Учет кассовых операций

Основным нормативным  актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе в СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат», является Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, утвержденная Постановлением Правления Национального Банка РБ от 17.01.2008 г. № 4. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денежных средств, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Четкая и отложенная система внутреннего контроля в  организации позволяет совершенствовать управление производством, находить резервы  повышения эффективности деятельности организации.

 

5. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

 

Все юридические лица независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности обязаны хранить иностранную валюту на счетах в банках. В своих кассах организации могут иметь наличную иностранную валюту по состоянию на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы, установленного в соответствии с законодательством.

Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте, установления банками лимитов и сроков сдачи  в банк наличной инвалюты, поступающей в кассу организации, регламентируется Инструкцией о порядке  ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка РБ от 28.06.2004 № 98.

Каждая организация  для осуществления операций с  наличными деньгами должна иметь  кассу, расположенную в обособленном помещении. Помещение кассы должно быть оборудовано средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации. Допускается хранение в одном  металлическом сейфе иностранной валюты и рублевых средств, но они должны быть размещены в нем отдельно.

Руководитель организации  обязан обеспечить сохранность наличной иностранной валюты в кассе, а  также при доставке ее из уполномоченного  банка и сдаче в банк.

При приеме иностранной  валюты в кассу кассир обязан проверить  ее подлинность и платежность.

Полученная наличная иностранная валюта может быть использована для оплаты следующих расходов:

- расходы, связанные  с поездками за пределы республики (служебные командировки работников, включая обучение, стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации работников);

- оплата водителями автобусов и грузовых автомобилей, работающих на регулярных международных пассажирских и грузовых линиях, за пределами республики дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта, приобретения горюче-смазочных материалов, стоянки;

-  оплата дипломатическим и иным официальным представительствам иностранных государств консульских и иных сборов по оформлению документов физических лиц и другие расходы с разрешения Национального банка РБ.

Наличная иностранная  валюта, полученная организацией со своего счета, должна быть использована только на цели, на которые она получена.

В кассе на конец рабочего дня можно иметь наличную иностранную  валюту в пределах лимита остатка, который  устанавливается учреждением банка. Лимит остатка устанавливается  на основании заявок клиентов банка  в номинале иностранной валюты, а  при работе с несколькими видами иностранной валюты - в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с клиентом банка.

 Лимит остатка валютной  кассы определяется ежегодно  и может пересматриваться по  мере необходимости. Хранить в кассе наличную иностранную валюту сверх установленного лимита допускается лишь для оплаты труда не свыше трех рабочих дней, включая день получения ее в банке.

Наличная иностранная  валюта, полученная от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) после заезда работников службы инкассации, сдачи выручки самостоятельно, не является сверхлимитной в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи ее на следующий рабочий день в уполномоченный банк.

Выручку в наличной иностранной  валюте организации могут сдавать  в кассы уполномоченных банков и  работникам службы инкассации. Установлены  следующие сроки сдачи наличной иностранной валюты:

- ежедневно - для организаций,  расположенных в населенных пунктах, где имеются уполномоченные банки;

- один раз в несколько  дней, но не реже одного раза  в 5 рабочих дней- для организаций, в местах расположения которых нет уполномоченных банков или находящихся на отдаленном расстоянии от уполномоченных банков, и для организаций, имеющих незначительные ежедневные либо периодические поступления наличной инвалюты;

- другие сроки по  обоснованному ходатайству организации.

При образовании сверхлимитного остатка кассы наличная иностранная  валюта должна быть сдана в уполномоченный банк независимо от установленного срока сдачи наличной иностранной валюты.

Прием иностранной валюты, в т.ч. снятой со счета в банке, и выдача ее кассиром оформляются  соответственно приходными (Приложение 15) и расходными (Приложение 16) кассовыми ордерами.

Бланки приходных кассовых ордеров формы КО-1в подлежат учету  как бланки строгой отчетности.

Приходные и расходные  кассовые ордера выписываются в номинале иностранной валюты с указанием  рублевого эквивалента по курсу  Нацбанка РБ. При их заполнении нельзя допускать исправлений.

Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером  или лицом, им уполномоченным.

В подтверждение факта  приема денег лицу, их внесшему, выдается квитанция к приходному кассовому  ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача инвалюты из кассы  может производиться по другим документам, например по платежным ведомостям, с обязательным приложением расходного кассового ордера формы КО-2в на общую сумму платежной ведомости или проставлением на платежной ведомости реквизитов расходного кассового ордера. Допускается составление одного расходного кассового ордера на общую сумму выданной наличной инвалюты по нескольким платежным ведомостям. В этом случае дата и номер расходного кассового ордера проставляются на каждой платежной ведомости.

 Документы на выдачу  иностранной валюты должны быть  подписаны руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицами, ими уполномоченными. Прием  и выдача инвалюты по кассовым ордерам должны производиться только в день составления этих документов. Запрещается выдача приходных и расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки гражданам, вносящим или получающим иностранную валюту.

Бухгалтерия регистрирует приходные и расходные ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте (форма 1 или форма 1-а).

Выдача инвалюты из кассы  производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Расписка в получении должна быть сделана собственноручно с указанием полученной суммы валюты по номиналу прописью. При получении иностранной валюты по ведомости суммы прописью не указываются.

Если выдача иностранной  валюты производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией делается запись: «По доверенности», указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении иностранной валюты кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Все поступления иностранной  валюты в кассу организации и выдачи ее из кассы учитываются кассиром в кассовой книге формы КО-4в (Приложение 17). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются.

Организация должна иметь  одну кассовую книгу по операциям  в иностранной валюте. Записи в  книге ведутся в разрезе видов  иностранных валют. Обороты за день указываются как в валюте, так и в рублевом эквиваленте. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Записи ведут в двух частях через копировальную бумагу, сгибая лист пополам до полного использования листов кассовой книги. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые - служат отчетом кассира. Отчет кассира (отрывная часть листа кассовой книги) представляется в бухгалтерию с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку на неотрывной части листа кассовой книги.

В бухгалтерии отчеты кассира и приложенные к ним документы подвергаются проверке. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичными документами. После этого в отчете по каждой хозяйственной операции, оформленной отдельным документом, проставляется корреспонденция счетов.

Движение наличной иностранной  валюты отражается на активном счете 50/4 «Валютная касса». По дебету счета 50/4 отражается поступление валюты в  кассу, а по кредиту – выдача.

Операции по движению  иностранной валюты в кассе отражаются в рублевом эквиваленте по официальному курсу Национального банка РБ на дату совершения операции (Таблица 3).

Таблица 3. Хозяйственные операции по учету движения иностранной валюты в кассе

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1.	Поступила в кассу  валюта с валютного счета	50/4	52
2.	Внесена валюта в кассу  подотчетным лицом	50/4	71
3.	В кассу поступила  выручка в иностранной валюте	50/4	90/1
4.	Из кассы выдана заработная плата в валюте	70	50/4
5.	Выдана валюта из кассы  подотчетному лицу	71	50/4
6.	Сдана валюта на валютный счет	52	50/4
7.	Отражается положительная  курсовая разница по переоценке остатка  валюты в кассе	50/4	98/5
8.	Отражается отрицательная  курсовая разница по переоценке остатка  валюты в кассе	98/5	50/4

Примечание. Источник: собственная разработка

Аналитический учет кассовых операций ведется по каждому виду иностранной валюты.

 На основании отчета  кассира бухгалтер заполняет  журнал-ордер №1-в и ведомость  №1-в. В журнале-ордере №1-в  отражаются обороты по кредиту  счета 50/4 «Валютная касса», а в ведомости №1-в – обороты по дебету данного счета.

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера организации. Ежеквартально  руководитель организации назначает  внезапную ревизию кассы. По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличной иностранной валюты и других ценностей. Проверки кассовой дисциплины проводятся и со стороны уполномоченного банка, установившего лимит остатка валютной кассы, порядок и сроки сдачи наличной выручки.

 

6. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

Одним из важнейших направлений  совершенствования организации  хранения и использования денежных средств, повышения его роли в  управлении производством является использование в практике персональных ЭВМ и прогрессивных технологий обработки учетной информации.

Для того чтобы снизить  трудоемкость бухгалтерского учета  в СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат»  необходимо автоматизировать данный участок работы, так как практика подтверждает тот факт, что самой эффективно работающей на рынке является та организация, которая быстрее всех может собрать информацию, обработать ее с целью последующего анализа и принять оптимальные решения.

Для полного перехода изучаемой организации на автоматизированную форму учета необходимо решить три задачи: техническое оснащение учетного процесса, программное обеспечение и кадровое обеспечение.

Решение первой задачи потребует  от организации дополнительных финансовых затрат. В среднем в настоящее  время цена одного компьютера, необходимого для работы с бухгалтерскими программами составляет 800 долларов США.

Решение второй задачи по программному обеспечению в настоящее  время также не составляет большого труда, хотя определенные затраты также  необходимы. Важность здесь состоит  в выборе такого программного пакета, который позволил бы автоматизировать все разделы учета. В настоящее время, в бухгалтерии СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат» все первичные документы обрабатываются вручную. Важно автоматизированные участки работы взаимосвязать между собой для накопления информации по годам, что создаст удобства для предоставления различной отчетности вышестоящей организации и директору СХФ ОАО «Слуцкий сыродельный комбинат».