Учет кассовых операций

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

Основным нормативным  документом, регулирующим ведение кассовых операций в СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  является  Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 года № 4.

Для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств в СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  создана касса. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и  ценные бумаги хранятся, как правило, в металлических сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассира, а учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя организации. Не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом  с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.  В  СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат» при приеме на работу с кассиром был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 3). Под роспись руководитель организации ознакомил его с инструкцией о порядке ведения кассовых операций.

Кассиру запрещается  передоверять выполнение порученной ему  работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данной организации.

В организациях, имеющих  одного кассира, в случае необходимости  временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакамливается с инструкцией и с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В случае замены кассира находящиеся в кассе деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или созданной для этих целей комиссии.  Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Бухгалтера и другие работники, пользующиеся правом подписи  в кассовых документах, не привлекаются к исполнению обязанностей кассира (за исключением малых и других предприятий, не имеющих в штате кассира).

В кассе разрешается  иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Порядок и  сроки сдачи наличных денег организации, лимит остатка кассы, порядок использования наличных денег из выручки организации, устанавливается ежегодно (как правило, в течение первого квартала).

Согласно заявки об установлении лимита остатка кассы, поданной СХФ  ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  в ОАО  “Белагропромбанк” был установлен лимит остатка кассы в размере 3175000 рублей (Три миллиона сто семьдесят пять тысяч рублей) и сроки сдачи выручки – один раз в пять дней  (Приложение 4).

Лимит устанавливается  ежегодно банком по согласованию с  руководителем организации. Его размер зависит от условий работы организации: порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег и т. д. По заявке организации лимит остатка денежных средств в кассе может быть пересмотрен банком в течение года.

Сверх лимита организация  может хранить наличные денежные средства только на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий на срок не выше 5 дней, включая день получения денег в банке. Не полученная своевременно заработная плата работниками должна быть сдана кассиром в банк на хранение. Это касается и постоянной денежной выручки, расходование которой согласовано с обслуживающим учреждением банка для оплаты труда, выплаты пособий, закупки сельскохозяйственной продукции у населения. При необходимости рассчитаться с работниками банк выдает необходимую сумму по первому требованию организации. 

2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

В большинстве случаев  деньги в кассу поступают с  расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и именные (с указанием фамилии, имени и отчества получателя денег). Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки. Деньги с расчетного счета кассир СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  получает по именным чекам (Приложение 5).

Чековые книжки СХФ ОАО  «Слуцкий сыродельный комбинат»  получает в отделении банка по заявлению и хранит их в кассе  вместе с наличными деньгами (Приложение 6). Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

На оборотной стороне  чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу заработной платы, командировочные расходы, хозяйственные расходы и т. п. Организации  должны расходовать полученные из банка деньги строго по целевому назначению.

В кассу организации  деньги поступают и из других источников, например от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов и т. д.

     Деньги  в кассу СХФ ОАО «Слуцкий  сыродельный комбинат» поступают  по приходным кассовым ордерам  ф. № КО-1 с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу (Приложение 7). Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчетности. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и считается действительным в течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером организации. После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, внесшему денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная печатью.

Расход денег из кассы  чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий, осуществлением расходов по командировкам, почтово-телеграфных  и других хозяйственных расходов и т.д.  Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат», является расходный кассовой ордер ф.№ КО-2 (Приложение 8). Выписывается бухгалтером в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.    

При выдаче денежных средств  по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Получение  денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня - дня выписки. 

     Деньги  кассир имеет право выдавать  только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того,  кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Кассир СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат» выдает заработную плату, пособия на детей и другие выплаты по платежным (Приложение 9)   или расчетно-платежным ведомостям. На титульном листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и суммы прописью.

По истечении установленных  сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной или расчетно-платежной  ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит штамп или подпись ''депонировано '' и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной или расчетно-платежной  ведомости указывает фактически выплаченную и не оплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомостях дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись)” (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу,  фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: “расходный кассовый ордер № …”.

 Кассир СХФ ОАО  «Слуцкий сыродельный комбинат»  при сдаче денег на расчетный счет составляет объявление на взнос наличными (Приложение10), в результате чего для подтверждения приема банк выдает квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все приходные и расходные  кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные  кассовые ордера сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено»  с указанием числа, месяца, года.

До передачи в кассу  кассовые ордера регистрируются бухгалтером  в журнале регистрации приходных  и расходных ордеров (Приложение 11). 

Сразу же после получения или выдачи денег, данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу ф. № КО-4, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге кассир производит в двух экземплярах через копировальную бумагу (Приложение12). Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые (оторванные) служат в качестве отчета кассира. Оба экземпляра листов нумеруются одинаковыми номерами.

Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег на следующее число и  передает в бухгалтерию отчет  вместе с приложенными к нему документами  под расписку на первом экземпляре кассовой книги.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 “Касса” синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются.

3.СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ  УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Бухгалтерский учет кассовых операций ведется в бухгалтерии  организации на  активном счете 50 “ Касса”, предназначенном для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассе организации, а также денежных документов. По дебету счета 50 “Касса” отражается поступление денежных средств, а по кредиту – выбытие.

К счету 50 «Касса» могут  открываться при необходимости  следующие субсчета:           50/₁ «Касса организации»;

                                     50/₂ «Операционная касса»;

                                     50/₃ «Денежные документы»;

                                     50/₄ «Валютная касса»;

                                     50/₅ «Касса филиала».

Субсчет 50/₁ «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50/₂ «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее.

Субсчет 50/₃ «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авто билетов и других денежных документов.

Субсчет 50/₄ «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50/₅ «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.