Учет материально - производственных запасов

Первичные учетные документы  нумеруются либо заранее, либо при их оформлении и регистрации. Порядок нумерации, принятый в организации, должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течение одного отчетного года. Следовательно, при постановке бухгалтерского учета необходимо определить, какие формы документов могут быть пронумерованы заранее, а какие следует нумеровать при оформлении соответствующей хозяйственной операции. По мнению автора, провести такую дифференциацию нетрудно - те документы, которые хранятся в форме книжек (доверенности, накладные и т.п.), целесообразно нумеровать заранее. Это отнюдь не исключает возможности, целесообразности, а в некоторых случаях - и необходимости регистрировать факт выдачи заполненных форм (собственно первичных документов) по принадлежности. Данная мера позволит сократить затраты времени на осуществление последующего контроля за правильностью и своевременностью осуществления отдельных хозяйственных операций (отпуска материалов в производство, на реализацию и т.п.). Если же незаполненные формы документов не сшиваются, а хранятся разрозненно (в пачках или отдельных экземплярах), их нумерацию лучше всего производить при заполнении. В противном случае у бухгалтера появится дополнительная обязанность по обеспечению сохранности бланков документов (не являющихся бланками строгой отчетности). С большой долей уверенности можно предположить, что часть пронумерованных бланков будет теряться или портиться при заполнении, а это, в свою очередь, обусловит появление новых проблем.

Пунктом 14 Методических указаний по учету материально-производственных запасов предусмотрена возможность составления первичных учетных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации. При этом оговаривается, что программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов. Кроме того, следует учитывать требования п. 8 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, в соответствии с которым применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Иными словами, перед тем как заказывать разработку нового или адаптацию действующего программного обеспечения, необходимо определить, какая информация и в какой форме может понадобиться для использования при принятии управленческих решений. Следует считаться и с тем, что налоговые и иные контролирующие органы при проведении проверок могут потребовать информацию, детализированную или сгруппированную иным образом, нежели это делается в компьютерной программе. Особенности обработки бухгалтерской информации средствами вычислительной техники обусловлены прежде всего размером экрана монитора: чтобы информация могла адекватно восприниматься и однозначно идентифицироваться, буквы и цифры должны легко читаться. Следовательно, значительная часть унифицированных и отраслевых форм первичной учетной документации не может быть перенесена на экран без каких-либо изъятий и упрощений. Поэтому представляется целесообразным предусмотреть возможность вывода информации на бумажные носители в том виде, в каком бы они могли быть оформлены без применения средств вычислительной техники. Так, например, сведения о фактической себестоимости приобретенных материально-производственных запасов на бумаге целесообразно представлять в виде типового журнала-ордера N 6 независимо от того, какой алгоритм машинной обработки используется.

ГЛАВА 2.УЧЕТ

МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

2.1 Инвентаризации и  проверки

В соответствии с п. 21 Методических указаний по учету материально-производственных запасов инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Требования к порядку  и срокам проведения инвентаризации определены ст. 12 Закона о бухгалтерском  учете и п. 26-28 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания по инвентаризации).

Целью инвентаризации является обеспечение  достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Цели инвентаризации, сформулированные в Методических указаниях по учету материально-производственных запасов, несколько отличаются, хотя, по существу, являются почти идентичными.

Указывать в учетной  политике организации обязательность проведения инвентаризаций в установленных законодательно случаях (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности) необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должен определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества), а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В этой связи целесообразно  остановиться на некоторых практических рекомендациях, касающихся инвентаризации материально-производственных запасов вообще и материалов в частности.

Прежде всего следует  иметь в виду, что все материально-производственные запасы должны находиться в подотчете материально ответственных лиц. Исключение составляют товары в пути и товары отгруженные. При проверке следует обратить внимание на дату выдачи материально-производственных запасов под отчет. Если выдача материалов связана с производством каких-либо работ, то особое значение приобретает проверка правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача материально-производственных запасов. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по озеленению территории, не могут не быть израсходованы и оформлены списанием в ноябре).

На материалы и другие материально-производственные запасы, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на материально-производственные запасы, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование, закрепленное п. 3.21 Указаний по инвентаризации, является очевидным, если вспомнить, что инвентаризации проводятся по местам хранения и подотчетным лицам.

Нормативные документы  требуют проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей в  порядке расположения ценностей  в помещении. При этом целесообразно  применять один подход к понятию "порядок расположения". На практике часто применяется единый метод - "справа налево, сверху вниз". Применяя единый подход к организации пересчета, можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Достаточно распространенную практику назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда лет (до десяти и более) можно считать ошибочной. По мнению автора, более целесообразна регулярная ротация состава комиссий, и дело здесь не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации, на которые другие члены комиссии уже не обращают внимания.

При проверке актов на списание любых видов имущества, особенно при списании приборов и  другого имущества, имеющего составные  части с содержанием драгоценных металлов, следует проводить оценку полноты оприходования материально-производственных запасов, если приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки).

Методическими указаниями по учету материально-производственных запасов установлена обязательность проведения отдельных проверок состояния и наличия запасов в рамках текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок материально-производственных запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства: склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц, а в некоторых подразделениях - отсутствовать.

Отнесение складов к  самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации  по представлению главного бухгалтера или бухгалтера (если в штате отсутствует должность главного бухгалтера). Поскольку количество и расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета, при разработке учетной политики организации целесообразно указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их представления.

Согласно п. 25 Методических указаний по учету материально-производственных запасов в случае если склады (кладовые) не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это обстоятельство следует учитывать при определении сроков проведения инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, ввиду большой номенклатуры и количества материалов их инвентаризацию целесообразно начинать не позднее 1 октября отчетного года. В то же время оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл, только если проводится непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В подобной ситуации имеется только один выход: при проведении инвентаризации незавершенного производства проводить дополнительную инвентаризацию только в тех складах и кладовых, откуда материалы списываются на производство. В данном случае имеются в виду склады и кладовые, расположенные непосредственно в цехах, а не центральный склад.

Порядок работы и объем  функций, возлагаемых на постоянно  действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое закрепляется в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения  следует учитывать, что комиссия призвана выполнять комплекс работ, который как минимум должен включать следующие элементы (п. 26 Методических указаний по учету материально-производственных запасов):

• выявл<span class="dash041e_0431_044b_0447_043