Учет расчетов с подотчетными лицами

Физические лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (образец заполнения авансового отчета см. в таб.1) об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Образец заполнения авансового отчета

Таб.1

Организация: Управление образования администрации 
Пуховичского района| 
Отдел/Цех  снабжения  Должность/профессия          |специалист 3категории 
Фамилия, И.О.Смирнов Федор Петрович                        |Проводка № _____ 
                                                            | 
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 32  от 18июня2010г.                 |от 18июня  2010 г.         

                                                   | 
Назначение аванса     хозяйственные расходы                 |         Дебет 
                           |————————–———————————————————————|  
                           | Сумма  |Отчет проверен         |счет| карт.|  сумма  
                           |————————|Раздел     §     ст.   |————+——————+———— 
Остаток предыдущего аванса |    -   |К утверждению:         | 10 |      |8000     
Перерасход                 |————————|9440               руб.|18-3|——————+————  
Получено (от кого и дата): | 10 000 |Бухгалтер Малинкина     |    |      |1440 
1. из кассы16.06.2010     |————————|                       |————+——————+——— 
2. ________________________|        |18июня 2010 г.     |    |      | 
                           |————————|Отчет утверждаю в сумме|————+——————+— 
                           |        |Девять тысяч четыреста |    |      | 
                           |        |сорок рублей           |————+——————+———————— 
Итого получено             | 10 000 |———————————————————————|         Кредит 
                           |————————|                       |———————–———————— 
Израсходовано              |  9440  |                       | 71 |      |9440 
                           |————————|                       |————+——————+——————  
 
Остаток __                 |   560  |Подпись      Смирнов    |    |      |  
 
Перерасход                 |————————| 18июня 2010г.    |————+——————+———————— 
                                    |———————————————————————|Бухгалтер  Мурашкина  
Приложение 2 документов 
                                        Оборотная сторона авансового отчета 
 
|——————————–——————–——————————————————————————————————————————————–—————–—————— 
|   Дата   | Пор. | Кому, за что и по какому документу уплачено  | Сумма |Дебет | 
|          |№ док.|                                              |       |счета | 
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+—————| 
|16.06.2010| 174  |ОАО «ГУМ», г.Минск, за бумагу офисную (чек     |  8000 |  10  | 
|          |      |КСА от 16.06.2010 № 0025408, товарный чек от  |       |      | 
|          |      |16.06.2010 № 235), без НДС                    |       |      | 
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+—————| 
|          |      |НДС - 1440                                    |  1440 | 18-3 | 
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+—————| 
                                                   Всего:        |  9440 |      |     

 Подпись  подотчетного лица                                                          Смирнов 

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие сумму понесенных расходов. К документам, подтверждающим факт приобретения продукции, товаров, услуг, относятся:

– кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, предусмотренные законодательством;

– кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов. В исключительных случаях по решению руководителя организации допускается использование личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физического лица в интересах субъекта хозяйствования, с которым это лицо состоит в трудовых отношениях.

Физические  лица, использовавшие личные денежные средства (в том числе полученные с использованием личных карточек в наличной форме) на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3-х рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса. При использовании физическими лицами денежных средств, находящихся на личных карточках, для осуществления безналичных расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг). При использовании физическими лицами личных карточек для осуществления расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) частично в безналичной форме и частично наличными денежными средствами, полученными с использованием личных карточек, в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг)(5, ст.37).

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством  их зачисления на карт-счет и расходовавшие  денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию  юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

В бухгалтерском  учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Типовым планом счетов, утвержденным постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 . Для учета расчетов с подотчетными лицами, предназначен журнал-ордер № 7, в котором обеспечивается в единой системе записей синтетический и аналитический учет. Аналитический учет ведется по отдельным выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода.

Каждому авансовому отчету присваивается очередной порядковый номер за данный месяц отдельной строкой. До записи в учетном регистре на авансовом отчете делается разметка номеров статей балансовых счетов, в дебет которых должны быть отнесены соответствующие суммы расхода.

На каждый лицевой  счет (подотчетное лицо) отводится необходимое количество строк. Записи в журнал-ордер № 7 производятся на основании первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. Методика учета расчетов организации с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета приведена в таб. 2

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета 

по расчетам с подотчетными лицами

Таб.2

По окончании  месяца подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по каждому подотчетному лицу определяется сальдо, которое сверяется с показателями других регистров и переносится в Главную книгу.

2.2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Служебной командировкой в соответствии со ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его  постоянной работы. Порядок направления работников в служебную командировку регулируется:

1) Трудовым кодексом Республики Беларусь.

2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 №55.

3) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35.

Направление работников в служебную командировку оформляется  приказом (распоряжением) нанимателя (6, п. 52; 8, ст.93).

В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность (6, п.52). В соответствии с п. 3 Инструкции № 35 в специальных журналах установленной формы необходимо также вести регистрацию всех работников, отбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Руководитель обязан назначить ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвращении из командировки. Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. При оформлении табеля учета рабочего времени в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (8, ст.133).

При направлении работников в служебную командировку за границу должно быть оформлено задание, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид (6, п.52). При командировке в пределах Республики Беларусь составление задания по командировке нормативными документами не предусмотрено, но по решению нанимателя такое задание может быть выдано (в произвольной форме).

Статьей 93 Трудового  кодекса Республики Беларусь предусмотрено  оформление командировочного удостоверения  при направлении работника в  командировку (независимо от того, командировка на территории Республики Беларусь или за ее пределы). «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не предусматривает составление данного документа.

Для представления  интересов организации при подписании документов, заключении договоров у  подотчетного лица должна быть доверенность.

При командировании работников на автотранспорте должен быть оформлен путевой лист. Форма и порядок заполнения путевого листа определены постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.12.2001 № 56 «Об утверждении альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ и услуг на автомобильном транспорте» и постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению». Согласно п. 926 «Правил охраны труда на автомобильном транспорте» утвержденных постановлением Минтранса и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 01.03.2002 № 5/20, при направлении водителя в рейс продолжительностью более одного дня наниматель обязан записать в путевой лист маршрут следования и режим работы водителя.

При возвращении  из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются следующие документы в подлинниках: командировочное удостоверение; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно; оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы; отчет о проделанной работе (в случае его составления).

Отчет о проделанной  работе за границей представляется в  двухнедельный срок со дня прибытия из командировки, он должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию. (6, п.54). По Республике Беларусь по требованию нанимателя отчет представляется в произвольной форме (7, п.11).

Работники, получившие наличные денежные средства под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании пластиковых карт могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом в соответствии с «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь», утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4. для этих лиц делается исключение по срокам только в случаях, установленных абзацем первым части второй ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.