Учет наличных денежных средств и денежных документов

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилам, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и вместо них составляются новые документы.

Сдача наличных денег  в банк осуществляется по установленной  форме объявления на взнос наличными (форма № 0402001). Объявление на взнос наличными подписывается лицом, вносящим деньги в банк. Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка.  Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк. Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4). Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

Каждая организация  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней  странице, где делается запись "В  этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки "Остаток на начало дня".

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, например с помощью программы 1С: Бухгалтерия. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации.

Выдаваться в подотчет денежные средства могут подотчетным  лицам, работникам предприятия, которые должны выполнить те или иные поручения организации по приобретению материальных ценностей, работ, услуг, а также на командировочные расходы. Конкретные цели, на которые могут выдаваться наличные, согласовываются с банком, обслуживающим организацию.

Само предприятие обычно приказом руководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием: кому, когда, на что выдаются денежные средства. Обязательно обозначается срок, в который подотчетные лица должны отчитаться за выданные деньги, при этом срок должен быть разумным. Перед выдачей аванса следует взять у подотчетного лица заявление на имя руководителя, где будет указано, на какие цели и какая сумма требуется наличными. Руководитель ставит визу и на основании этого бухгалтер выписывает РКО, по которому деньги выдаются из кассы.

Важно помнить, что при  выдаче аванса подотчетному лицу следует соблюдать предельный лимит по расчетам наличными, т. к. подотчетные лица рассчитываются от имени работодателя. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Отчет обычно включает в себя авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) (Приложение№5),  с приложением документов, подтверждающих размер и цели произведенных расходов (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы и пр.). Расчеты с подотчетными лицами завершаются, как правило, внесением остатка суммы подотчетным лицом в кассу (оформляется КО-1), либо выдачей перерасхода из кассы (оформляется КО-2). При приеме документов для последующего подтверждения произведенных расходов рекомендуется снять копию с чека ККМ, заверить его печатью и подписью должностного лица и подложить к авансовому отчету вместе с оригиналом чека, т. к. чеки со временем выгорают и суммы могут быть неразличимы. Правомерность такого подхода подтверждается, например, в письме УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636 и в письме Минфина России от 03.04.2007 № 03-03-06/1/209.

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя. Запрещено и передавать выданный аванс другому лицу.

Денежные документы  учитываются в сумме фактических  затрат на их приобретение.  Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.  По учету денежных документов - операции по выдаче денежных документов оформляются записью в журнале учета приема и выдачи денежных документов. Подтверждением факта получения денежного документа является не расходный кассовый ордер, а запись в журнале и подпись подотчетного лица. Некоторые организации оформляют актами (сами разрабатывают форму), в которых содержится информация о выдаче денежных документов и подпись подотчетного лица. Чаще всего операция проводится бухгалтерской справкой. Тогда расходные кассовые ордера, непосредственно по выдаче денежных средств имеют сплошную нумерацию. Первичные документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи на субсчете 50-3, не отражаются в кассовой книге. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Рассмотрим корреспонденцию  на следующем примере:

Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей).

2.3 Действующая практика учета денежных средств в ООО «»

Генеральный директор ООО  «» - Буров Александр Витальевич, действующий на основании Устава, главный бухгалтер - Серова Елена Николаевна, кассир- Иванова Елена Николаевна

ООО «Т» ИНН/КПП 7749256372/774901001, осуществляет свою деятельность с 11 апреля 2004 года и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке г. Москвы, круглую печать со своим наименованием и эмблемой, угловой штамп и другие реквизиты.

Место нахождения фирмы  определяется местом нахождения исполнительного  органа управления - Генерального директора: 101000,         г. Москва, ул. Тверская , д. 5.

Уставный капитал Общества составляет 10 000 (Десять тысяч) рублей и  сформирован денежными  средствами.

Целью деятельности ООО  «» является выполнение работ и услуг  для удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли в порядке  и на условиях, определяемых законодательством  РФ.

Предметом деятельности ООО «» является осуществление в установленном законом порядке производственно-хозяйственной, финансовой, коммерческой и иной деятельности, предусмотренной Уставом.

Основной вид деятельности ООО «» «Сдача внаем собственного недвижимого имущества», код ОКПО -14198833, расшифровывается как «Общероссийский классификатор предприятий и организаций», состоит из десятизначного номера. Код ОКПО присваивается в момент регистрации и показывает вид деятельности.

Для достижения целей  своей деятельности ООО «» вправе строить, приобретать, брать, сдавать в наём движимое и недвижимое имущество, от своего имени совершать сделки и иные юридические действия, закупать за наличный и безналичный расчет материальные ресурсы, осуществлять хозяйственную деятельность и распоряжаться принадлежащим ему имуществом, утверждать цены на продукцию, работы, и услуги, осуществлять внешнеэкономическую деятельность в установленном законом порядке, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном суде и третейском суде.

В ООО «» бухгалтерский учет и отчетность ведутся по нормам, действующим в Российской Федерации.

В организации используется программа 1С: Предприятие Версия 7.7. Бухгалтерский учет ведется по журнально - ордерной форме с применением  персональных компьютеров и специальных  сетевых компьютерных программ.

Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется  способом двойной записи в соответствии с принятым рабочим планом счетов бухгалтерского учета и учетной политикой утвержденной руководителем предприятия.

Основанием для записей в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии.

ООО «» представляет в  обязательном порядке бухгалтерскую  отчетность (по одному экземпляру, бесплатно) в налоговые органы по месту регистрации, органу государственной статистики и в другие адреса, предусмотренные законодательством Российской Федерации, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Ведение кассовых операций в ООО «» осуществляется в соответствии с требованиями Положения о ведении кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.93 года № 40 действующие до 01.01.2012г.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет генеральный директор организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией организации, возглавляемой главным бухгалтером ООО «».

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное материально ответственное лицо - кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. И соответственно возмещает ущерб при их утере по собственной вине. С кассиром ООО «» заключен договор о полной материальной ответственности (Приложение 6).

Кассиру запрещается  передоверять выполнение своих обязанностей третьим лицам. В случае невозможности выполнение кассиром своих обязанностей (болезнь и т. п.) все ценности кассы передаются по акту главному бухгалтеру   ООО «», на основании приказа руководителя.

Дирекция предприятия  создала необходимые условия  для сохранности ценностей в  кассе: помещение кассы изолированно, двери в кассу на время выполнения кассовых операций закрываются с внутренней стороны.

Для обеспечения сохранности  ценностей в кассе необходимы периодические ревизии, во время  которых полностью пересчитывают  наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Ревизии проводят не реже одного раза в месяц.

По законодательству в кассе можно хранить денежные суммы в пределах установленного банком лимита на обеспечение хозяйственных  операций. Для ООО «» лимит остатка  средств в кассе на 2011 год установлен в размере 10 тыс. рублей. Превышение установленного лимита в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, премий.

 Хозяйственные операции по кассе ООО «» за декабрь 2011года:

Остаток денежных средств в кассе предприятия  на 01.12.11 г.  – 5 680 руб.