Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами……..........5

1.1. Расчеты наличными и безналичными денежными средствами с подотчетными лицами.............................................................................................5

1.2. Авансовый отчет..........................................................................................….8

1.3. Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами...........12

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»................................................................................................14

2.1. Краткая характеристика деятельности ООО «Автостройсервис» …...….14

2.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис» ...............................................................................................15

2.3. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетным лицами в ООО «Автостройсервис» .....................................................................................20

3. Меры по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»......................................................................................25

Заключение.............................................................................................................27

Список использованных источников и литературы...........................................29

Приложения............................................................................................................30

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Бухгалтер обязан знать и учитывать все нюансы расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних законодательств. Этим обусловлена актуальность данной курсовой работы.

Целью курсовой работы является рассмотрение мероприятий по ведению бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами организации на примере ООО «Автостройсервис».

Для достижения поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

1. проанализировать расчеты наличными и безналичными денежными средствами с подотчетными лицами;
2. подробно рассмотреть структуру авансового отчета;
3. рассмотреть порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации;
4. рассмотреть практику ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчетными лицами на примере ООО «Автостройсервис».

Объект исследования - ООО «Автостройсервис», предмет исследования - порядок учета с подотчетными лицами.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, позволяют установить деловые связи с другими организациями, расширять рынок сбыта своей продукции, работ, услуг.

Базой для написания  работы послужили учебные, монографические и периодические публикации, законодательные акты, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.

Структура работы обусловлена  предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав и заключения. 
Введение раскрывает актуальность, определяет объект, предмет,  цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами, последние изменения в законодательстве, регулирующих учет расчетов с подотчетными лицами. Вторая глава посвящена организации учета с подотчетными лицами на примере конкретной организации. В третьей главе проведены меры по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по данной теме.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1. Расчеты наличными и безналичными денежными средствами с подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных  расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным  лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами  могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды  (или хозяйственные расходы):

- ОС и МПЗ;

- канцелярские расходы;

- почтовые расходы;

- проездные документы;

- и тому подобное.

2. Представительские  расходы.

3. Командировочные расходы:

- расходы на проезд до места назначения и обратно,

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

- расходы на провоз багажа,

- расходы по найму жилого помещения,

- расходы по оплате услуг связи,

- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,

- суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,

- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной  формах. И у того и у другого  способа есть свои особенности, которые  необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных  сумм производится на основании письменного  заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. 

После осуществления  расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки  отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый  отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетных  сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое  «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Ниже будет рассмотрен порядок  бухгалтерского учета выдачи под  отчет денежных средств сотрудникам  компании, действующий в 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка  №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения  №373-П, для выдачи наличных денег  на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам  на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки  сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может  быть удержана из заработной платы  сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем  организации устанавливаются сроки:

- проверки авансового отчета бухгалтерией,

- утверждение отчета руководителем,

- окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка  наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую  популярность приобретают безналичные  расчеты с подотчетными лицами.

Во первых, при безналичных  перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о  выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании  такого метода возникают некоторые  трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором  говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается  на утративший силу Порядок ведения  кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

 

1.2 Авансовый отчет

При оформлении отчета о  расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1). Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре. И предоставляется для  последующей обработки в бухгалтерию  вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами  могут быть:

- Товарный чек,

- Кассовый чек,

- Товарная накладная,

- Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),

- Акт выполненных работ (оказанных услуг),

- Командировочное удостоверение,

- Квитанция,

- Транспортные документы,

- и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

- целевое расходование подотчетных сумм,

- наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер  заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет  суммы расходов, принятые к учету  и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.