Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет.

Работник должен представить  в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении (форма № Т-10а), утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых  к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы  в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость  расходов пересчитывается в рубли  по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете  задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

 

3. Зарубежные командировки:

 

Все большее распространение  получают командировки в дальнее  зарубежье. Это связано с расширением  делового сотрудничества российских организаций  и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме  того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для  оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 20 августа 2002 г. № 193-п).

Размер суточных для зарубежной командировки равен 2500 рублей. Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера  суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для  обоснования отсутствия работника  на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну — участник Таможенного союза, пересечение границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.

Расходы по проезду работника  к месту командирования и обратно  принимаются в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения, в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Приказ Минфина России № 15н применяется в качестве ориентира  для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.

 

4. Отчеты о служебной загранкомандировке:

 

После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:

• о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а;
• авансовый отчет по форме № АО-1.

Согласно Положению № 62 в 10-дневный срок после возвращения  из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

Дебет 26, 44 Кредит 71 — по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.

Курсовые разницы, которые  образуются при изменении курса  иностранной валюты, определяются в  соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы  в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе прочих доходов (дебет 91/1 кредит 71), а отрицательная — прочих расходов (дебет 91/2 кредит 71).

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

1. Составить баланс по следующим данным.
1. Даны начальные остатки задолженности по заработной плате.

Таблица 6:

Сведения  по заработной плате и НДФЛ

Фамилия, и.о.	Январь		Февраль		Задолженность по зарплате на 1 марта
	Начислена зарплата	Удержан НДФЛ	Начислена зарплата	Удержан НДФЛ
Петухов И.К.	26000-00	3328	26000-00	3380	22620
Сырцова А.Н.	20000-00	2548	20000-00	2548	17400
Лыков Г.И.	24000-00	3068	23000-00	2990	20010
Зимин Н.Н.	19300-00	2457	20500-00	2613	17835
Жуков С.В.	18200-00	2314	19500-00	2483	16965
Итого:	107500-00	13715	109000-00	14014	94830

2. Даны начальные остатки по счетам на 1 марта

Таблица 7:

Оборотно-сальдовая  ведомость за март

Счет, субсчет	Сальдо на 01 марта		Обороты за март		Сальдо на 31 марта
	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
01 Основные средства - всего	98640		—	—	98640
В т.ч. станок, инв.№001, срок полезной эксплуатации 5 лет	47400		—	—	47400
станок, инв.№002, срок полезной эксплуатации 7 лет	51240		—	—	51240
02 Амортизация основных  средств – всего (линейный способ)		8290	—	1400		9690
В т.ч. станок инв.№001		1580	—	790		2370
Станок инв.№002		6710	—	610		7320
10 Материалы  - всего  (способ списания в  производство по средней себестоимости)	38900		16520	24478,5	30941,5
В т.ч. брус деревянный 9 куб.м.	27900
Заготовки металлич. 10 пог.м	11000
19	—	—	5268,6	5268,6	—
20	—		178378,5	178378,5	—	—
43	—		178378,5	142702,8	35675,7
50	10000		104000	107290	6710
Продолжение таблицы 7:
51	140000		60000	194772	5228
60- всего	500	13806	48812	34538,6	6867,4	5900
В т.ч. МУП ЖКХ		8732	17464	8732		—
Узел связи	500		550	672,6	377,4
МУП «Энергоснабжение»		5074	5428	6254		5900
62 ОАО «Зенит»		50000	218906	60000	108906
68 НДФЛ		14170	14170	14365		14365
68 НДС		6000	5268,6	33392,44		34123,84
69/1 соцстрах		3161	3161	3204,5		3204,5
69/2 пенс.фонд		21800	21800	22100		22100
69/3 медстрах		3379	3379	3425,5		3425,5
70 – всего		94830	109195	110500		96135
71 – всего	700	460	12460	1070	11630	—
В т.ч. Петухов И.К.		460	460	—		—
Сырцова Л.И.	700		12000	10700	11630
80		10000	—	—		10000
90	—	—	218906	218906	—	—
99		62844	—	42810,76		105654,76
Итого:	288740	288740	1198603,2	1198603,2	304598,6	304598,6

2. В журнале хозяйственных операций рассчитать суммы по тем операциям, по которым отсутствует значение суммы. Проставить по всем операциям бухгалтерские проводки.

3. Составить сводные документы за март, внести обороты и сальдо на 31 марта в оборотно-сальдовую ведомость.

Таблица 8:

Журнал хозяйственных  операций за март

Дата	Содержание операции	Сумма	Дебет счета	Кредит счета
3.03	Перечислено с расчетного счета ООО «Стимул» за материалы  с-но счета от 1.03, в т.ч. НДС 18%	25370	60	51
5.03	Получен аванс на расчетный  счет от покупателя ОАО «Зенит» в  счет поставки продукции	60000	51	62
6.03	Получен брус от ООО «Стимул» в количестве 5 куб.м. по цене 3776 руб., в т.ч. НДС 18%	18880: 16000+2880	10 19	60
10.03	Выдан из кассы Петухову И.К. перерасход по авансовому отчету от 15.02	460	71	50
11.03	Отпущено со склада 5 куб.м. бруса и 8 пог.м. заготовок металлич. в основное производство в количестве 300 кг	24478,5: 8800+15678,5	20	10
15.03	Получены с расчетного счета в кассу денежные средства на заработную плату  за февраль  и хоз. расходы	104000	50	51

 

Продолжение таблицы  8:
15.03	Перечислены с расчетного счета налоги по заработной плате: НДФЛ 14170 руб., соцстрах 3161 руб., пенс.фонд 21800 руб., мед. страх 3379 руб.	42510	68/1 69/1 69/2 69/3	51
15.03	Выдана из кассы заработная плата по ведомости —всего:	94830	70	50
16.03	Утвержден авансовый отчет  Сырцовой А.Н. на приобретение канцтоваров	520	10/6	71
26.03	Выдано из кассы Сырцовой А.Н. под отчет	12000	71	50
26.03	Получен акт и счет-фактура  от МУП ЖКХ за аренду в марте, в т.ч. НДС 18%	8732: 7400+1332	20 19	60
27.03	Получен акт и счет фактура  от узла связи за потребленные в марте услуги, в т.ч. НДС 18%	672,6: 570+102,6	20 19	60
28.03	Получен акт и счет фактура  от МУП «Энергоснабжение» за потребленную электроэнергию в марте, в т.ч. НДС 18%	6254: 5300+954	20 19	60
28.03	Оплачено с расчетного счета МУП «Энергоснабжение» за электроэнергию за февраль, в т.ч. НДС	5428	60	51
29.03	Утвержден авансовый отчет  Сырцовой А.Н за услуги связи за март, в т.ч. НДС	550	60	71
29.03	Перечислено с расчетного счета МУП ЖКХ за аренду в феврале, в т.ч. НДС	17464	60	51
30.03	Начислена заработная плата  за март-всего	110500	20	70
	Петухов И.К.	26000
	Сырцова А.Н.	21000
	Лыков Г.И.	21500
	Зимин Н.Н.	20500
	Жуков С.В.	21500
30.03	Начислены страховые взносы за март	28730	20	69
30.03	Удержан НДФЛ из зарплаты за март	14365	70	68
30.03	Начислена амортизация по станку за март линейным способом	1400	20	02
30.03	Списан НДС по приобретенным  и оплаченным МПЗ и услугам  на уменьшение расчетов с бюджетов	5268,6	68	19
30.03	Оприходована готовая  продукция из основного производства в количестве 50 шт.	178378,5	43	20
30.03	Отгружена готовая продукция  ОАО «Зенит» в количестве 40 шт.	218906	62	90/1
30.03	Списана производственная себестоимость  проданной продукции	142702,8	90/2	43
30.03	Начислен НДС по проданной  продукции	33392,44	90/3	68
30.03	Определен финансовый результат  от продажи готовой продукции (закрывается счет 90)	42810,76	90/5	99