Учет расчетов с подотчетными лицами

расходы, связанные с производством и  реализацией, которые в свою очередь  подразделяются на:

• материальные расходы, о которых сказано в ст.254 НК РФ;
• расходы на оплату труда - ст.255 НК РФ;
• суммы начисленной амортизации - ст.259 НК РФ;
• прочие расходы, связанные с производством и реализацией - ст.264 НК РФ;
• внереализационные расходы, которым посвящена ст.265 НК РФ;

расходы, не учитываемые для целей налогообложения - ст.270 НК РФ.

Критерии  отнесения затрат к тем или  иным видам расходов устанавливаются  налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения. Если некоторые затраты с равными  основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам, то налогоплательщик вправе определить самостоятельно, к какой группе расходов они относятся. В качестве примера  таких расходов можно привести уплату таможенных платежей при покупке  импортного оборудования. Таможенные платежи можно учесть как в составе прочих расходов, так и включить в стоимость приобретенного оборудования.

Порядок признания расходов в налоговом  учете зависит от того, какой метод  признания доходов и расходов использует налогоплательщик в целях  исчисления налога на прибыль. Глава 25 НК РФ предусматривает для целей  налогового учета два возможных  метода признания доходов и расходов: метод начисления и кассовый метод.

В ООО  «НПКЦ «Эксперт» применяется  кассовый метод признания доходов  и расходов при исчислении себестоимости.

Кассовому методу в главе 25 НК РФ уделено очень  мало внимания – порядок учета  и доходов и расходов установлен только ст. 273 НК РФ.

В соответствии с нормами ст. 273 НК РФ расходами  налогоплательщиков признаются затраты  после их фактической оплаты.

Оплатой товара (работ, услуг и (или) имущественных  прав) признается прекращение встречного обязательства налогоплательщиком-приобретателем указанных товаров (работ, услуг) и  имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано  с поставкой этих товаров (выполнением  работ, оказанием услуг, передачей  имущественных прав).

Иначе говоря, при кассовом методе расходом признаются только оплаченные затраты налогоплательщика, то есть нельзя считать расходом стоимость  материалов, если оплата поставщику не произведена, нельзя считать расходом сумму начисленной, но не выплаченной  заработной платы и т.д.

При этом расходы учитываются в составе  расходов с учетом следующих особенностей:

• материальные расходы, а также расходы на оплату труда учитываются в составе расходов в момент списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения;
• амортизация учитывается в составе расходов в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период;
• расходы на уплату налогов и сборов учитываются в составе расходов в размере их фактической уплаты налогоплательщиком. При наличии задолженности по уплате налогов и сборов расходы на ее погашение учитываются в составе расходов в пределах фактически погашенной задолженности и в те отчетные (налоговые) периоды, когда налогоплательщик погашает указанную задолженность.

Также существуют расходы, которые не учитываются  в целях налогообложения. Например, можно выделить следующие расходы  ООО «НПКЦ «Эксперт»: расходы  на коммунальные услуги, на электроэнергию, так как они не указанны в перечне  в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, а также  компенсация за использование личного  автотранспорта в пределах установленных  норм.

 

3. Порядок учета расходов с подотчетными лицами на примере ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

автоматизация

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «НПКЦ «Эксперт» подразделяются на три вида:

1. Документы,  относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров  и бухгалтерии организации до  начала командировки на основании  служебной записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким  документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, цель командировки, страна или город командирования, планируемый срок командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы  второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ,  товарные чеки и оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или  накладную).

Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (ИНН);

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки;

- признак фискального режима.

Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре  должны быть указаны:

- порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- идентификационный номер продавца (ИНН);

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

- идентификационный номер покупателя (ИНН);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- страна происхождения товара;

Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки. По приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания. В бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной  стороне авансового отчета предусмотрены  отдельные графы для отражения  сумм расходов, фактически произведенных  подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет, с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам, а также отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

 

Рис 1. Схема  первичной документации

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы  и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1. работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
2. утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

 Однако  для уменьшения налогооблагаемой  базы по налогу на прибыль  расходы без первичных документов  не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие  суммы включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

3.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерский регистрах:

1. журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
2. главная книга;
3. иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 

Таблица 1.Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 –  это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег  подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода  — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода  — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму  соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды)