Учет расчетов с подотчетными лицами

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного отражения  организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими  командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

- условия командировке за пределами России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения  расходов, понесенных командированным  работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные  и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового  Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

- покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

- другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными  договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых  из федерального бюджета.

Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам  списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся  поездки работников, связанные с  лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

- перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

- организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке –  казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон  говорит командировочных расходах.

1.4. Учет операционно-хозяйственных расходов

 

 Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  административно- хозяйственные, на расходы  по закупке запасных частей, на расходы  по командировкам, на проезд оплачиваемого  льготного отпуска, а также различных  работ, услуг для осуществления  оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции  к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей  у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

2.1. Порядок расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать  подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие  под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные  и командировочные расходы

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и  на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной  командировкой (в соответствии с  Трудовым Кодексом Российской Федерации  гл.24, ст.166) считается поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия  на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый  отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы  или получить из кассы перерасходованные  суммы, не позднее 3 дней по истечению  срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

 С 1января 2002года введена  в действие форма авансового  отчета №АО-1, утвержденная постановлением  Госкомстата РФ от 1августа 2001года  № 55 (приложение №1).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 1).

Таблица 1- Расчеты с подотчетными лицами

Уменьшение задолженности  подотчетных лиц	Дт счета	Увеличение задолженности  подотчетных лиц	Кт счета
Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм	07, 08, 10, 41	Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные  расходы	50
НДС по приобретенным ТМЦ  ценностям, работам и услугам  в установленных законом случаях	19	Возмещение перерасхода  подотчетных сумм	50
Использованы подотчетные  суммы: - на производственные  цели;	20, 23, 25, 26, 28	Перечислены подотчетные  суммы с расчетного счета, по месту  нахождения подотчетного лица	51
- на отгрузку и продажу  готовой продукции	44	Перечислены валютные средства для командировочных расходов	52
Возврат неиспользованных подотчетных  сумм: - в кассу, - удержание из зарплаты	50, 70	Оплачены подотчетные  суммы чеками	55

 

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму  задолженности подотчётных лиц  предприятию, а кредитовое сальдо –  сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы  возмещённого перерасхода и вновь  выданные под отчёт на основании  расходных кассовых ордеров (приложение №2), по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и  сданные по приходным кассовым ордерам (приложение №3) неиспользованные суммы.

1.2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные  документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами:

- Налоговый кодекс Российской Федерации  (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.), (глава 21 Налог на добавленную стоимость; глава 23 Налог на доходы физических лиц; глава 25 Налог на прибыль организаций)

- Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ),

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н),

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г.  № 26н),

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247),

- Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У).

 

 

 

 

 

 

1.3. Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов и  ГМС, закупки сельхозпродукции и  расходы на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет  производится из касс организации. При  временном отсутствии кассы у  организации разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег  непосредственно из кассы банка.