Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

1.3. Нормативно – законодательное  регулирование учета расчетов  с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

1-ый уровень  (законодательный) – определяет  сущность бухгалтерского учета,  его задачи, основные понятия,  используемые в учете, порядок  регулирования, организации и  ведения бухгалтерского учета  и представления бухгалтерской  отчетности.

2-ой уровень  (нормативный) – устанавливает  базовые правила формирования  полной и достоверной информации  по отдельным разделам бухгалтерского  учета и представления информации  в бухгалтерской отчетности.

3-ий уровень  (методический) – документы этого  уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические  указания, разъяснения по вопросам  постановки бухгалтерского учета.

4-ий уровень  (организационный) – организации,  руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными  актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций» (14).

В связи  с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка  РФ (15), в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят  свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в  командировку (1-ый уровень).

Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования и  раскрытия учетной политики организации  установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

 Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

1. приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
2. расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
3. командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
4. авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

Утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых  организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

2. Организация бухгалтерского учета на примере ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

2.1 Общая характеристика ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

 

ООО «НПКЦ  «Эксперт» было создано в 2003 году. Предпосылками к созданию предприятия послужили следующие факторы: все возрастающий объем трудозатрат на ведение бухгалтерского и налогового учета обусловили необходимость минимизации этих затрат. Создание рабочих мест для высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права, а также специалистов по автоматизации производства. Подключение клиентов к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Целями  создания НПКЦ «Эксперт» являются - создание рабочих мест для высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права, а также специалистов по автоматизации производства. Предоставление широкого спектра услуг предприятиям и предпринимателям: как консультационных, так и практических по оптимизации трудозатрат на бухгалтерский, налоговый и управленческий учет. Подключение клиентов к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Уставный  капитал общества составляет 10000 рублей. ООО «НПКЦ «Эксперт» включает в себя следующие отделы: бухгалтерского учета, регистрации, программистов.

Сферой  деятельности НПКЦ «Эксперт» является предоставление услуг в области  постановки, автоматизации и ведения  бухгалтерского учета со сдачей отчетов  в ИФНС, в частности, организация «под ключ» бухгалтерского, налогового и управленческого учета; оказание консультационных услуг в области оптимизации налогообложения, налогового планирования, содействия при решении налоговых споров, представления налогоплательщика во всех инстанциях.

Комплексный подход НПКЦ «Эксперт» в постановке учета предполагает наряду с бухгалтерским  и налоговым постановку и ведение  управленческого учета, актуального для руководства предприятий.

Клиентами НПКЦ «Эксперт» являются небольшие  строительные фирмы, оптовые и розничные  торговые предприятия, а также предприятия, занимающиеся разного рода услугами и научно-исследовательскими работами.

Отделами  НПКЦ «Эксперт» по налогам и праву  накоплена большая база решения  проблем, с которыми сталкиваются налогоплательщики. Учет ведется специалистами НПКЦ «Эксперт», аттестованными Минфином РФ, а в отделе информационных технологий работают программисты, которые сертифицированы фирмой «1C»

 

2.2 Форма бухгалтерского учета, применяемая в ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

 

Синтетический учет. Основы бухгалтерского учета – отражение хозяйственных операций на счетах. По степени детализации учета счета подразделяется на синтетические и аналитические. Каждое предприятие, исходя из специфики своей деятельности, выбирает ту или иную совокупность счетов для учета счетов затрат на производство.

Счета затрат на производство, согласно плану счетов отражаются в третьем разделе  «Затраты на производство». Счета этого  раздела предназначены для обобщения  информации о расходах по обычным  видам деятельности организации (кроме  расходов на продажу). Формирование информации о расходах по обычным видам деятельности ведется на счетах 20-29.

Затраты на выпуск продукции, ее изготовление отражаются в бухгалтерском учете по видам производств (основные – сч.20, вспомогательные – сч.23), а затем по видам продукции в разделе калькулированных статей расходов, а также по местам возникновения расходов (цехам, участкам и т.д.) производственные затраты детализируются по местам возникновения. Прямые расходы отражают на счете 20 – «Основное производство» и на 23 счете «вспомогательные производства», а косвенные расходы соответственно на собирательно–распределительных счетах «Общепроизводственные расходы» счет 25 и «Общехозяйственные расходы» счет 26 и других.

В дальнейшем на счет 20 будут списываться затраты  с кредита счетов производственных запасов, расчетов с персоналом по оплате труда и других статей (прямые расходы); расходы вспомогательных производств (счет 23), косвенные расходы (25,26 счета), потери от брака (счет 28). В плане  счетов можно увидеть всю корреспонденцию  счетов затрат. По кредиту счета 20 отражаются суммы фактической себестоимости  завершенной производством продукции, выполненных работ, услуг. Эти суммы  могут списываться в дебет  счета 40 «Выпуск продукции», 43 «Готовая продукция», 90 «Продажи». Полученный остаток  по счету 20 на конец месяца показывает стоимость незавершенного производства предприятия.

Так как  в ООО «НПКЦ «Эксперт» все  расходы, связанные с оказанием  услуг, являются прямыми, поэтому они  учитываются на счете 20 «Основное  производство». Затем собранные  затраты относятся на счет 90 «Продажи». Таким образом, определяется себестоимость  оказанных услуг за отчетный период. В данной фирме остатков незавершенного производства нет, и счет 20 «Основное  производство» всегда закрывается  на конец отчетного периода, то есть составляется и подписывается акт  выполненных работ.

Аналитический учет. Аналитический учет затрат на производство каждое предприятие организует в соответствии с характером производственного  процесса, а также особенностями  выпускаемой продукции или выполняемых  работ, оказываемых услуг. Данные аналитического учета используют при составлении  внутренней отчетности, которая строится на информации о видах, количестве, цехах-изготовителях, статьях затрат выпускаемой продукции. 

В ООО  «НПКЦ «Эксперт» аналитический  учет ведется в программе «1С» Версия 8 в разрезе различных субконто: сотрудники, основные средства, контрагенты, банковские счета, виды начислений и др. Данные аналитического учета по видам начислений используются при заполнении отчетов по налогам и отчислениям в различные фонды. По субконто «Сотрудники» используется выборка по счету 70 в разрезе видов начислений: оплата труда, компенсация за использование личного автотранспорта, материальная помощь, больничный лист. Анализ субконто по основным средствам позволяет увидеть, например, балансовую стоимость, начисленную амортизацию, забалансовый учет (если основное средство относится к малоценным).

Под себестоимостью услуги понимается совокупность затрат, осуществленных организацией, связанных с ее оказанием. В ООО «НПКЦ «Эксперт» все затраты, связанные с оказанием услуг, непосредственно относятся на себестоимость данных услуг, которая определяется суммированием всех понесенных расходов за определенный период.

Отметим, что в организациях, занимающихся производством какой-либо продукции, значительный удельный вес в составе  себестоимости, как правило, имеют  материальные расходы. Для организаций, оказывающих услуги, удельный вес  материальных расходов в составе  себестоимости зависит от вида оказываемых  услуг. Для некоторых видов услуг, например услуги по ремонту бытовой  техники, услуги автосервиса и тому подобное, материальные расходы в  составе себестоимости могут  иметь значительный удельный вес, а для таких услуг, как аудиторские, юридические, консалтинговые, информационные, себестоимость будет складываться в основном из заработной платы сотрудников. Так и в ООО «НПКЦ «Эксперт» основной статьей расходов является заработная плата персонала. За 2010 год ФОТ в себестоимости услуг составил 68.7% (данные для расчета приведены в приложении 1).

 

Диаграмма 1. Удельный вес затрат в  себестоимости услуг ООО «НПКЦ «Эксперт»

 

Налоговый учет, целью которого является формирование налоговой базы по налогу на прибыль, имеет несколько иные принципы классификации, исчисления величины и признания  расходов организации для целей  налогообложения прибыли.

Налоговый учет доходов и расходов регулируется главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

Под прибылью в целях главы 25 НК РФ понимается разница между полученными налогоплательщиком доходами и произведенными расходами, которые определяются в соответствии с требованиями НК РФ.

Согласно  ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты организации.

Кроме того, под расходами могут пониматься и убытки, полученные налогоплательщиком в соответствии со ст.265 НК РФ.

Что следует  понимать под обоснованными расходами?

Под обоснованными  расходами понимаются экономически оправданные затраты, выраженные в  денежной форме, о чем говорится  в ст.252 НК РФ:

«Документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в том числе таможенной декларацией,  проездными документами , приказом о командировке,  отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходы - любые затраты при условии, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода».

Глава 25 НК РФ все расходы налогоплательщика  в зависимости от их характера, а  также условий осуществления  и направлений деятельности классифицирует следующим образом: