Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными  предпринимателями наличных денег работникам юридических лиц, подразделений, индивидуального предпринимателя может производиться по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, индивидуального предпринимателя, выдавших удостоверение. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу.

1.3. Порядок возмещения  расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь  и за границу

Условия, порядок  и размеры возмещения расходов при  служебных командировках определены «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 и «Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55.

Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, срока, цели и продолжительности командировки. Командируемому работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью. Срок командировки определяется руководителем организации и не может превышать 30 календарных дней не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения руководителя не более чем на 10 дней. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на цели, на которые они выданы. За командированным работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной во время командировки работе и составляет авансовый отчет об использовании выданного аванса. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, документы о найме жилого помещения, проездные документы, квитанции и др.

При направлении работника  в служебную командировку за границу у нанимателя возникает вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках», утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000  
№ 55, не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Основное требование к такого рода документам – чтобы они были предоставлены в оригинале и имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу (6, подп. 53.4 п. 53).

В случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения  при командировании работника в  Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах. Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения (6, п.53).

Работникам, командированным  за границу, возмещаются расходы  по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу  
2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте – купе). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду названными видами транспорта могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – «СВ», на самолетах – «бизнес-класс»). Под исключительным случаем следует понимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует возможность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (например, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте – «СВ», на самолетах – «бизнес-класс» должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем. При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных. Если проезд железнодорожным или водным транспортом осуществляется в ночное время, то командированному работнику возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей. Также командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань (с вокзала, аэропорта или пристани) к месту отправления, назначения или пересадки, если они находятся за пределами населенного пункта.

Наниматель  обязан возместить понесенные работником расходы по провозу до 80 кг багажа, независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник. При этом следует учесть, что такие расходы возмещаются в случае выполнения служебного поручения по провозу багажа (6, подп.10.5 п. 10).

При направлении  работника в командировку за границу  на личном автотранспорте произведенные  им расходы, связанные с использованием автомобиля (расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате  за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы) возмещаются работнику при наличии договора об использовании личного автотранспортного средства (6,подп. 53.6 п. 53).

При командировании в пределах Республики Беларусь помимо возмещения командированному работнику стоимости проезда на основании подлинных проездных документов, расходов по бронированию билетов, также возмещаются расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов. Согласно пункту 9 «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 в случае использования работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

При проезде по территории Республики Беларусь оплата суточных производится в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь – в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь. При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

В случае временной остановки  и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более  суток (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки  в пути следования по иностранной  территории продолжительностью менее  суток, связанной с расписанием  движения транспорта, суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.

Если работник направляется в служебную командировку в страну, с которой установлен пограничный контроль, то в этом случае для правильного расчета размера суточных день пересечения границы Республики Беларусь при въезде и выезде определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов в паспорте. При командировании работников в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Время пересечения границы в таком случае уточняется в справочной службе Белорусской железной дороги или аэропорта.

В случаях, когда работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в  полном объеме. Если же принимающая  сторона берет на себя часть расходов по командировке, следует учитывать, что суточные могут выплачиваться не в полном размере.

При направлении  работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь суточные ему выплачиваются в соответствии с действующим законодательством. На сегодняшний момент установлен следующий размер суточных при многодневной командировке – 44 тыс.руб. за каждый день командирования, а при однодневной командировке и командировке в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, – 22 тыс. руб.

При направлении  работника в командировку для  участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая  сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30% от установленной нормы.

Расходы на командировки в пределах норм относятся на себестоимость  продукции. Расходы организаций  негосударственной формы собственности  свыше норм возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации, суммы, превышающие нормы, подлежат включению в фонд заработной платы данных работников для налогообложения. Указанная сумма иностранной валюты пересчитывается по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату исчисления налога (2, с.254).

За нецелевое использование или невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, к юридическим лицам применяется экономическая санкция, предусматривающая штрафные санкции до десятикратного размера суммы этих средств (2, с.255).

ГЛАВА 2

2. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

2.1. Документальное  оформление и учет расчетов  с подотчетными лицами по хозяйственным  расходам

В соответствии с «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь», утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 предприятия, обособленные подразделения, предприниматели, частные нотариусы (далее – субъекты хозяйствования, организации) выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с иными субъектами хозяйствования в размерах, определяемых руководителем организации, предпринимателем, частным нотариусом, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача разрешений на расчеты наличными деньгами между субъектами хозяйствования производится в соответствии с пунктами 19, 20 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213.

Разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между организациями должно быть получено ими в предварительном порядке (за исключением случаев использования физическими лицами личных денежных средств при оформлении документов в ходе государственной регистрации субъекта хозяйствования, при открытии текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемой организации, других установленных законодательством случаев).

Порядок выдачи разрешений на расчеты наличными  деньгами между субъектами хозяйствования определяется руководителем банка самостоятельно. Разрешение может быть оформлено в виде:

– резолюции руководителя банка на ходатайстве предприятия;

– подписи руководителя банка на сообщении (заявке) об установленном организации размере расходования наличных денег на эти цели из собственной выручки.

Обязательным  условием на проведение расчетов наличными  денежными средствами в установленном  законодательством Республики Беларусь размере является наличие указанного разрешения у всех сторон, участвующих в расчетах (за исключением предпринимателей независимо от наличия счета в банке, частных нотариусов). Как правило, расчеты между субъектами хозяйствования наличными денежными средствами осуществляются за счет предварительно выданного работнику аванса на предстоящие хозяйственные расходы. Выдача наличных денег под отчет работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу, производится по расходным кассовым ордерам утвержденной формы (КО-2, КО-2в) при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.