Учет расчетов с поставщиками

Поступление материалов от поставщиков производится на основании договоров поставки. Поставка продукции произво­дится поставщиком: иногородним покупателям (строитель­ным предприятиям) — путем отгрузки железнодорожным или водным, автомобильным транспортом; одногородним получа­телям, как правило, автомобильным транспортом.

На отгруженные материалы поставщики выписывают пла­тежные требования или счета-фактуры с приложенными к ним отгрузочными документами (товарно-транспортные нак­ладные, железнодорожные накладные и др.) и высылают их покупателям.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фак­туры и др.) на поступающие материалы по железной дороге, водным транспортом и другим направляются в отдел снабже­ния организации, работники которого обязаны:

      зарегистрировать документы в журнале учета поступаю­щих грузов по форме № М-1 (см. табл. 2.1);

      проверить соответствие данных этих документов договору поставки, в частности, наименование материала, количество, цена, сроки поставки и др.;

      сделать в карточках или книге оперативного учета соот­ветствующие записи о выполнении договора поставки;

      акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные доку­менты поставщика или отказаться от акцепта;

      передать документы в финансовый отдел или бухгалте­рию.

По мере поступления материальных ценностей на склады организации в журнале делается отметка о номерах приход­ных ордеров (или актов о приемке) и датах поступления или запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.

Работник, регистрирующий документы на получение гру­зов, обязан периодически на первое число каждого месяца сверять с бухгалтерией организации данные о материалах в пути.

В строительных организациях, в которых по штатному расписанию отсутствуют отделы (службы) снабжения, руко­водителем организации назначается лицо, которому должны первоначально передаваться документы для проверки и на визу. Журнал учета поступающих грузов в этом случае не ве­дется.

Для оформления права лица выступать в качестве доверен­ного лица организации при получении груза непосредственно со склада поставщика или железной дороги, отпускаемого им по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, бухгалтерия выдает в одном экземпляре под расписку получателю доверен­ность по форме № М-2 (см. табл. 2.2).

Если материалы со складов поставщиков строительные предприятия получают регулярно, то в этом случае выдается доверенность по форме № М-2а. Выдачу этих доверенностей ре­гистрируют в журнале учета выданных доверенностей по форме № М-3 (см. табл. 2.3).

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организа­ции, не допускается. Доверенность должна быть полностью за­полнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выпи­сана. Срок действия доверенности, как правило, не более 15 дней.

Поступившие на склад материальные ценности должны быть своевременно оприходованы и отражены на счетах бух­галтерского учета. Материалы, поступающие на склады, дол­жны приниматься по счету, весу, объему и качеству и приходо­ваться в соответствующих единицах измерения.

Если материалы поступают в одной единице измерения (по весу), а приходуются, в другой единице (по счету), в этом слу­чае их движение должно отражаться в аналитическом учете в двух единицах измерения по весу и счету. Железобетонные, деревянные конструкции и изделия учитываются в штуках по маркам, метрах квадратных, кубических и т.д. Например, па­нели перекрытия шт. 10/20 м3, блоки оконные 02 р 12-15 шт. 20/50 м2 и т.д. Если материал поступает в тоннах, а расходует­ся в килограммах, его надо приходовать в килограммах.

На поступившие на склад материалы кладовщики выпи­сывают приходные ордера по форме № М-4 (см. табл. 2.4). На основании их зав. складами (кладовщики) делают записи в карточках складского учета материалов по форме № М-12. Ес­ли поступление материалов незначительное, приходные орде­ра по форме № М-4 можно не выписывать, а записи в склад­скую картотеку делаются на основании документов постав­щиков. 

Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, не соответствующего качества или имеющие количественное рас­хождение (недостачи) либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов их приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов по форме № М-7 (см. тал. 2.5).

Он составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензии поставщику. При наличии       приемного акта по форме № М-7 приходный ордер не выписы­вается. 

Материалы, изготовленные в подсобных и вспомогатель­ных производствах строительных организаций, приходуются на склады на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме № М-11. Они применяются для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

2.2. Поступление материалов от подотчетных лиц

Материалы могут также поступать на склады от подотчет­ных лиц, приобретающих их за наличный расчет. Подотчет­ные лица должны представлять в бухгалтерию организации документы, подтверждающие факт оплаты полученных мате­риальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитан­ции к приходным ордерам, чеки контрольно-кассовых аппара­тов и др.), а также документы, подтверждающие факт получе­ния материальных ценностей.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного места жительства и паспор­тные данные.

Повторно используемые подрядчиком конструкции, дета­ли и материалы, полученные от разборки зданий и сооруже­ний, подлежат оприходованию по ценам их возможного ис­пользования за вычетом стоимости переработки необходимой для применения их в дело по актам формы № М-35.

Для учета движения товарно-материальных ценностей, ес­ли их перемещение осуществляется с участием автомобильно­го транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы предназначена товар­но-транспортная накладная форма № ТТН-1 (см. табл. 2.6).

Она служит основанием для списания товарно-материаль­ных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у гру­зополучателя, а также для складского, оперативного и бухгал­терского учета. Товарно-материальные ценности, поступаю­щие из-за пределов Республики Беларусь, приходуются на ос­новании документов, выписанных грузоотправителем.

Материальные ценности отпускаются со складов и при­объектных кладовых на производство строительно-монтаж­ных работ, на нужды вспомогательных и подсобных про­изводств, на хозяйственные и другие цели только материально ответственным лицам. Список лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, образцы их подписей и именные штампики передаются на склады.

Материальные ценности должны отпускаться на производ­ство строительно-монтажных работ и на другие цели по весу, объему или счету в соответствии с нормами расхода. В соответ­ствии с нормами устанавливается лимит отпуска материалов.

Для оформления отпуска материалов, которые многократ­но используются на нужды производства, предназначены ли­митно-заборные карты по формам № М-8, М-28, М-28а. Они выписываются производственным или плановым отделом в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передает­ся структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.

При отпуске материалов со склада кладовщик расписыва­ется в лимитно-заборной карте структурного подразделения, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структур­ного подразделения. После использования лимита и по окон­чании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию (см. табл. №2.7).

Для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобиль­ных транспортных средств (почтой или нарочным), предназна­чена товарная накладная на отпуск и оприходование товар­но-материальных ценностей формы № ТН-2 (см. табл. 2.8).

Материалы, потребляемые нерегулярно, на хозяйственные и прочие нужды, отпускаются требованиями (см. табл. 2.9). Ими также оформляется отпуск материалов на замену, сверх­лимитный отпуск. Для оформления сверхлимитного отпуска применяются требования, имеющие определенный отличи­тельный признак, например цветную диагональную полосу, цветной знак в углу документа и т.д. Требования на сверхли­митный отпуск выписываются только с разрешения лица, уполномоченного разрешать такой расход материалов.

  Требование выписывается в двух экземплярах, из которых первый с распиской  получателя остается на складе, а второй с подписью заведующего складом выдается на руки получателю.

Глава 3

Учет расчетов с поставщиками

Учет расчетов с поставщиками за полученные товарно-ма­териальные ценности (включая и расчеты за электроэнергию, газ, пар, воду и т.п.), а также по доставке или переработке ма­териальных ценностей, расчетные документы на которые ак­цептованы и подлежат оплате через банк, ведется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На этом счете также учитываются расчеты генеральных подрядных строи­тельных организаций со своими субподрядными организация­ми при выполнении ими строительно-монтажных, научно-ис­следовательских, опытно-конструкторских и технологических работ и полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и другие.

На счете 60 учитываются авансы под поставку материальных ценностей либо выполнение работ, а также по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков по частичной готовности.

Операции, связанные с расчетами за приобретенные мате­риальные ценности, принятые работы или потребленные услу­ги, проводятся по счету 60 независимо от времени оплаты предъявленного счета.

Этот счет активно-пассивный. По кредиту этого счета отра­жается фактическая стоимость поступивших материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг вместе с на­логом на добавленную стоимость, т.е. задолженность постав­щикам и подрядчикам, а по дебету — уменьшение этой задол­женности.

При ведении учета по полной журнально-ордерной форме расчеты с поставщиками отражаются в журнале-ордере № 6 (см. табл. 3.1). Записи в журнале-ордере № 6 производятся на основании счетов поставщиков и других организаций за посту­павшие на склады организации или находящиеся в пути материальные ценности и за оказанные услуги, а также на основа­ний приходных документов (приходные ордера, приемные акты др.) на поступившие в текущем месяце материальные ценности, по которым счета поставщиков в организацию не поступили. Журнал-ордер № 6 представляет собой комбиниро­ванный регистр, в котором аналитический учет совмещен с синтетическим. Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету. При этом построение анали­тического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не насту­пил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным доку­ментам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; пос­тавщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и др. Учет операций ведется в хронологическом по­рядке по мере поступления счетов доставщиков и других орга­низаций.

В журнале-ордере № 6 применяется линейно-позиционный способ бухгалтерских записей, который означает, что по одной строке записывается сумма, причитающаяся к оплате постав­щикам по каждому счету, и одновременно по этой же строке записывается оплаченная сумма. В журнале-ордере № 6 запи­си операций по кредиту счета 60 ведутся в течение текущего месяца, а по дебету этого счета — в течение одного или двух ме­сяцев. Если журнал-ордер № 6 ведется по дебету в течение двух месяцев, в этом случае неоплаченные счета переносятся в жур­нал-ордер, который открывается в третьем месяце.

Например, счета, отраженные в журнале-ордере за май и не уплаченные в мае и июне, переносятся в журнал-ордер за июль. Такой порядок учета удобен в организациях, у которых счета ежемесячно оплачиваются неравномерно. В организаци­ях, у которых ежемесячное количество неоплаченных счетов незначительно, учет в журнале-ордере № 6 как по кредиту, так и по дебету ведется за один месяц.