Учет расчетов с подотчетниками

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, то есть они  находят свое отражение в следующих  главах Налогового Кодекса Российской Федерации. Глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли.

Необходимость налогового учета командировочных  расходов возникает в случае, если формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных  работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет вышеуказанных  расходов может иметь место в  отношении:

– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов.

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым  к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. [4, ст.171]

– налога на доходы физических лиц и единого социального налога – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит.

С 2009 года размер суточных для целей  налогообложения прибыли больше не нормируется. Однако нужно помнить, что в Налоговом Кодексе Российской Федерации установлены нормативы  суточных, которые применяются в  целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Указанные  нормативы установлены с 1 января 2008 года и сохранили свое действие на 2009 год. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем  размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. [4, ст.217]

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, если суточные выплачиваются  в большем размере, то сумма превышения должна облагаться ЕСН. [4, ст.238]

– налога на прибыль – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном  государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы (в том  числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами  признаются любые затраты при  условии, что они произведены  для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [4, ст. 252]

Расходы на командировки относятся  к прочим расходам организации как  налогоплательщика, связанным с  производством и реализацией. [4, ст. 264]

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  Российской Федерации, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также  порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни. В командировку нельзя направлять беременных женщин и работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов). С письменного согласия сотрудников и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями допустимо направление в командировку:  

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;  

- работников, имеющих детей-инвалидов  в возрасте до 18 лет;  

- работников, осуществляющих уход  за больными членами своих  семей в соответствии с медицинским  заключением.  

Эти работники должны быть ознакомлены  в письменной форме с информацией  о своем праве на отказ от служебной  командировки. [5, ст. 259] 

Сотрудник, находящийся в командировке, обязан работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни  отдыха по возвращении работника  из командировки ему не предоставляют. В случае если он специально был  командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в  означенные дни ему должны начислить  доплату. При этом работодатель не имеет  права забывать, что работу в выходные и праздничные дни оплачивают в двойном размере. [5, ст. 153]  

Срок командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При направлении сотрудника в командировку необходимо руководствоваться Постановлением  от 13 октября 2008 г. N 749.

 Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или  аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции, пристани или аэропорта.

 

Аналогично определяется день приезда  работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и  в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Оплата труда работника в  случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные  дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации  и указывается в служебном  задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное  удостоверение, подтверждающее срок его  пребывания в командировке (дата приезда  в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением  случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется  в одном экземпляре и подписывается  работодателем, вручается работнику  и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте  командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении  и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая  используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей  организации и прибывших в  организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также  за дни нахождения в пути, в том  числе за время вынужденной остановки  в пути, сохраняется за все дни  работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется  средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника  в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний  заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Работнику при направлении его  в командировку выдается денежный аванс  на оплату расходов по проезду и  найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные).

Работникам возмещаются расходы  по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне постоянного  места жительства (суточные), а также  иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором  или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие  праздничные дни, а также за дни  нахождения в пути, в том числе  за время вынужденной остановки  в пути, с учетом положений, предусмотренных  пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий  транспортного сообщения и характера  выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного  возвращения работника из места  командирования к месту постоянного  жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации  с учетом дальности расстояния, условий  транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе  заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации  и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного  пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных  в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом  общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и  от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки  в пути работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Расходы по бронированию и найму  жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется  бесплатное жилое помещение) в порядке  и размерах, определенных коллективными  договорами или локальным нормативным актом.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации  производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в  государства - участники Содружества  Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной  валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного  работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной  валюте при направлении работника  в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом, с учетом особенностей, предусмотренных  пунктом 19 настоящего Положения.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок в пределах территории Российской Федерации;

 

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения  государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения  государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в рублях.