Учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтер, обрабатывая авансовый  отчёт, ведёт учёт отдельно для целей  бухгалтерского учёта и для целей  налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также  нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в  налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в  установленном порядке. Такая корректировка  финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок.

После утверждения и обработки  авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам  расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано  внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

Дебет 50-2  «Касса в иностранной  валюте» Кредит 71

Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в  иностранной валюте»

При этом пересчёт валюты в  рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также  по счёту 91 «Прочие доходы и расходы.

 

 

 

 

 

 

 

3. Учет расчетов с подотчетными  лицами 

3.1. Первичный учет расчетов  с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЭлектроЛэнд» подразделяются на три вида.

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т–9). В  приказе указывается фамилия, имя  и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении (форма  №Т–10а) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т–10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также  фамилии, имена и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек  должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;

• идентификационный номер (ИНН)

• заводской номер ККМ;

• порядковый номер чека;

• дата и время покупки;

• стоимость (цену) покупки;

• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции

• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

• идентификационный номер продавца (ИНН);

• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

• идентификационный номер покупателя (ИНН);

• наименование товара (работы, услуги);

• стоимость (цена) товара (работ, услуг);

• налоговая ставка;

• сумма налога на добавленную стоимость;

• страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации (Приложение 7).

3. Третий вид – итоговая  документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная  форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется  для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные  расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных  учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным  лицом, и сумм расходов, принятых к  учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

 Рис 1. Схема первичной  документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. Однако для  уменьшения налогооблагаемой базы  по налогу на прибыль расходы  без первичных документов не  принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы  23 НК РФ соответствующие суммы  включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

 

3.2. Аналитический и синтетический  учет

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Таблица 3

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету По кредиту

Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода

Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица

Сальдо дебетовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму  соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды) 

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный  в счете-фактуре по приобретенным  запчастям;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных  ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены канцелярские  принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на суммы, возвращенные  в кассу подотчетным лицом,  неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные  из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит  непроизводственный характер и  финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и  расходы" Кредит 71

- если недостачу по  расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих  периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический  учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на этой же строке. В то же время журнал-ордер  № 7 сохраняет шахматную форму  записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные  командировки за отчетный месяц с  начала года, что необходимо для  составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под  отчет, авансовые отчеты — на израсходованные  суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера — на расхождения  в суммах, полученных и израсходованных.