Учет расчетов с подотчетными лицами

Оглавление

 

Введение 2

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами 4

1.1. Понятие и бухгалтерский  учет с подотчетными лицами 4

1.2. Учет представительских  расходов 6

1.3. Учет расчетов с  подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы 8

1.4. Учет операционно-хозяйственных  расходов 11

2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами 13

2.1. Порядок расчетов с  подотчетными лицами 13

2.2. Нормативное регулирование  расчетов с подотчетными лицами 15

2.3. Методика учета подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные  и командировочные расходы 16

3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТАРИ-АВТО» 23

3.1. Краткая характеристика  деятельности предприятия 23

3.2. Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на хозяйственно-операционные расходы 24

3.3. Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на приобретение ГСМ 27

3.4. Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на командировочные расходы 30

Заключение 37

Список используемой литературы 38

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3.   контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.           

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета  постоянно возрастает и требует  своего совершенствования. Именно это  обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “Тари-Авто”.

В связи с этим перед  автором данной работы стоят следующие  задачи:

-  ознакомиться с теоретическим  аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм  при ведении расчетов с работниками  предприятия;

- ознакомиться с нормативной  базой, регламентирующей порядок  ведения данного вида расчетов;

- на основании документального  отражения расчетов с подотчетными  лицами (приложенными документами  ООО “Тари-Авто) проследить взаимосвязь  теории с практикой.

ООО “Тари-Авто” - торговое предприятие частной формы собственности, осуществляющее продажу запасных частей а/м ВАЗ.

 Как и многие другие  предприятия, ООО “Тари-Авто”  стремится увеличивать свою прибыль  и рентабельность за счет бесперебойной  торговли автозапчастями. Это возможно  только при наличии устойчивых  экономических связей с поставщиками  и партнерами, при налаживании  новых контактов со своими  зарубежными коллегами. 

Все это вызывает необходимость  направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для  ведения переговоров, заключения различных  соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс  находит документальное оформление и на ООО “Тари-Авто”.

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература и данные ООО “Тари-Авто”.

 

 

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же командировочные расходы  относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов.

Но в то же время следует  заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных  документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и т.д.

 

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1.2. Учет представительских  расходов

 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

 К представительским расходам  относятся затраты: по проведению  официального приема (завтрака, обеда,  ужина или другого аналогичного  мероприятия) представителей других  организаций; по транспортному  обеспечению представителей других  организаций, связанному с их  доставкой до места проведения  встречи и обратно; по буфетному  обслуживанию лиц, участвующих  во встрече во время переговоров;  по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств  на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто  бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают  вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы  относятся к расходам, связанным  с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных  требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что  произведенные расходы связаны  с предпринимательской деятельностью  учреждения.

1.3. Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

 

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.