Учет кассовых операций в ОАО СГЦ «Заречье»

. за причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством;

. за хранение неучтенного имущества;

. за несоблюдение трудовой  дисциплины.

 

2.3 Порядок ведения  кассовых операций

 

Наличные денежные средства в кассу организации поступают  при получении их в банке по чеку, а также от работников своей  организации, покупателей, заказчиков.

Для получения чековой книжки организация представляет в банк заявление-обязательство в одном экземпляре за подписями лиц, имеющих право распоряжаться счетом и печатью согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиску печати; платежное поручение не менее чем в двух экземплярах для депонирования средств на сумму чековой книжки.

Чековая книжка на имя юридического лица выдается его представителю, фамилия, имя, отчество и образец подписи  которого указаны в заявлении-обязательстве. В чековой книжке все чеки (Приложение Б) должны быть пронумерованы, на их проставляется номер расчетного счета, указывают наименования учреждения банка и владельца. Все реквизиты в чеке заполняют в организации. В нем указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, командировочные расходы и т.п.), суммы в нем пишут с заглавной буквы и прописью. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы - у организации.

Сдача наличных денег в  банк осуществляется по объявлению на взнос наличными (Приложение В).

Объявление  на взнос наличными подписывается  лицом, вносящим деньги в банк. Объявление состоит из трех частей: непосредственно  объявления на взнос наличными, квитанции  и ордера. Первая часть объявления на взнос наличными остается в  кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк. Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

Прием наличных денег кассой производится по приходным  кассовым ордерам формы № КО-1 (Приложение Г), подписанным главным  бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию (отрывную часть приходного ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром. Она является документом подтверждающим факт сдачи денег в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

В приходном  ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты, наименование организации  и т.п.) указывают сумму, от кого поступают  денежные средства, на какие цели или  за что их вносят (получение в  банке, возврат неиспользованных подотчетных  сумм, оплата за продукцию или выполненные работы и оказанные услуги и т.п.).

Выдача наличных денег кассой оформляется расходным  кассовым ордером формы № КО-2 (Приложение Д) или надлежащим образом  оформленным другим документам (расчетно-платежным, платежным ведомостям). С последующим заполнением реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег, счетам и др., подписанным и руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. На документах, заменяющих расходные кассовые ордера, ставится специальный штамп. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах имеется  разрешение руководителя, подписывать  ему расходный кассовый ордер  не обязательно.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего или подтверждающего личность получателя. Кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов предъявляемого документа: наименования, серии и номера документа, кем и когда он выдан, и берет расписку получателя. Расписка в получении наличных денег делается получателем наличных денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном  составе организации производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  платежной ведомости. На основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами, расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по платежной  ведомости. Платежные ведомости составляются только по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются кроме подписи руководителя и главного бухгалтера организации, осуществляющего работы, подписью уполномоченного лица организации, работники которой были направлены на указанные работы.

Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  указывается лицо, которому доверено получение денег. В ведомости  перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность удостоверенная руководителем организации.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников организации производятся в порядке и размерах, установленных законодательством Республики Беларусь. Организация выдает наличных денег под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации:

. не более  3 рабочих дней - на расходы, производимые  в месте нахождения организации;

. не более  10 рабочих дней - на расходы, производимые  вне места расположения организации;

. до 30 рабочих  дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы, обязаны не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются: кассовый ордер формы КО-1, квитанция, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходные документы.

Приходные и  расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами  или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством технических средств. Исправления, хотя бы и оговоренные в них не допускаются. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы, а в случае осуществления расчетов наличными деньгами между организациями - юридический адрес организации, код обслуживающего.

Выплата заработной платы (оплаты труда), пособий по временной  нетрудоспособности, стипендий, пенсий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, на титульном листе которых делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении пяти дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы кассир обязан в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших заработную плату (оплату труда), проставить штамп или сделать отметку «Депонировано». Одновременно он заполняет депонентные листы или записывает невыданные суммы в ведомость учета депонированной оплаты труда.

В конце ведомости  делают надпись о фактически выплаченной  сумме и сумме подлежащей депонированию, что удостоверяется подписью кассира. На общую сумму выданных по ведомости  денежных средств составляют расходный  кассовый ордер.

Выдача кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам вносящим или получающим наличные деньги не разрешается. Прием и выдача наличных денег по приходным и  расходным кассовым ордерам производится в день их составления.

При получении  приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир проверяет:

. наличие и  подлинность подписи главного  бухгалтера или лица, им уполномоченного;

. правильность  их оформления;

. наличие перечисленных  приложений;

. на расходном  кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости - наличие и подлинность подписи руководителя организации.

В случае выявления  кассиром несоответствия к заполнению документов, кассир их возвращает бухгалтеру для надлежащего их оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром.

До передачи в кассу ордера регистрируются бухгалтером  в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  в белорусских рублях по форме КО-3 (Приложение Е). Журнал по форме КО-3 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера.

Все поступления  и выдачи наличных денег записывают в кассовую книгу формы КО-4 (Приложение Ж).

Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в  кассовую книгу производит кассир в  двух экземплярах через копировальную  бумагу шариковой ручкой, до полного  использования листков кассовой книги, каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей.

Неотрывная  часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в  кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и  вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и  не оговоренные исправления в  кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации. Операции по движению денежных средств следует записывать в кассовую книгу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

 

2.4 Особенности  учета кассовых операций с  иностранной валютой

 

Для осуществления  операций с наличной иностранной  валютой организация должна иметь  кассу расположенную в обособленном помещении. Вся наличная иностранная  валюта и другие ценности хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Допускается хранение в одном металлическом шкафу или сейфе наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, но при этом они должны быть размещены отдельно. Помещения касс по решению руководителя должны быть оборудованы средствами охранной сигнализации.

При приеме наличной иностранной валюты кассиры в  организациях обязаны проверять  ее подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка РБ, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты иностранной валюты и платежных документов, Интерпол, Национальный банк, другие организации, имеющие лицензию на издательскую деятельность справочных изданий).

Прием наличной иностранной валюты организациями, не использующими кассовые суммирующие  аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным  кассовым ордерам, подписанным главным  бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром.

В приходном  кассовом ордере указываются сумма  валюты по номиналу и ее рублевый эквивалент по курсу Национального банка  РБ на дату составления. В приходном  кассовом ордере в строке «Основание»  указывается источник поступления наличной иностранной валюты, а в строке «Принято от» - фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего личность вносителя средств (паспорт, удостоверение, вид на жительство). В подтверждение приема наличной иностранной валюты выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

Квитанция заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового  аппарата.

Выдача наличной иностранной валюты из касс организаций  производится по:

. расходному кассовому ордеру, в котором указывается сумма валюты и ее рублевого эквивалента по курсу Национального банка РБ. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и получателем средств;

. платежной  ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранно валюты по платежной ведомости (ведомостям). Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу наименования, суммы иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств проставляется сумма наличной иностранной валюты по номиналу цифрами. При выдаче наличной иностранной валюты нескольким лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность (паспорт, удостоверение, вид на жительство), и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.