Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Обязательства, которые  нельзя принять в зачет взаимных требований, перечислены в ст. 411 ГК РФ. Это задолженность, по которой  истек срок исковой давности (три  года с момента ее возникновения); требование о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью; обязательства по алиментам и пожизненному содержанию. Кроме того, запрет на погашение того или иного обязательства зачетом может быть предусмотрен договором либо законом.

Основанием для взаимозачета является взаимная задолженность. Для проведения взаимозачета следует выявить взаимную задолженность и составить акт ее сверки. Следующий этап погашения взаимной задолженности - направление заявления (уведомительного письма) о проведении зачета. По общему правилу для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ). Сторона, решившая провести зачет взаимных требований, оформляет документ о проведении такого зачета, который подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и скрепляется печатью. Подписи другой стороны не требуется - это подтверждено судебной практикой. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения другой стороной заявления о проведении зачета. В связи с этим важно, чтобы она подтвердила, что получила заявление.

Кроме указаний о том, для кого и от кого направлено заявление, в нем должны содержаться следующие  данные: по каким требованиям производится зачет, основания их возникновения; сумма, на которую производится зачет, с выделенной отдельной строкой  суммой НДС; с какого момента организация считает себя по отношению к контрагенту и контрагента по отношению к себе не связанными какими-либо правами и обязательствами на сумму взаимозачета. Поскольку данный документ составляется в одностороннем порядке (не подписывается обеими сторонами), дата совершения операции по зачету взаимных требований назначается по усмотрению уведомляющей стороны. Это может быть конкретная дата, оговоренная в уведомлении отдельно, либо дата получения уведомления другой стороной, подтвержденная органами почтовой связи, либо дата истечения оговоренного в уведомлении срока и т.п. С этого момента задолженность стороны на зачтенную сумму прекращается.

Другим способом документального  оформления операций взаимозачета является договор зачета взаимных требований. Название документа не имеет значения. Это может быть акт сверки наличия и погашения задолженности (акт взаимозачета); соглашение (договор) о погашении взаимных обязательств; дополнительное соглашение о проведении зачета, прилагаемое к основным договорам, и т.п.

Акт взаимозачета подписывается  представителями сторон и заверяется печатями организаций. Кроме руководителя он должен быть подписан главным бухгалтером. Такое требование к оформлению расчетных  документов, к которым относится  акт взаимозачета, содержится в п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ.

В акте взаимозачета нужно  подробно отразить состав возникшей  задолженности. Сторонам необходимо указать  сумму обязательств друг перед другом отдельно по каждой операции, проведенной  ранее. Суммарная величина задолженности должна фигурировать в акте как итог, но не подменять собой детальной расшифровки долга. Задолженность сторон, отраженная в акте, сопровождается ссылками на подтверждающие документы: договоры, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные документы. Следует отдельно выделить сумму НДС, относящуюся к каждому обязательству.

Инвентаризация  обязательств

После окончания  календарного года перед составлением годовой отчетности организации  должны произвести инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (в том числе с банками, с бюджетом и с обособленными подразделениями организации), чтобы подтвердить правильность сумм на счетах бухгалтерского учета. Для сверки с покупателями, поставщиками (подрядчиками) и обособленными подразделениями составляют акты сверки расчетов.

Акт составляют по каждому контрагенту (дебитору и  кредитору) в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Форма акта законодательно не утверждена. «Акт сверки взаимных расчетов составляют на основании данных бухгалтерского учета организаций в произвольной форме, с указанием всех реквизитов, обязательных для первичной учетной документации (ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ). Этот документ не является обязательным, он носит, скорее, вспомогательный характер. В нем стороны констатируют образовавшуюся задолженность с указанием номеров договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей с выделенным НДС. Как правило, акт сверки расчетов составляют для того, чтобы в дальнейшем записи в бухгалтерском учете участников взаимозачета были идентичными, а разногласия между организациями сведены к минимуму.

Перед проведением  инвентаризации расчетов с кредиторами  и дебиторами бухгалтер согласно Постановлению Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 составляет справку по форме, утвержденной этим же Постановлением.

Результаты  инвентаризации расчетов с контрагентами  сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17).

Он составляется на основании актов сверки и справки  в двух экземплярах и подписывается  ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

2.2. Формы безналичных расчетов

В процессе осуществления  товарных операций можно применять  различные формы безналичных  расчетов. Наиболее распространенными  из них являются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.

Формы безналичных расчетов организации избирают самостоятельно и предусматривают их в договорах  со своими контрагентами. Банки не должны вмешиваться в договорные отношения  своих клиентов.

Платежные поручения - применяют при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, при расчетах с бюджетом и т.д. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств. Банк обязан проинформировать плательщика об исполнении его поручения в течение 1 дня.

Наиболее часто во взаимоотношениях между поставщиками и покупателями применяют расчеты по инкассо с использованием платежных требований с акцептом или без акцепта и инкассовых поручений, оплата которых производится в бесспорном порядке. Платежное требование - является расчетным документом, содержащим требование кредитора по основному договору к должнику об уплате определенной денежной суммы через банк.

Акцептная форма - расчетов дает возможность контролировать выполнение поставщиком условий договора, сроков, качества поставки и т.д. минимальная сумма акцептуемых счетов при этом виде расчетов обычно ограничивается в договоре.

Отгрузив продукцию  или выполнив работу, поставщик выписывает на имя покупателя счет и платежное требование. Счет при реестре сдается в банк на инкассо. Если расчетные счета поставщика и покупателя находятся в разных банках, обычно выписываются 4 экземпляра расчетных документов, если в одном – 3.

 При использовании организацией особых форм расчетов (аккредитивами, чековыми книжками, банковскими картами) в банке открываются специальные счета, источником формирования которых являются денежные средства на расчетных и валютных счетах. Синтетический учет операций по специальным счетам в рублях и иностранной валюте осуществляется на счете 55 «Специальные счета в банках», которому в соответствии с Планом счетов предусмотрены соответствующие субсчета: 55.1 «Аккредитивы», 55.2 «Чековые книжки», 55.3 «Депозитные счета».

Аккредитив - представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи средств в пользу получателя по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. При использовании аккредитива поставщику гарантировано поступление платежа от покупателя.

Чек – это ценная бумага, содержащее ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной суммы чекодержателю.

2.3. Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику, в программе 1С, используемой на рассматриваемом предприятии, предполагается к тому же аналитический учет по субконто. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

• поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• поставщикам по неотфактурованным поставкам;
• авансам выданным;
• поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по просроченным оплатой векселям;
• поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Аналитический учет расчетов должен обеспечить оперативный контроль расчетов не только с каждым поставщиком, но и по каждой поставке. Поэтому  учет расчетов организуют по поставщикам (подрядчикам) и по счетам-фактурам. Для этого используют журнал-ордер по кредиту счета 60 (форм № 6АПК) и реестр операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (приложение к журналу-ордеру № 6АПК). В зависимости от объема расчетного оборота и интенсивности расчетных операций журнал-ордер может быть заведен на год, полугодие, квартал и месяц. Записи в реестре осуществляются линейно-позиционным способом. В конце месяца итоги записей (оборот) по каждому поставщику (подрядчику) из реестра переносят в журнал-ордер. Оборот в журнале-ордере показывают по контрагентам и в целом по корреспондирующим счетам, что позволяет итоги журнала-ордера сверить с регистрами учета товарно-материальных ценностей и учета затрат.

Заключение

Целью написания данной курсовой работы являлось изучение темы «Учета расчетов с поставщиками и  подрядчиками».

В соответствии с Планом счетов для учета предусмотрен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с соответствующими субсчетами.

В ходе выполнения курсовой работы были изучены главные аспекты данной темы, изучено предназначение счёта 60 «Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками». Счет 60 является преимущественно пассивным. По его кредиту отражается возникающая кредиторская задолженность, а по дебету – ее погашение. Счет 60 может быть активным только в том случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств целесообразно открыть к данному счету субсчет «Авансы выданные». Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров. Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику.

Расчеты между поставщиком  и покупателем ведутся на основании  заключенного между ними договора. По договору поставки поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Поставщики и подрядчики могут предоставлять организации  коммерческий кредит, который может  быть предоставлен в виде аванса, предоплаты, отсрочки или рассрочки оплаты товаров (работ, услуг) по договорам, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками.

После окончания календарного года перед составлением годовой  отчетности организации должны произвести инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (в том числе с банками, с бюджетом и с обособленными подразделениями организации), чтобы подтвердить правильность сумм на счетах бухгалтерского учета. Для сверки с покупателями, поставщиками (подрядчиками) и обособленными подразделениями составляют акты сверки расчетов.

Все используемые бухгалтерские  документы в установленные сроки  передаются в архив. Сроки хранения определяются в зависимости от степени  важности документов.