Учет производственных запасов

В случае если специфика вида хозяйственной  деятельности требует применения форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, то субъект хозяйствования может  внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ.

Положение о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных  материалов, утвержденное постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (в ред. от 30.11.2007 №182, от 10.12.2008 №186).

Положение обязательно для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами.

Инструкция о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных  учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина, МНС и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (в ред. от 15.08.2003 № 117/79/19, от 31.01.2005 №10/12/3, от 16.06.2005 №77/65/16 от 23.06.2006 №70/69/19, от 27.11.2007 №172/107/50, от 31.10 2008 №165/85/45). [13, c.365].

Инструкция определяет порядок  изготовления (с обеспечением защиты от подделки), реализации, приобретения, учета, хранения, использования, возврата, замены и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.

Перечень типовых документов органов  государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий  Республики Беларусь по организации  системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 №38.

Приведены сроки хранения документов в учреждениях, организациях, на предприятиях, как являющихся, так и не являющихся источниками комплектования государственных  архивов [19, c.356].

Товарно-материальные ценности, поступающие  из-за пределов Республики Беларусь, приходуются на основании документов, выписанных грузоотправителем.

Необходимо также учитывать, что  для отдельных отраслей разработаны  и утверждены в установленном  порядке специализированные формы  товарно-транспортных накладных. То есть на основании накладных утвержденного образца полученные товарно-материальные ценности принимаются к учету материально ответственным лицом организации.

Постановление Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 "Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению" (в ред. от 26.12.2001 №130, от 30.08.2002 №122, от 31.07.2002 №106, от 24.01.2003 №8, от 28.06.2007 №107).

Товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.

Грузоотправителям запрещается предъявлять, перевозчикам - принимать к перевозке, а грузополучателям - принимать грузы, не оформленные товарно-транспортными  накладными.

Товарная накладная формы ТН-2 является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным).

Накладные типовых форм ТТН-1 и ТН-2 подлежат применению всеми юридическими лицами независимо от формы собственности и индивидуальными предпринимателями республики. Они служат основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

В случае если специфика вида хозяйственной  деятельности требует применения товарно-транспортной (товарной) накладной с дополнительными  реквизитами, не содержащимися в  типовой форме, то министерства, ведомства, концерны могут на основе типовой формы разработать специализированную форму и после согласования с Минфином РБ утвердить ее [5, c.254].

Прибывшие материальные ценности приходуются  в соответствующих единицах измерения - весовых, объемных, линейных и др. Если сырье и материалы поступают в одной единице измерения, например, в метрах квадратных (рубероид), а отпускаются в другой (в рулонах), то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах измерения.

При наличии расхождений по поступившему товару он принимается на ответственное хранение. Аналогично следует поступать и в случае, если по каким-либо причинам на полученный товар отсутствуют сопроводительные документы.

Эти товары (сырье и материалы) должны храниться на складах обособленно  и до выяснения результатов приемки не расходоваться [19, c.145-147].

Постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 (в ред. от 10.07.2000 №74, от 02.01.2003 №1, от 28.04.2003 №68)"Об утверждении бланков  путевых листов и инструкций по их заполнению" утверждены образцы  типовых форм путевых листов для автобусов, грузовых автомобилей, легковых автомобилей (в т. ч. такси, служебных, специальных).

Приказ Минфина РБ от 29.10.1999 № 311 "Об утверждении бланков унифицированных  форм первичной учетной документации" (в ред. от 24.04.2000 №44, от 14.05.2001 №53, от 01.04.2004 №62, от 28.05.2004 №86, от 09.07.2004 №108).

Утверждены бланки квитанции формы  КВ-1, приходного кассового ордера формы  КО-1, талона формы 20-фс, товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной  на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и порядок их заполнения.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 302.11 2007 №180 утверждена Инструкция по инвентаризации активов  и обязательств. Она устанавливает  единый порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций, оформления ее результатов и отражения в бухгалтерском учете, содержит рекомендуемые к применению формы первичной учетной документации по инвентаризации (актов, описей, сличительных ведомостей) [11, c.138-139].

 

 

 

 

 

2. Учет производственных запасов

 

2. 1. Документальное оформление поступления и использования производственных запасов

 

Материалы поступают  на предприятие от:

• поставщиков;
• подотчетных лиц;
• безвозмездно;
• возвратные отходы.

При поступлении материалов предприятие Покупатель заключает с поставщиком договор поставки или договор купли-продажи. Поставщик на основе договора поставки (см. приложение 4) отгружает УП "Белкоммунмаш" материалы. В договорах предусматриваются все права и обязанности сторон, ассортимент, сроки поставки, цена и меры ответственности  за нарушение условий договора. На каждую отгруженную партию материалов Поставщик высылает в адрес Покупателя расчетные документы – счет-фактура, платежные требования, на сновании которых Покупатель оплачивает материалы. К этим документам могут прилагаться документы, подтверждающие количество и качество материалов – спецификация, сертификат качества.

При получении материальных ценностей на складе поставщика получатель должен представить выписанную бухгалтерией УП "Белкоммунмаш" доверенность, в которой указывается Ф. И.О. экспедитора, паспортные данные, поставщик, перечень материалов (см. приложение 1). Доверенность выдается на основании счета, в котором указывается, куда выписывать доверенность и что необходимо получить по доверенности (см. приложение 2). Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3) (см. приложение 3). Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого поступления ценностей независимо от того, получены ли материалы по доверенности полностью или частично, предоставить в бухгалтерию документ о сдаче на склад материалов. Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Доверенность выдается на срок не более 10 дней.

При получении материальных ценностей автотранспортом отправителя  выписывается товарно-транспортная накладная (формы ТТН, ТТН-1) в четырех экземплярах: первый - грузополучателю для оприходования ценностей, второй - грузоотправителю для списания ценностей, третий - водителю автотранспорта для начисления зарплаты и четвертый авто предприятию для расчетов за транспорт отправляется заказчику автотранспорта, а при получении материальных ценностей без участия автотранспорта выписывается товарная накладная (формы ТН, ТН-1) в двух экземплярах: первый получателю, а второй - отправителю (см. приложение 5).

Так же на УП "Белкоммунмаш" материальные ценности могут приобретаться через подотчетных лиц за наличные деньги на колхозных рынках, у населения, у кооператоров, в этом случае составляется авансовый отчет (см. приложение 7).

К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет (см. приложение 8) и кассовый чек (из магазина) (см. приложение 9), и, акт (служебная записка) (см. приложение 10), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена.

Поступившие материальные ценности на склад сравниваются с  данными сопроводительных документов по качеству и количеству. Если не установлено  расхождений между данными сопроводительных документов и фактическим наличием материалов, то составляется приходный ордер, в котором указываются разделы: наименовании организации поставщика, наименование материальной ценности, ее код, стоимость и количество, налог на добавленную стоимость, а также необходимо проверить содержание драгоценных металлов, если имеются, то вносят их количество в ордер (см. приложение 13).

Если поступает некачественный груз, обнаружен бой, порча материалов, то составляется акт о приемке материалов (см. приложение 14), который является первичным документом для оприходования груза и составление приходного ордера в данном случае необязательно. Акт составляется в 2-х экземпляр - 1-ый - передается в бухгалтерию для учета поступления материалов; 2-ой - служит основанием для предъявления претензий поставщику. При составлении такого акта должен обязательно присутствовать представитель поставщика либо иной уполномоченный поставщиком, незаинтересованной организацией.

Материалы на складе покупателя принимает материально-ответственное лицо (кладовщик). Кладовщик на каждый номенклатурный номер материала открывает карточку складского учета материалов по типовой междуведомственной форме № М-12 (см. приложение 15), заготовляемых бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаваемых материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами. В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, дуаль-карт и т.п.) заведующий складом (кладовщик) делает записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета  данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

Лимитно-заборные карты на отпуск материалов в цехи сдаются в бухгалтерию не позднее первого числа следующего месяца. До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт, т.к. осуществляется ведение карт в двух экземплярах. Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.

На основе данных складского учета материалов заведующий складом (кладовщик) своевременно сообщает отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели используются данные, полученные с помощью средств механизации (ПВМ и ЭВМ).

Первичные документы  со складов передают в бухгалтерию вместе с реестром (см. приложение 16), где указывается наименование и номер сдаваемых документов.

В конце месяца заполняется накопительная ведомость учета материалов на складе по приходу (см. приложение 17), затем ведомость проверяется в бухгалтерии и сравнивается с данными первичных документов полученных от кладовщика.

Документальное оформление и учет операций, связанных с поступлением материальных ценностей, а также  их запасов на складе осуществляются в соответствии с Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, утвержденными Министерством финансов СССР 30 апреля 1974 г. N 103, и соответствующими отраслевыми инструкциями, изданными министерствами и ведомствами на основе указанных Основных положений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Синтетический и аналитический учет производственных запасов

 

При учете материалов руководствуются  Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов.

Материалы при поступлении учитываются  по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость  – сумма затрат на приобретение материалов без учета налогов на добавленную стоимость.

При большом количестве материалов и при постоянном их движении предприятию сложно подсчитать фактическую себестоимость до окончания месяца  без наличия документов автотранспортных организаций, заработной платы грузчиков и других транспортно-заготовительных расходов. Отпускать материалы на производство необходимо ежедневно, поэтому возникает необходимость вести учет поступления материалов по учетным ценам.