Учет кассовых операций

В СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  к  счету 50 “Касса”  открыт субсчет 50/₁ “Касса организации”; на котором отражается получение наличных денежных средств с расчетного счета, сдача сумм превышения установленного лимита на расчетный счет, выдача заработной платы, денежных средств под отчет и др.  При этом операции по учету денежных средств в кассе отражаются следующими корреспонденциями счетов (Таблица 1).

Таблица 1. Хозяйственные операции по кассе в СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат» за ноябрь 2009 г.

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма (руб.)
		Дебет	Кредит
1.	Поступили деньги с расчетного счета из банка в кассу	50	51	5662380
2.	Поступили деньги в кассу  от квартиросъемщиков	50	76	57260
3.	Поступила оплата за оказанные  услуги населению	50	76	6000
4.	Выдана заработная плата  работникам организации	70	50	2210430
5.	Выданы деньги из кассы подотчетному лицу под отчет	71	50	12080
6.	Зачислены денежные средства из кассы на расчетный счет	51	50	830000
7.	Выдано пособие на рождение ребенка за счет средств  ФСЗН	69	50	1745870
8.	Выдана из кассы премия за производственные результаты	70	50	1694000

         Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Кроме того, по учету денежных средств в кассе могут иметь  место корреспонденции счетов указанные  в таблице 2.

Таблица 2. Хозяйственные операции по учету движения денежных средств в кассе

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1.	Поступила в кассу  выручка за реализованную продукцию	50	90/1
2.	Возврат подотчетным  лицом в кассу неиспользованной подотчетной суммы	50	71
3.	Поступление сумм от материально ответственного лица в возмещение причиненного ущерба	50	73/2
4.	Выявленный в ходе инвентаризации излишек денежных средств  в кассе	50	92
5.	Выдача депонированной заработной платы	76	50
6.	Выдача материальной помощи работникам организации	92, 70	50
7.	Отражение недостачи  денежных средств в кассе, выявленной при проведении инвентаризации	94	50

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

На основании обработанного  отчета кассира кассовые операции по кредиту счета 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере №1(Приложение13), а по дебету - в ведомости № 1.

Текущие записи  в журнале-ордере №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листов-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняется журнал-ордер №1. Сводка составляется на каждый отчет кассира.

 Недостатком работы  кассира и бухгалтера в СХФ  ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  является то, что они не ведут журнал-ордер №1 и ведомость №1, не  заполняют в документах все реквизиты, а также имеется много подчисток и исправлений.

 

4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА СОХРАННОСТЬЮ  И ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

 

Особая роль в обеспечении  соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдаче наличных денег принадлежит главному бухгалтеру организации. Главный бухгалтер организовывает такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушение кассовой дисциплины. Порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности прописан в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств от 30 ноября 2007 года №180, утвержденной Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь.

Инвентаризация денег в кассе  в обязательном порядке проводится не реже одного раза в квартал.

Инвентаризация кассы проводится в обязательном порядке:

1) перед составлением годового отчета;

2) при смене кассира;

3) если руководство выявило факты  хищения наличных денег;

4) если наличность была частично  или полностью уничтожена                  при чрезвычайных ситуациях и в других случаях.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя назначается комиссия. Сроки проведения инвентаризации необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Кроме этого директор издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии.

До инвентаризации кассовой наличности кассир подписывает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Инвентаризационная комиссия тщательно  проверяет правильность составления кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов сопоставляют номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если обнаруживается расхождения  в сумме или нумерации ордеров, выясняют причины. После проверки кассового отчета инвентаризационной комиссией визирует отчет и все, приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: "До инвентаризации, на ... (дата)". Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету 50 "Касса" на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются  по каждой купюре в отдельности (обычно начиная с купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр составляется опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

 После проверки  денег и других ценностей, хранящихся  в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (Приложение14). Кассир дает расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы инвентаризационная комиссия берет у кассира письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

Акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Если в ходе инвентаризации установлена недостача, то на сумму  недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Выявленные излишки  денежных средств в кассе на основании  акта приходуются следующей проводкой:

 Дебет счета 50 “Касса”,

 Кредит счета 92 “Внереализационные  доходы и расходы”

Недостачи денежных средств списываются  в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

    Дебет счета 94 “Недостачи  и потери от порчи ценностей”,

    Кредит счета 50 “Касса”.

После принятия решения  о взыскании недостающей суммы  с виновных лиц она относится  на счет 73 следующей проводкой:

Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”,

Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

При погашении суммы  недостачи кассиром, в добровольном порядке, в учете делается следующая запись:

    Дебет счета  50 “Касса”,

    Кредит счета  73 “ Расчеты с персоналом по  прочим операциям”;

Если же недостача  будет удерживаться из заработной платы  кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,

Кредит счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

В случае, когда виновные лица не установлены или суд отказал  во взыскании с них,  недостача списывается на внереализационные расходы:

 Дебет счета 92 “Внереализационные  доходы и расходы”,

 Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Нарушение должностным  лицом или кассиром порядка ведения  кассовых операций влечет наложение  штрафа:

• в размере от 4 до 20 базовых величин.
• в размере от 20 до 30 базовых величин за то же деяние, совершенное повторно в течение года после наложения взыскания за такое же нарушение.

Главный бухгалтер СХФ  ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  осуществляет внутрихозяйственный контроль кассовой наличности систематически: в предварительном порядке - при подписании приходных и расходных кассовых ордеров, в последующем порядке - при приемке отчетов кассира.

При контроле в предварительном  порядке главный бухгалтер следит за правильностью оформления приходных и расходных кассовых ордеров и каналами расходования денежных средств. При подписании приходных и расходных кассовых ордеров главный бухгалтер дает разрешение на совершение данной хозяйственной операции. При контроле в последующем порядке главный бухгалтер организации проверяет правильность и достоверность составления кассового отчета, сравнивая записи по кассовому отчету приложенными к нему первичными документами и остатки на начало и конец текущего кассового отчета с предыдущим. Учитывая, что все поступившие в кассу наличные деньги должны использоваться по целевому назначению, главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, обеспечивает своевременную сдачу в учреждения банка выручки и депонированной заработной платы, а также следит за соблюдением лимита наличных денег в кассе.

Важной задачей внутрихозяйственного контроля наличия денежных средств является обеспечение сохранности наличных денег в кассе. В соответствии с действующим законодательством руководитель организации обеспечивает сохранность денег в кассе, а также при их доставке из банка и сдаче в банк, несет ответственность в случаях, если по его вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств. В этой связи главный бухгалтер совместно с руководителем организации решает вопросы о выделении для кассы изолированного помещения, приобретении массивных денежных сейфов и их прикреплений к полу, охране кассы в вечернее время, а также в выходные и праздничные дни; о выделении для доставки денег в банк или из банка специального транспорта; о хранении дубликатов ключей от денежного сейфа или помещения кассы в опечатанном кассиром пакете или шкатулке у руководителя. В свою очередь главный бухгалтер и кассир обеспечивают ежедневное опечатывание денежного сейфа и помещения кассы (после окончания рабочего дня). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.