Учет наличных денежных средств и денежных документов

 

Данные хозяйственные операции записываются в журнал-ордер и дополнительные ведомости.

В журналы ордера переносятся  хозяйственные операции по определенному счету или группе счетов, поэтому каждый журнал – ордер имеет свой номер , журнал – ордер и ведомость №1 (Приложение 7) ведется по счету 50 «Касса». Журналы – ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются  операции, которые прошли по кредиту  счета в корреспонденции с дебетом других счетов, а в Ведомости отражаются операции которые прошли по дебету счета в корреспонденции с кредитом других счетов.  

Итоговые данные переносятся в Главную книгу (Приложение 8), которая открывается на год  и ведется по каждому счету, например 50 «Касса». На основании Главной книги составляют Оборотно-сальдовую ведомость (Приложение 9) и Баланс.

В отчете о движении денежных средств  (форма  №4) представляются данные, прямо вытекающие из записей на счетах бухгалтерского учета денежных средств. Сведения о движении денежных средств организации, учитываемых на соответствующих счетах учета денежных средств, находящихся в кассе организации, на расчетных, валютных специальных счетах, отражаются нарастающим итогом с начала года и представляются в валюте Российской Федерации (Приложение 10). В раздел 2.4

 

2.4   Инвентаризация  денежных средств, денежных документов

Вопросы, связанные с  контролем за денежными средствами, денежными документами, бланками документов строгой отчетности, а также их учетом в организациях, не теряют своей актуальности.

С целью контроля за денежной наличностью в организациях инвентаризация кассы. Общий порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а также оформления результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (в ред. от 08.11.2010). Инвентаризация кассы осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 .

В ряде случаев осуществляются так называемые внезапные ревизии, например, при смене кассиров или  по другим причинам. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. Внезапная ревизия кассы осуществляется с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их суммы и обстоятельства возникновения. Форма акта ревизии наличия денежных средств в организации ООО «» приведена в Приложении N10.

Проверка субсчета 50-3 и аналитический анализ к нему покажут отклонения в учете почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов.

В процессе инвентаризации сравниваются фактическое наличие и учетные данные в инвентаризационной описи.

В настоящее время  действуют следующие унифицированные  формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации:

• ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств" (Приложение №11);
• ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации" (Приложение №12).

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица.

До начала ревизии  кассы материально ответственного лица, отвечающего за сохранность  денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.

Во время ревизии  кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять с материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте. Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим должностным обязанностям. Иными словами, в случае недостачи денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Основание - ст. 242 ТК РФ.

В ст. 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:

- непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого  при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия  или пожара);

- нормального хозяйственного  риска. К нормальному хозяйственному  риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба;

- крайней необходимости  или необходимой обороны;

- необеспечения работодателем  надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Помимо материальной ответственности, за неисполнение или  ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право  применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено  только одно дисциплинарное взыскание (абз. 5 ст. 193 ТК РФ).

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание  применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка  прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки - больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя.(абз. 4 ст. 193 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного  взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение  трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться с данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).

Недостача в кассе - повод  для увольнения!

В ст. 192 ТК РФ указано, что в качестве меры дисциплинарного взыскания работодатель вправе уволить работника, непосредственно обслуживающего денежные или товарные ценности, если последний совершил виновные действия, которые дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Такая причина для расторжения трудового договора по инициативе работодателя предусмотрена в ч. 7 ст. 81 ТК РФ.

Следовательно, если недостача  в кассе возникла по вине кассира  и руководитель организации опасается  в дальнейшем доверять этому кассиру  денежные средства, он имеет право  уволить такого работника на основании ч. 7 ст. 81 ТК РФ.

Поскольку кассир несет  перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе  либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке  работодатель вправе взыскать с виновного  работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка. Данный вывод следует из положений ст. 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Общий размер всех удержаний  при каждой выплате заработной платы  работнику (включая удержания как  по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты - удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и др. Принятое руководителем решение отражается в акте ревизии наличных денежных средств и может дополнительно оформляться отдельным приказом (распоряжением).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника  к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (абз. 6 ст. 248 ТК РФ).

Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Такая возможность предусмотрена вабз. 4 ст. 248 ТК РФ. В этом случае кассир представляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей. При увольнении работника, который дал подобное письменное обязательство, но впоследствии отказался возместить причиненный ущерб (полностью или частично), оставшуюся непогашенной сумму задолженности работодатель сможет взыскать только через суд.

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд с соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

- если сумма недостачи,  подлежащая взысканию с работника,  превышает его средний месячный  заработок;

- если истек месячный  срок, отведенный для издания  распоряжения о взыскании недостачи,  размер которой не превышает  среднего месячного заработка виновного работника.

При несоблюдении работодателем  установленного порядка взыскания  ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде (абз. 3 ст. 248 ТК РФ).

Сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, может быть снижена с учетом степени и формы вины работника, его материального и семейного положения и других обстоятельств (ст. 250 ТК РФ). Решение об этом принимается комиссией или иным органом по рассмотрению трудовых споров, а при взыскании ущерба в судебном порядке - судом. Размер ущерба не может быть снижен, если этот ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Кроме того, работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был  причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взысканияс виновного работника. Основание - ст. 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Иногда недостача в  кассе возникает не по вине кассира  или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции с  соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме N ИНВ-15.

Проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи  имущества (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.