Учет расчетов с подотчетными лицами

Перечисленных в приказе  сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Необходимо перейти  на безналичный расчет с подотчетными лицами. Это значительно уменьшит объем первичной документации, облегчит контроль использования денежных средств предприятия, сократит время оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «запчасти» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетное лицо.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО «Автостройсервис» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять  с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 13000 рублей.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Лишь, соблюдая все «подотчетные»  нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при  налоговых проверках.

 

 

 

 

 

Заключение

На примере конкретного  предприятия ООО «Автостройсервис» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы  как: понятие подотчетных сумм, право  и порядок получения денег  под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Как выяснилось, на предприятии  деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам, так как не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.

Вследствие перехода предприятия в 2006 году на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно  меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Данная программа позволяет  формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

В ООО «Автостройсервис» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

А именно, отсутствие приказа  о порядке и выдаче денежных средств  под отчет и письменного приказа  об установлении размера (норм) суточных.

Бывает, что к учету  принимаются отчеты с приложением  товарного чека, где указано «запчасти» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке.

У предприятия нет  специального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежных средств на свои нужды, поступившие в кассу от покупателей. Бухгалтерия предприятия забывает, что существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средства сотруднику организации.

Также встречаются случаи, когда предприятие не соблюдает  Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. об установленном  предельном размере расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами, который установлен в размере 100 000 рублей. За такое нарушение грозит штраф предприятию и его руководителю.

Таким образом, правильно  организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы и источников

1. Налоговый кодекс РФ, 2012 г.
2. Трудовой кодекс РФ, 2012 г.
3. Письмо Минфина о документальном подтверждении в целях налогообложения прибыли организации расходов, связанных с оплатой услуг гостиницы платежной картой при направлении сотрудника в командировку от 10.11.2011г. №03-03-07/51.
4. Письме Минфина о порядке подтверждения расходов на командировки и сообщает следующее. от 27.02.2012г. №03−03−07/6.
5. «Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением». Минфин в Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
6. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
7. Письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408
8. Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П.
9. План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
10. Черемисина С.В., Бухгалтерский и налоговый учет//  Тюленева Н.А., Земцов А.А., 2010, 672с
11. Бухгалтерский и налоговый учет на малом предприятии. Учебное пособие/ Ендовицкий Д.А., Рахматулина Р.Р. 2007, 256с.
12. Бухгалтерский учет. Учебник/ Лишиленко А.В. 2011, 736с.
13. Управленческий учет: Учебник/ Я.В.Соколов [и др.]; под общ. ред. Я.В.Соколов- М.: Магистр, 2007.- 469с.
14. Учетная политика ООО «Автостройсервис».

 

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301022
ООО «Автостройсервис»		по ОКПО
наименование организации

 

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	35	4.03.12

(распоряжение) 
о направлении работника в командировку

 

Направить в командировку:

	Табельный номер
Гайнуллина Ильгиза  Исламовича
фамилия, имя, отчество
АУП
структурное подразделение
Заместитель директора
должность (специальность, профессия)
Г.Казань, ООО «СтройАвто»
место назначения (страна, город, организация)

 

 

сроком на

3

календарных дней

 

с

“

5

”

марта

20

12

г. по

“

8

”

марта

20

12

г.

 

 

с целью	Заключение договора о поставки запасных частей

 

Командировка за счет средств
	указать источник финансирования

 

Основание  (документ,  номер, дата):
	служебное задание, другое основание (указать)

 

 

 

Руководитель организации	директор				Гатауллин А.В.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”		20		г.
	личная подпись

 

 

 

Приложение 2

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301024
ООО «Автостройснрвис»		по ОКПО
наименование организации

 

	Номер документа	Дата составления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ	1	4.03.12

 

						Табельный номер
Работник			Гайнуллин Ильгиз Исламович			003
фамилия, имя, отчество
АУП
структурное подразделение
Заместитель директора
должность (специальность, профессия)
командируется в				Г.Казань, ООО «СтройАвто»
место назначения (страна, город, организация)
для		Заключения договора поставки
цель командировки
на	3				календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

 

с

«

5

»

марта

20

12

г. по

«

8

»

марта

20

12

г.