Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

ОТЛИЧНО

 

 

 

 

 

 

Великие Луки

2004 год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание 

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                                                                      

1. Обзор литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                                            

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                 

2.2. Учет представительских расходов . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                   

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы . . . .

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами  . .

3.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                                              

Выводы и предложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций воз-никает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.  документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

    3.  контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно- операционные цели.

           Бухгалтерский учет с подотчетными  лицами имеет свои особенности.  Цель работы – изучить учёт  расчетов с подотчетными лицами.

          Задачи работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

• проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командиро-вочных расходов;

• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объект ООО "ЭлектроЛенд"

ООО осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и иными нормативными актами РФ.

ООО "ЭлектроЛенд" предоставляет полный комплекс услуг от планирования и проектирования до пусконаладочных работ и сервисного обслуживания объектов. В частности в состав комплексных решений входит: проектирование АСУТП, разработка систем управления электроприводами, поставка электрооборудования SIEMENS: коммутационных устройств, средств регулирования, контроля и управления, измерительных приборов и электроустановочных изделий; монтаж; пусконаладочные работы и ввод в эксплуатацию, сервисное гарантийное и послегарантийное обслуживание, обучение обслуживающего персонала.

В сферу деятельности Электро Лэнд входят

поставка следующих видов  продукции:

• электрооборудование для передачи и распределения электроэнергии класса напряжения от 6 до 35 кВ;

• техника автоматизации промышленных предприятий;

• электроприводная техника;

• оборудование для автоматизации и безопасности зданий;

• низковольное оборудование для промышленного применения;

• светотехническая продукция;

 

и оказание следующих услуг:

 

•    проектирование, монтаж и пусконаладка АСУТП;

•    модернизация станков  с ЧПУ;

•    производство низковольтных  комплектных устройств для распределения электроэнергии до 1 кВ, шкафов управления электроприводом и АСУ ТП;

•    обучение персонала, организация и проведение тематических технических семинаров, специальных  учебных курсов по электротехническому  оборудованию Siemens, средствам автоматизации и программирования, техническая поддержка.

Фактическая численность  ООО «ЭлектроЛэнд» составляет 284 человека, в том числе:

6 руководителей, 15 специалистов, 6 служащих, 257 рабочих.

ООО «ЭлектроЛэнд» применяет журнально-ордерную форму учета.

В ходе работы  использованы данные бизнес- плана, первичного учета, годовых отчетов, различных статей и публикаций об учете расчетов с  подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

1.Обзор литературы

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

• представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служеб-ные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

 Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Статьи и публикации о  закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о  расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия  включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталки-вается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо ру-ководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения  организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими  командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;

• кто направляется в командировку;

• место командировки;

• срок командировки;

• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

• условия командировке за пределами России;

• порядок оформления командировки;

• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения  расходов, понесенных командированным  работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового  Кодекса РФ   служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по  приобретению запасов;

• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

• подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

• другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными  договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ   для организаций, финансируемых  из федерального бюджета. деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

• фактическое время нахождения работника в командировке от-мечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

• днем выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;