Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами в  ООО «Тари-Авто», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора –  Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир –  Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз -  Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).

3.2. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

Список работников, имеющих  право получать денежные средства под  отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов,  размеры  сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями налично-денежного  обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному  оформлению таких операций.

Согласно  Постановлению  Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения  журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную  стоимость» (в ред. Постановлений  Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном  федеральным законом.

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей  и счёта-фактуры в бухгалтерском  учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы  НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость»,  на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим пример отражения  на счетах бухгалтерского учета  ООО  «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО Тари-Авто»  Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании  приказа руководителя организации  Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под  отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому  ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс  на приобретение инвентаря для офиса  организации в сумме 4000рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности  по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у  Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила  в бухгалтерию авансовый отчет  №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие  оправдательные документы:

1) товарный чек №07 от 10.01.2010г.  и кассовый чек магазина розничной  торговли «Электротехника» на  радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная №11 от 10.01.2010г.  и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации  ООО «Дипломат» на  электронные  калькуляторы «Citizen»  - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция к приходному  кассовому ордеру №08 от 10.01.2010г.  ООО «Дипломат» на сумму 700руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи  №02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи,  составленные с предпринимателем  Селезневым С.С. на приобретение  стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию  на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила  главный бухгалтер Мамочкина  А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных  сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные  операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские  проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных  операций (таблица 2).

Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер  №03 от 10.01.2010г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. Хозяйкиной О.З. - приобретен 1 радиотелефон  в розничной торговли и оприходован  на склад; - приобретены 2 калькулятора  в организации «Дипломат» и  оприходованы на склад (без  НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2010г.) - приобретены 3 стула у  предпринимателя Селезнева С.С.  и оприходованы на склад. Итого:	10   10     19 10	71   71     71 71	980     593,22   106,78 2610   4290
Расходный кассовый ордер  №04 от 11.01.2010г. Выдан перерасход подотчетных  сумм  Хозяйкиной О.З.	71	50	290

 

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 106,78рублей.                                                                                    

 

 

 

 

 

3.3. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации  выдается путевой лист, Типовая межотраслевая  форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года  № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании  практического опыта и плана  использования автомобиля.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на АЗС  документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива. 

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при  наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного  НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции  обязаны выдавать юридическим лицам  счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете  данные операции отражаются проводками:

Дебет 71  Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10  Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19  Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая  сумма НДС по данным операциям  проверяется и сравнивается с  суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском  учете отражается проводкой:

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

ООО «Тари-Авто» заключило  договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия  ВАЗ 21093, гос.№  Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов  Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой  лист и денежные средства  под  отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой  лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру  № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил  авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к  которому приложил:

1) путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском учете  ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

 

 

 

 

 

Таблица 3-Журнал регистрации  хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Сумма, рубли	Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под  отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ  за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано топливо  в бак, а/м  гос.№ Т444АВ,  без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным  путем от стоимости топлива (1900руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат  неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т.	32	50	71

 

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

- продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

- согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,

- в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

- приобретение ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость – 4637,29руб.,

- сумма НДС – 834,71руб.,

- итого сумма с НДС: 5472руб.

Счет-фактура подписана  руководителем и главным бухгалтером  АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет  данные в счет-фактуре с данными  авансовых отчетов Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров: Дебет 68  Кредит 19 – 834,71рублей.                                                                         

3.4. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника  определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем  организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его  просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО  «Тари-Авто»  Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан  аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в  Московский  Университет Управления  для повышения квалификации. Задолженности  по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие  документы:

1) договор с Московским  Университетом Управления, имеющим  лицензию на образовательную  деятельность, на обучения Мамочкиной  А.М. по 60 часовой программе по  теме « Бухгалтерский учет  валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ руководителя  №5 от 12.01.2010г. о направлении  в командировку  Мамочкиной А.М.  сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г.Москва в Московский  Университет  Управления  для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных  в сумме 700 рублей в день;