Учет расчетов с подотчетными лицами

После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем организации. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

1. Документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Ниже приводятся некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

2. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения  расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

3. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение  расходов при оформлении электронных  билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

4. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным  удостоверением. Именно такой точке  зрения придерживается Минфин в своем  Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

 

1.3 Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться  на План счетов бухгалтерского учета  финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании авансовых  отчетов бухгалтер делает следующие  проводки в регистрах бухгалтерского учета:

1. Дебет счета 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Кредит счета 50/51 (счета  учета денежных средств) - выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.

2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

3.  Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.

4.  Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)   

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, списываются со счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»

2.1 Краткая характеристика  деятельности ООО «Автостройсервис»

 

Общество с ограниченной ответственностью «Автостройсервис» основано в 2000 году, является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации и Республики Татарстан. Общество имеет гражданские права, несет  ответственность и исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Юридический адрес: РФ, РТ, г. Набережные Челны, ул. Раскольникова, д.33, кв.1. ИНН 1650035619, КПП 165001001, директор – Гатауллин Амир Василевич.

Уставный капитал определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов.  Размер уставного капитала Общества может быть изменен в порядке, предусмотренном законодательством по решению общего собрания участников.

Общество владеет обособленным имуществом на правах собственности, имеет расчетный счет в банке, печать и штамп с собственным наименованием, ведет самостоятельный баланс. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Целью деятельности  Общества  является удовлетворение потребностей населения   и   предприятий   в  продукции,   услугах,   насыщение  потребительского рынка  товарами и услугами, извлечение прибыли  в интересах Общества и его участников.  Штат предприятия 25 человек.

ООО «Автостройсервис»:

- осуществляет оптовую торговлю запасными частями и номерными агрегатами КамАЗ;

- размещает заказы  на ремонт двигателей КамАЗ;

- производит получение  и отгрузку отремонтированных агрегатов и запасных частей;

- производит реализацию  тентовых укрытий.

 

2.2. Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис»

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются  оправдательными документами.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Автостройсервис» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: заявление о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение , расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т-9). В  приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (Приложение 1). Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (Приложение 2).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой  суммы, которое подписывается и  утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (Приложение 3).

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма №  М-2) применяется для оформления права  лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (Приложение 4). Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в  соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.