Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО птицефабрика «Калининская

2.1 Характеристика ОАО птицефабрика  «калининская»

Открытое акционерное общество птицефабрика «Калининская» - крупное специализированное хозяйство по производству яиц и мяса птицы. Организационно – производственная структура управления осуществляется по цеховому принципу через главных специалистов, что соответствует перспективному развитию хозяйства.

ОАО птицефабрика «Калининская» расположена на юго-восточной части Пермского района, который относится к природной зоне Пермской области. Производственный центр расположен в с.Бершеть в 30 км от районного центра, в 2 км от ближайшей железнодорожной станции Юг, в 33 км от областного центра в г.Перми. Заготовительные пункты :зерна – г. Пермь, мяса – г.Кунгур, Курья; молока – Кукуштан. Связь с районами и областным центром осуществляется по асфальтированной дороге республиканского значения.

2.2 Учет подотчетных сумм на  предприятии

На рассматриваемом предприятии существуют следующие виды расчетов с подотчетными лицами:

1. Операционно – хозяйственные
2. Командировочные

Операционно – хозяйственные нужды представляют собой приобретение канцтоваров. Рассмотрим отражение в учете ОАО птицефабрика «Калининская» приобретение канцтоваров и инвентаря на хозяйственные еужды.

Менеджеру по продажам Комаровой С.В. по разрешению руководителя организации по расходно – кассовому ордеру «17 от 25.02.2010 выдан аванс на приобретение инвентаря на сумму 500 рублей. Задолженности по подотчетным суммам у Комаровой С.В. нет. 28 февраля 2010 г. Комарова предоставила авансовый отчет №11 об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены оправдательные документы. Корреспонденция счетов показана в таблице 1.

 

Таблица 1

 

№ п/п	Документ	Операция	Корреспонденция счетов		Сумма, руб
			дебет	кредит
1.	РКО №17 от 25.02.2010	Выдано из кассы под отчет на хоз.нужды Комаровой	71	50	500,00
2.	Авансовый отчет №11 от 28.02.2010	Поступление инвентаря по чеку	10	71	480,65
3.	ПКО №14	Возврат в кассу подотчетных сумм от Ежовой Е.Е	50	71	19,35

 

 

Наиболее распространенным примером является командировка в пределах Российской Федерации. Рассмотрим следующий пример.

Директору ОАО птицефабрика «Калининская» Рошак А.В. выдан аванс в сумме 27300 руб. по РКО №115 от 22.12.2010 г на командировку на предприятие ООО «ВПК» в г.Москва. Для обоснования командировки Рошак А.В. имеются следующие основания:

1. Служебное задание №25 от 22.12.2010 О направлении в командировку Рошак А.В. сроком на 3 дня, с 23.12.2010 по 25.12.2010 в Москву в компании «ВПК» для настройки оборудования;
2. Командировочное удостоверение № 21 от 22.12.2010

Рошаком А.В. представлен авансовый отчет №67 от 26.12.2010 об изразходованных суммах, с приложением следующих оправдательных документов:

1. Квитанция за гостиницу на 3 800 раб;
2. Кассовые чеки на приобретение ГСМ на 1368 руб.

26.12.2010 г. Рошаком А.В. осуществлен  возврат неизрасходованных сумм  по ПКО №91 от 26.12.2010 в сумме 21 132 руб.

Отразим указанные операции в бухгалтерском учете (Таблица 2)

Таблица 2

 

 

№ п/п	Документ	Операция	Корреспонденция счетов		Сумма, руб
			дебет	кредит
1.	РКО №115 от 22.12.2010	Выдано из кассы под отчет на командировку Рошаку А.В.	71	50	27300,00
2.	Авансовый отчет №67 от 26.12.2010	Расходы за проживание по квитанции 3112 от 23.12.2010	44	71	3800,00
3.	Авансовый отчет №67 от 26.12.2010	Суточные	44	71	1000,00
4	Авансовый отчет №67 от 26.12.2010	Поступление материалов по чеку Бензин	44	71	720,00
5	Авансовый отчет №67 от 26.12.2010	Поступление материалов по чеку Бензин	44	71	648,00
6	ПКО №91 от 26.12.2010	Возврат в кассу подотчетных сумм от Рошака А.В.	50	71	21 132,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Первичный учет

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Птицефабрика «Калининская»» подразделяются на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в  отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки  на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя (приложение 1), служебное задание, командировочное удостоверение (приложение 2), расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер(приложение

3).

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки (приложение 4) и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная (приложение 5), акт, бланк строгой отчетности, квитанция к

 

приходному кассовому ордеру (приложение 6), счет-фактура(приложение 7) . Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозяйственные товары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

 

В счёте-фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование    грузополучателя    в    соответствии    с    учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации (Приложение 7).

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет(приложение 8) об истраченных суммах полученных денежных средств.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении    5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные

 

подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

2.4. Синтетический и аналитический учет

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71-это остаток       долга    подотчетного    лица    на    начало       периода	Сальдо   начальное  —  это   остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода | периода	Сальдо кредитовое на конец периода — это  остаток долга подотчетному лицу на конец

 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».