации или расходов над суммами выручки.

2 УЧЕТ И КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ И ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

2.1 Учет поступления и выбытия основных средств

Основные средства поступают в организацию и  принимаются к бухгалтерскому учету  в случаях их приобретения, сооружения (изготовления), внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, получения по договору дарения и прочих поступлений.

Учет поступления  основных средств. Самым распространенным способом поступления основных средств является их приобретение по договору купли-продажи. Все расходы по покупке основных средств, не требующих монтажа (суммы, уплаченные поставщику; информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств; регистрационные сборы и таможенные пошлины; государственные пошлины по приобретению прав на основные средства; вознаграждения посреднической организации и др.), собираются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», на субсчете «Приобретение объектов основных средств». Таким образом, при документальном подтверждении совершенных операций делаются следующие записи: Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение объектов основных средств», Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - на сумму выделенного НДС, К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. [13].

При учете приобретения основных средств, требующих монтажа, в бухгалтерском  учете отражаются следующие записи: Д-т 07 «Оборудование к установке», Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - на сумму выделенного НДС К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При передаче оборудования в монтаж в бухгалтерском учете  делаются следующие записи: Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение объектов основных средств» К-т 07 «Оборудование к установке», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость выполненных монтажных работ.

Если принимается к  учету объект основных средств после сооружения (строительства, изготовления), то бухгалтерское отражение этой операции может быть различным, в зависимости от того, подрядным (сторонней организацией) или хозяйственным (самостоятельным подразделением организации) способом сооружался объект. При подрядном способе сооружения принятие на учет объекта отражается той же проводкой, что и приобретение по договору купли-продажи. Если сооружение производилось собственными силами, то вся сумма произведенных затрат предварительно аккумулируются на счете вспомогательного подразделения и включаются в фактическую первоначальную стоимость объекта основных средств записью: Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение объектов основных средств» К-т 23 «Вспомогательные производства».

Получение основных средств  в счет вклада в уставный капитал. Общее правило оценки таких основных средств приведено в п.9 ПБУ 6/01 - по денежной оценке, согласованной  учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. При учреждении акционерных обществ эта оценка не может быть выше оценки рыночной стоимости имущества, выполненной независимым оценщиком. Согласно ст.34 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ привлечение независимого оценщика для оценки рыночной стоимости является обязательным. Это требование запрещает искусственно завышать оценку основных средств. В противном случае учредители могли бы завысить оценку имущества, и при последующей его амортизации создать «псевдорасходы» и тем самым скрыть прибыль. Наоборот, учредители имеют возможность занизить первоначальную оценку, что уменьшит амортизационные начисления и тем самым увеличит прибыль.

Поступление основных средств  в счет вклада в уставный капитал оформляется следующей проводкой: Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение объектов основных средств» К-т 75 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Предоставление организациям основных средств в безвозмездное пользование на счетах отражают следующей записью: Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение объектов основных средств» К-т 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Безвозмездные поступления»

Первоначальная стоимость таких основных средств складывается из текущей рыночной стоимости на дату принятия к учету, расходов на доставку, если они оплачиваются принимающей стороной, и других расходов, связанных с подготовкой объекта к использованию. В дальнейшем после ввода основного средства в эксплуатацию часть доходов будущих периодов (в сумме начисленной амортизации за отчетный период) признается доходами отчетного периода (Д-т 98 «Доходы будущих периодов», К-т 91 «Прочие доходы и расходы»). Применение счета 98 «Доходы будущих периодов» позволяет безвозмездно полученный доход растянуть на весь срок эксплуатации объекта, т.е. если вам подарили пальто и вы его будете носить 5 лет, то рыночная стоимость в момент получения подарка не признается доходом того периода, когда вам вручили пальто, т.к. это не разовый подарок, а поскольку он будет приносить пользу (выгоду) в течение пяти лет, постольку и стоимость пальто надо разделить на 5 лет. И каждый последующий год 1/5 подарка будет относиться на доходы текущего отчетного периода.

Учет  выбытия основных средств. Согласно п. 29 ПБУ 6/01 стоимость объекта основных средств, который не используется для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) или для управленческих нужд организации либо выбывает, либо подлежит списанию с бухгалтерского учета.

Объекты основных средств  выбывают по следующим причинам: продажа (реализация) объекта; списание в случае морального и физического износа; ликвидация при авариях, стихийных  бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях; передача в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций; передача по договорам дарения, мены; по другим причинам.

Перемещение объектов основных средств между структурными подразделениями  внутри организации выбытием не считается. Для решения вопросов о целесообразности или эффективности использования или восстановления объектов основных средств, а также оформления необходимой документации на их списание решением руководителя организации создается постоянно действующая комиссия. В состав комиссии обязательно входят лица, ответственные за сохранность объектов основных средств, и главный бухгалтер организации.

Принятое комиссией решение  о списании объекта основных средств  оформляется актами на списание основных средств. Актом по форме № ОС-4 оформляется списание одного объекта основных средств, а актом по форме № ОС-4б - одновременное списание нескольких объектов. Акты на списание оформляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем организации. Оформленные акты на списание основных средств передаются в бухгалтерию организации, которая отмечает снятие с учета объектов в инвентарных карточках. Для учета выбытия объектов основных средств к счету 01 «Основные средства» может быть открыт самостоятельный субсчет «Выбытие основных средств». Тогда выбытие отражается: Д-т 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств» К-т 02 «Амортизация основных средств» - на сумму накопленных амортизационных отчислений по выбывающим объектам основных средств; и Д-т 01 «Основные средства» К-т 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств» - на сумму первоначальной (восстановительной) стоимости выбывающего объекта. Таким образом, на субсчете «Выбытие основных средств» определяется остаточная стоимость выбывающего объекта основных средств. По окончании операции выбытия остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91 «Прочие доходы и расходы» [13].

Кроме того, организация  может нести дополнительные затраты, связанные с выбытием объектов. Это и начисленная заработная плата работникам, участвующим в предпродажной подготовке или демонтаже объекта; стоимость израсходованных материалов, запасных частей и приспособлений; налоги сборы, уплачиваемые из выручки при продаже основных средств; стоимость услуг сторонних организаций; плата за оформление документов и пр. Согласно ПБУ 10/99 все эти затраты относятся к операционным расходам и могут либо предварительно аккумулироваться на счете 23 «Вспомогательные производства», либо сразу относиться на счет 91 «Прочие доходы и расходы». В бухгалтерском учете эти операции отражаются: Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

В результате списания или ликвидации объектов основных средств  могут оставаться материальные ценности (запасные части, лом и пр.), которые приходуются по текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету и показываются: Д-т 10 «Материалы» К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Пример: Списывается (ликвидируется) частично изношенное оборудование стоимостью 300 000 руб. и начисленной амортизацией 280 000 руб. Стоимость металлолома, оприходованного при списании, составила 50 000 руб. Все хозяйственные операции оформлены в таблице 1 – журнале хозяйственных операций.

Таблица 1 –  Журнал хозяйственных операций