Учет кассовых операций

До передачи в кассу  приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм № КО-3 или № КО-За.

При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы  и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрацию приходных  и расходных кассовых документов можно вести и с применением средств вычислительной техники. При этом составляется машинограмма: "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов".

 

2  Порядок ведения кассовой книги  и хранения денег

 

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется одна кассовая книга формы № КО-4 для учета белорусских рублей и отдельные книги для учета иностранной валюты. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах — первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи и в документах и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.

Исправления в  кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец  дня [7, с.261].

Кассовая книга  применяется для учета движения денег в кассе. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа [Приложение Л]. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки "Остаток на начало дня"). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца

 

операций за день не отрывается [4, с.84].

Количество  листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия, предпринимателя с применением наемного труда.

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток  кассы выводится по учтенным в  кассовой книге приходным и расходным  кассовым документам с отражением отдельной строкой "в том числе на заработную плату" суммы остатка денежных средств, не выплаченных по ведомости на оплату труда.

При этом сумма  выданных по ведомости на оплату труда  за день наличных денег расходным  кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.

Границы рабочего дня субъекта хозяйствования, предпринимателя с  применением наемного труда с круглосуточным режимом работы устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь Правилами внутреннего распорядка.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию [5, с.490].

 

В бухгалтерии  кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.

С согласия кассира  и при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором  ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним  за каждый месяц должно автоматически  печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а  в последней за календарный год  — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги [4, с.75].

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (предпринимателя) и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением

 

кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Субъекты хозяйствования и предприниматели, применяющие  наемный труд, могут иметь в  своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их счета. Субъекты хозяйствования, за исключением предпринимателей, не применяющих наемный труд, обязаны ежегодно представлять в обслуживающее учреждение банка заявку (Приложение М)  для установления лимитов остатка кассы, порядка и сроков сдачи денежной выручки, размеров ее использования. Учреждения банков на основании указанных расчетов по согласованию с руководством субъектов хозяйствования, предпринимателей с применением наемного труда, устанавливают предельный остаток (лимит) наличных денег в кассах, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Предельный  остаток кассы, порядок и сроки  сдачи выручки для обособленных подразделений, входящих в состав субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, независимо от того, состоят или не состоят они на самостоятельном балансе, устанавливается для каждого из них субъектом хозяйствования, предпринимателем с применением наемного труда, по согласованию с учреждением банка с учетом особенностей осуществления уставной деятельности, и доводится до них приказом по субъекту хозяйствования, предпринимателю с применением наемного труда.

Лимит остатка  кассы считается нулевым, а не сданная в учреждение банка денежная наличность — сверхлимитной для субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, не представивших расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе в обслуживающее учреждение банка в срок, определенный обслуживающим банком. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда, а также с договором

 

банковского счета [4, с.76].

Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка  кассы, а также в случае не установленного лимита субъекты хозяйствования, предприниматели  с применением наемного труда обязаны сдавать в обслуживающие учреждения банков на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с этими учреждениями.

Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением  наемного труда имеют право хранить  в своих кассах наличные деньги сверх  установленного лимита остатка кассы только для оплаты труда (заработная плата), социальных выплат, стипендий, пенсий, дивидендов и только на срок не свыше 3-х рабочих дней (для колхозов, органов государственного управления, расположенных в сельской местности, не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в учреждении банка, либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, предпринимателей.

 

3  Ревизия кассы и контроль за  соблюдением кассовой

  дисциплины

 

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь в  сроки, установленные руководителем  субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт [4, с. 131] (Приложение Н).

При обнаружении  ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предприятиях такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями,

 

предприятиями-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.

Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, контролируют соблюдение предприятиями требований действующих Правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. При наличии серьезных, систематических нарушений в ведении кассовых операций информируют Национальный банк Республики Беларусь, налоговые службы и органы прокуратуры на местах.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут  осуществлять также налоговые и  другие государственные контролирующие органы в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством [4, с. 131].

Предложения и  рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и  условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Кассовые операции в иностранной валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь.

Выявленные  излишки денежных средств в кассе  на основании акта приходуются следующей  проводкой:

Д-т сч. 50 "Касса",

К-т сч. 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей  бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К-т сч. 50 "Касса".

После принятия решения о взыскании недостающей  суммы с виновных

 

лиц она относится  на счет 73 следующей проводкой:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 2 — "Расчеты по возмещению материального ущерба"),

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".