Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Министерство  Образования Российской Федерации

Финансовый университет  при Правительстве Российской Федерации

 

 

 

Кафедра Бухгалтерский  учет и аудит

 

Курсовая работа

по специальности "Бухгалтерский учет и аудит"

на тему:

"Учет расчетов  с подотчетными лицами"

 

 

 

Выполнила:

Студентка БВ-301

Григорян Н.М.

Руководитель:

Доцент к.э.н

Варняков Ю.В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2012

 

Оглавление

Введение 2

1. Характеристика  расчетов с подотчетными лицами 5

1.1. Понятие  и бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами 5

1.2.Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы 7

1.3. Нормативно  – законодательное регулирование  учета расчетов с подотчетными  лицами 11

2. Организация  бухгалтерского учета на примере  ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ» 15

2.1 Общая характеристика  ООО «НПКЦ «Эксперт» 15

2.2 Форма бухгалтерского  учета, применяемая в ООО «НПКЦ  «Эксперт» 16

3. Порядок  учета расходов с подотчетными  лицами на примере ООО «НПКЦ  «ЭКСПЕРТ» 24

3.1 Первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами 24

автоматизация 24

3.2 Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами 29

Заключение 33

Список использованной литературы 34

Приложения 36

Приложение 1 36

Приложение 2 37

Приложение 3 39

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны. Т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров. Оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств. Расходы на командировки и представительские  расходы.

В практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей. Это  и  обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с  подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность  использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, выдачи им средств  на представительские цели, оказания услуг, для оплаты выполненных работ. Также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций. Расходы  уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих  на самостоятельном балансе и  находящихся вне района деятельности организации. При этом работники  организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей  бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Цель  работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи  работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время;
• нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
• быть в курсе последних изменений законодательства;
• проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета. И порядок  документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «НПКЦ Эксперт».

Объектом  исследования является состояние учета  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «НПКЦ «Эксперт».

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами в бухгалтерском учете являются работники организации, в том числе и совместители, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов. Расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях, к тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под вниманием проверяющих органов.

Но также следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера. Т.к. правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Денежные средства под отчет могут получать только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия, как правило, сюда записывают работников хозяйственных служб, водителей, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, командированному – заплатить за гостиницу, секретарю – отправить почту.

 Все  работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

В приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ. В этом приказе указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма. Дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Сотрудников, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом. При необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой. Каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера. Какими нормативными документами необходимо руководствоваться в настоящее время по вопросам командировочных расходов.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, на оплату представительских расходов.

 

1.2.Учет расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на  командировочные расходы

 

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок  в другую местность, для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Только  штатный работник организации, с  которым заключен трудовой договор, может быть направлен в командировку. Командировкой не считается поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения).

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно. Суточные и другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного  отражения организацией расчетов с  подотчетными лицами при осуществлении  ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником - определяет цель командировки. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с :

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Непроизводными  командировками являются командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.