Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

главный бухгалтер организации. Он подчиняется непосредственно  руководителю организации и подписывает  документы, в частности счет-фактуру.

 

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель то он и подписывает этот документ с  указанием реквизитов свидетельства  о государственной регистрации, к которым относятся регистрационный  номер, дата выдачи свидетельства, наименование органа власти, выдавшего его, номер  и дата решения о регистрации, т. е. данные, которые позволяют точно  идентифицировать налогоплательщика.

 

Подписать счет-фактуру вместо руководителя и (или) главного бухгалтера вправе также и иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью  от имени организации. Данное положение  не распространяется на индивидуальных предпринимателей.

 

При подписании счетов-фактур для расшифровки подписи продавцу следует указывать инициалы и  фамилию.

 

Налогоплательщики могут  вносить в счет-фактуру изменения, но они не должны нарушать последовательность расположения и число показателей  счета-фактуры, в том числе счет-фактура  может быть заполнен комбинированно (компьютерным и ручным способом).

 

Не подлежат регистрации  в книге покупок и книге  продаж счета-фактуры, имеющие подчистки  и помарки (п. 29 Правил). Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием  даты внесения исправления. Регистрация  в книге покупок счетов-фактур с внесенными в них исправлениями  производится в том налоговом  периоде, в котором счета-фактуры  с указанными исправлениями получены.

 

Рассмотрим особенности  составления счетов-фактур.

 

Реализация товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения. Если организация реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) через обособленные подразделения, счета-фактуры оформляются в соответствии с разъяснениями, указанными в письме МНС России № ВГ-6-03/404 от 21.05.01.Счета-фактуры  на отгруженные товары (выполненные  работы, оказанные услуги) выставляются покупателям обособленными структурными подразделениями. Счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров  в целом по организации.

 

Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и  присвоение составных номеров с  индексом обособленного подразделения, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и  продаж ведутся обособленными подразделениями  в виде разделов единых журналов учета  полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж организации. По истечении налогового периода (месяца или квартала) указанные разделы  книг покупок и книг продаж обособленные подразделения представляют для  оформления единых книг покупок и  продаж налогоплательщика и составления  налоговой декларации.

 

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж у таких  организаций должен быть отражен  в учетной политике для целей  налогообложения.

 

3 Практика учета расчетов  на ООО «ЭКОС»

 

3.1 Порядок учета расчетов  на ООО «ЭКОС»

 

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии -- отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

 

На поступающие материалы  организация, как правило, получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные  и сопроводительные документы. В  соответствии с графиком документооборота необходимо:

 

зарегистрировать документы  в журнале учета поступающих  грузов;

 

проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу  и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

 

проверить правильность информации в расчетных документах;

 

акцептовать (оплатить) расчетные  документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

 

определить фактические  размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

 

* передать своевременно  документы в подразделения организации  для последующей обработки.

 

В расчетах за приобретенные  организацией материальные ценности применяются:

 

-товарно-транспортная накладная;

 

-счет-фактура;

 

-расчетно-платежные документы  по банку;

 

-приходный и расходный  кассовые ордера;

 

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на их получение. Приемка  материалов от организаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров  купли-продажи и перевозки груза.

 

Сопроводительные документы  на поступившие покупателю грузы  передаются соответствующему подразделению  организации (отделу материально-технического снабжения, складу) для приемки и  оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данным расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и  сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

 

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

 

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад. Например, на стройках строительные материалы, конструкции  и детали, как правило, завозятся  непосредственно на объекты строительства. Такие материалы отражаются в  учете как поступившие на склад  и переданные в подразделение  организации, в приходных и расходных  документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы  получены от поставщика и выданы подразделению  без завоза их на склад (транзитом)

 

Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также  основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ).

 

При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить  покупателю счет-фактуру не позднее  пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

 

Составление счетов-фактур и  регистрацию их в книге продаж следует производить в том  налоговом периоде, в котором  состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой  для целей налогообложения.

 

Если поставка соответствует  условиям договора, материально ответственным  лицом на складе выписывается приходный  ордер (форма № М-4). Он используется для учета материалов, поступающих  от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре материально  ответственным лицом в день поступления  ценностей на склад. При неоднократном  получении в течение дня однородного  груза можно выписывать один приходный  ордер за день. На оборотной стороне  приходного ордера делается отметка  о каждой партии с подведением  итога за день.

 

Для сокращения количества первичных  учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения  качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется  штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи  материально ответственного лица. При  поступлении материалов, приобретенных  подотчетными лицами за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт (справка) о  покупке на рынке или у населения.

 

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение  с данными сопроводительных документов либо условиями договоров (недостача, излишки, пересортица, вмятины, поломка, бой), а также в случае неотфактурованной поставки, специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалом (форма № М-7) в двух экземплярах. При этом приходный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приходным документом и основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком.

 

Акт о приемке материалов предназначен для оформления поступивших  материальных ценностей в тех  случаях, когда имеются расхождения  по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке  материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой -- в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику.

 

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать  графику документооборота, который  разрабатывается организацией с  учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и  функциональных обязанностей подразделений  и должностных лиц.

 

Первичные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации. Программы  кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации  в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных  учетных документов.

 

3.2 Формы расчетов с  поставщиками и подрядчиками  на предприятии

 

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими  предпринимательской деятельности, могут производиться наличными  деньгами (ст. 140 ГК РФ) без ограничения  суммы или в безналичном порядке.

 

Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут  производиться также наличными  деньгами, если иное не установлено  законом.

 

Безналичные расчеты производятся через банки, иные кредитные организации (далее - банки), в которых открыты  соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено  используемой формой расчетов (ст. 861 ГК РФ).

 

При осуществлении безналичных  расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты  по инкассо, а также расчеты в  иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с  ним банковскими правилами и  применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

 

Стороны по договору вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов, указанных  выше (ст. 862 ГК РФ).

 

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика  за счет средств, находящихся на его  счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке  в срок, предусмотренный законом  или устанавливаемый в соответствии с ним, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского  счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Правила настоящего параграфа  применяются к отношениям, связанным  с перечислением денежных средств  через банк лицом, не имеющим счет в данном банке, если иное не предусмотрено  законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами или не вытекает из существа этих отношений.

 

Порядок осуществления расчетов платежными поручениями регулируется законом, а также установленными в соответствии с ним банковскими  правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (ст. 863 ГК РФ).

 

Содержание платежного поручения  и представляемых вместе с ним  расчетных документов и их форма  должны соответствовать требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими  правилами.

 

При несоответствии платежного поручения требованиям, указаннным выше, банк может уточнить содержание поручения. Такой запрос должен быть сделан плательщику незамедлительно по получении поручения. При неполучении ответа в срок, предусмотренный законом или установленными в соответствии с ним банковскими правилами, а при их отсутствии - в разумный срок банк может оставить поручение без исполнения и возвратить его плательщику, если иное не предусмотрено законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами или договором между банком и плательщиком (ст. 864 ГК РФ).

 

При расчетах по аккредитиву  банк, действующий по поручению плательщика  об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется  произвести платежи получателю средств  или оплатить, акцептовать или  учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.