Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

 Приходные кассовые  ордера и квитанции к ним,  а также расходные кассовые  ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко  и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки,  помарки или исправления в  этих документах не допускаются.

 

В приходных и расходных  кассовых ордерах указывается основание  для их составления, и перечисляются  прилагаемые к ним документы.

 

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

 

 Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может  производиться только в день  их составления.

 

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

 

а) наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

 

б) правильность оформления документов;

 

в) наличие перечисленных  в документах приложений.

 

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов.

 

Регистрация приходных и  расходных кассовых документов может  осуществляться с применением средств  вычислительной техники. При этом в  машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

 

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. В журнале регистрации (форма № КО-3) приходные и расходные  кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируются в  разделе «Приходные документы», расходные  в разделе «Расходные документы». По каждому документу составляется дата его составления, номер, сумма  и целевое назначение. Нумерация  осуществляется с начала года в порядке  возрастания отдельно по приходу  и расходу.

 

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой книге.

 

Каждое предприятие ведет  только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

 

Записи в кассовой книге  ведутся в 2-х экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

 

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия  или лица, его заменяющего.

 

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой книге.

 

Каждое предприятие ведет  только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

 

 Записи в кассовой  книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые  экземпляры листов должны быть  отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

 

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия  или лица, его заменяющего.

 

Платежное поручение выписывается в случае, когда инициатива платежа  исходит от плательщика при наличии  на его расчетном счете денежных средств. Оформление платежного поручения  имеет место по таким операциям  как уплата платежей в бюджет, во внебюджетные фонды. Срок предъявления платежного поручения в банк - не позднее 10 дней с даты выписки.

 

Платежное требование - расчетный  документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в трех экземплярах  и вместе с отгрузочными документами  при реестре направляется в банк покупателя. Последний оставляет у себя отгрузочные документы и помещает их в картотеку №1. Платежное требования направляются плательщику для акцепта, то есть согласия на оплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк. Первый экземпляр служит основанием для списания средств с расчетного счета плательщика и после этого помещается в документы дня банка. Второй экземпляр направляется банку, обслуживающему поставщика. Третий экземпляр вместе с отгрузочными документами возвращается плательщику как расписка в приеме и совершении оплаты.

 

Типичные ошибки при заполнении счетов-фактур.

 

Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также  основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ).

 

Порядок заполнения счетов-фактур до сих пор остается одним из самых  наболевших вопросов, связанных с  возмещением НДС.

 

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при выставлении  и оформлении счетов-фактур.

 

Срок выставления счета-фактуры. При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить  покупателю счет-фактуру не позднее  пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

 

Однако при выставлении  счетов-фактур следует учитывать  особенности условии заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных  с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такие, как непрерывный отпуск товаров  и оказание услуг по транспортировке  одним и тем же покупателям  электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг электросвязи, банковских услуг, ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т. д.

 

В этих случаях допускается  составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем  товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в  месяц и не позднее 5-го числа месяца следующего за истекшим месяцем.

 

Составление счетов-фактур и  регистрацию их в книге продаж следует производить в том  налоговом периоде, в котором  состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой  для целей налогообложения.

 

Заполнение счета-фактуры. Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п. 5 и 6 ст.169 НК РФ, а также в приложении 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выстеленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 02. 12. 2000 № 914 (далее -- Привила).

 

Невыполнение требований, не указанных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, предъявленной продавцом (изготовителем, подрядчиком, исполнителем).

 

В счете-фактуре должны быть указаны:

 

1. Порядковый номер (он ведется в соответствии с делопроизводством, организованным у налогоплательщика) и дата выписки счета-фактуры (указывается календарная дата (число, месяц, год), когда продавец (изготовитель, исполнитель и т. п.) выставляет счет-фактуру).

 

2. Наименование (для коммерческих организаций -- фирменное наименование, для индивидуальных предпринимателей -- имя), адрес (для индивидуальных предпринимателей место жительства, для юридических лиц -- место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами), идентификационный номер налогоплательщика и покупателя Указанные сведения необходимо определять исходя из норм ст. 19, 20, 54 ГК РФ и ст. 84 НК РФ Показатели «ИНН покупателя» и «ИНН продавца» дополнены кодом причины постановки на учет (КПП).

 

3. Наименование и адрес  грузоотправителя и грузополучателя.  При оказании услуг, когда отсутствуют  понятия «грузоотправитель» и  «грузополучатель», в соответствующих  строках ставятся прочерки.

 

Указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк  счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в стр. 4 счета-фактуры продавец указывает  полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и  его почтовый адрес, а в стр. 6 -- полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами

 

4. Номер платежно-расчетного  документа в случае получения  покупателем (подрядчиком, исполнителем) аванса или иных платежей (например, задатка) в счет предстоящих  поставок (или выполнения работ,  оказания услуг).

 

Здесь может возникнуть вопрос, какие документы относятся к  «платежно-расчетным» при оформлении счета-фактуры. Это зависит от того, какую форму расчетов с поставщиком  применяет организация. Если используется безналичная форма расчета то согласно п. 2.3 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ от 03. 10. 02 № 2-П, при осуществлении безналичных форм расчетов используются следующие расчетные документы платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

 

Если расчеты осуществляются с использованием наличных денежных средств, то согласно Федеральному закону от 22. 05. 2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт в стр. 5 счета-фактуры должен быть указан номер чека и дата покупки.

 

При получении авансовых  или иных платежей в счет предстоящих  поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счете-фактуре, выписываемом в одном экземпляре, по стр. 5 указываются  реквизиты расчетных документов, на основании которых осуществляются операции по перечислению денежных средств на счет поставщика товаров (работ, услуг).

 

При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет ранее  полученных авансовых платежей в  счете-фактуре также следует указывать  номер платежно-расчетного документа, на основании которого был получен  платеж.

 

5. Наименование поставляемых  товаров (с употреблением их  общепринятых названий и в  необходимых случаях -- кодов, например, кодов ТН ВЭД), видов выполненных работ, оказанных услуг и единицы измерения (в штуках, литрах, тоннах, килограммах и т. п.).

 

. Количество (объем) поставленных (отгруженных) товаров, работ,  услуг по данному счету-фактуре  исходя из принятых по этому  документу единиц измерения (например, 20 т., 40 л., 50 м. и т. д.).

 

. Цена (тариф) за единицу  измерения по договору (контракту)  без включения в нее НДС  и в случаях применения государственных  регулируемых цен (тарифов), включающих  в себя НДС, с учетом налога.

 

. Стоимость товаров (работ,  услуг) за все количество поставляемых (отгружаемых) но счету-фактуре  товаров (работ, услуг) без включении  в нее НДС.

 

. Сумма акцизов (только  подакцизным товарам).

 

10. Налоговая ставка (ее  размер определяется в соответствии  со ст. 164 НК РФ) При этом если  установлена нулевая ставка, то  и ее нужно указывать.

 

. Сумма НДС, предъявляемая  покупателю (заказчику) товаров (работ,  услуг) и определяемая исходя  из применяемых налоговых ставок.

 

. Стоимость всего количества  поставляемых (отгружаемых) по счету-фактуре  товаров (работ, услуг) с включением  в нее суммы НДС.

 

. Страна происхождения  товара (если это отечественный  товар, то не нужно указывать  Россию).

 

. Номер грузовой таможенной  декларации (если товар ввезен  на таможенную территорию Российской  Федерации).

 

При реализации товаров, страной  происхождении которых не является Россия, обязательно заполняются  гр. 10 и 11.

 

Если нет возможности, то можно не указывать единицу  измерения товаров (работ, услуг), количество товаров (работ, услуг), цену (тариф) за единицу измерения.

 

Такие реквизиты, как «Страна  происхождения» и «№ ГТД» указываются  только по импортным товарам. При  этом, если поставщиком в гр. 10 «Страна происхождения» указана "Россия", это не является нарушением при заполнении счета-фактуры. Следует учесть, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено обязательного проставления прочерков в случае не указания отдельных сведений в счете-фактуре.

 

Счет-фактуру обязательно  должны подписать (п. 6 cт. 169 НК РФ):

 

Руководитель организации. При этом нужно указывать наименование этого органа в полном соответствии с учредительными документами организации (например, генеральный директор ОАО) Если в организации создан Единоличный исполнительный орган, то он и подписывает счет-фактуру, если в организации существует Коллективный исполнительный орган (и Единоличного исполнительного органа нет), то счет-фактуру подписывает лицо, возглавляющее коллективный исполнительный орган организации (например, председатель правления полного товарищества и т. д.);