Учет с подотчетными лицами и работниками по прочим операциям

Текущая деятельность предприятия представляет собой непрерывное движение ценностей, а также возникновение и исполнение взаимных обязательств, связывающих данное предприятие с контрагентами, бюджетом, работниками, собственниками. Основной удельный вес в подобных обязательствах составляют расчеты с внешними по отношению к предприятию лицами - дебиторами и кредиторами - за поставленную продукцию. В результате расчетных операций предприятие одновременно выступает финансовым донором и реципиентом. Исходя из здравого смысла понятно, что получение денежных средств во временное пользование, особенно если это делается бесплатно, более предпочтительно по сравнению с отвлечением собственных средств, т.е. кредиторская задолженность в известном смысле лучше, чем дебиторская. Тем не менее избежать появление дебиторской задолженности по текущим операциям практически невозможно (для этого нужно продавать всю свою продукцию на условиях предоплаты или оплаты за наличный расчет, а это возможно лишь в исключительно редких случаях; например, когда продукция пользуется повышенным спросом); кроме того, и безмерное наращивание кредиторской задолженности также весьма проблематично в виду естественных ограничений на объемы потребляемого сырья, наличия штрафных санкций за неисполнение обязательств и т.п. Поэтому на любом предприятии существует определенная, формализованная система регулирования отношений с контрагентами по товарным операциям.

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые достаточно статичны, не могут быть резко изменены, поскольку в значительной степени определяются сутью технологического процесса, дебиторская задолженность представляет собой вариабельный и динамический элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в компании политики в отношении покупателей продукции. поскольку дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна предприятию, с очевидностью напрашивается вывод о ее максимальном сокращении. Теоретически дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее, этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть выполнена одним из трех методов: а) предоплата, б) оплата за наличный расчет, в) оплата с отсрочкой платежа, осуществляется обычно в виде безналичных расчетов, основными формами которых являются платежное поручение, аккредитив, расчеты по инкассо и расчетный чек. Последняя схема наиболее выгодна продавцу, поскольку ему приходится кредитовать покупателя, однако именно она является основной в системе расчетов за поставленную продукцию.

Выбирая политику кредитования покупателей своей продукции, предприятие должно определиться по следующим ключевым вопросам:

- срок предоставления кредита;

- стандарты кредитоспособности;

- система создания резервов по  сомнительным платежам;

- система предоставления скидок.

Эффективная система установления взаимоотношений с покупателями подразумевает: а) качественный отбор клиентов, которым можно предоставлять кредит; б) определение оптимальных условий кредитования; в) четкую процедуру предоставления претензий; г) контроль за тем, как клиенты исполняют условия договоров.

Аналитические процедуры, имеющие отношение к управлению дебиторской задолженностью, входят в систему внутрифирменного финансового анализа и управленческого контроля. Они не формализованы, а их основное содержание - контроль за своевременностью оплаты счетов. Что касается внешнего анализа, то он может быть сведен к оценке: - динамики дебиторской задолженности по сумме и удельному весу (в частности устойчивый рост доли задолженности в активах предприятия чаще всего рассматривается как негативная тенденция);

- сравнительных темпов изменения дебиторской задолженности и выручки от реализации (наиболее оптимально следующее соотношение: темп роста продаж опережает темп роста дебиторской задолженности);

- показателей оборачиваемости средств, вложенных в дебиторскую задолженность (ускорение оборачиваемости свидетельствует о вовлечении в хозяйственный оборот высвобожденных денежных средств);

- наличия и динамики удельного  веса просроченной дебиторской  задолженности (сведения о просроченных  долгах, наиболее значимых дебиторов и динамике резерва по сомнительным долгам могут приводится в отчетной форме “Приложение к балансу”).

Как и в случае с дебиторами, аналитические процедуры, имеющие отношение к управлению кредиторской задолженностью, входят, в основном, в систему внутрифирменного финансового анализа и управленческого контроля. Можно выделить следующие узловые моменты, требующие аналитического обоснования:

- выбор поставщика (в данном случае  должны приниматься во внимание: солидность поставщика, возможность  установления долгосрочных отношений, вариабельность в установлении финансово-расчетных отношений, наличие различных схем поставки сырья и материалов, средняя продолжительность поставки и т.п.);

- контроль своевременности расчетов (как правило, превышение предельного  срока оплаты поставленного сырья и материалов приводит к штрафным санкциям);

выбор момента расчета с конкретным кредитором в конкретной ситуации (в подавляющем большинстве случаев поставщики сырья, естественным образом заинтересованные в ускорении оплаты, предлагают скидку с отпускной цены при условии относительно быстрой оплаты; таким образом, перед предприятием возникает дилемма - воспользоваться скидкой или получить дополнительный источник финансирования).

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой, по сути, иммобилизацию, т.е. отвлечение из хозяйственного оборота, собственных оборотных средств предприятия, сопровождающуюся косвенными потерями, любое предприятие заинтересовано в максимально возможном ускорении оборачиваемости омертвленных в дебиторах средств. С кредиторской задолженностью дело обстоит ровно наоборот: это источник средств, поэтому предприятие заинтересовано в максимально длительном использовании чужих средств, т.е. в оттягивании срока платежа.

Ситуация с платежной дисциплиной усугубляется в период инфляции - любая непредусмотренная задержка в платежах может обернуться как доходами, так и потерями. Косвенные доходы возникают в связи с максимально возможным оттягиванием расчетов с кредиторами, когда может оказаться выгодным оплатить штраф “облегченными” в виду инфляции деньгами; косвенные потери имеют место, в частности, из-за платности источников средств.

Чтобы стимулировать ускорение расчетов многие предприятия применяют систему скидок, смысл которой состоит в том, что в договоры купли-продажи, как правило, включают опцию о скидке с цены при условии оплаты полученной продукции в достаточно сжатые сроки. Если покупатель не пользуется опцией, т.е. оплачивает товар с предусмотренной договором существенной отсрочкой платежа, у него на некоторое время появляется дополнительный источник средств, но этот источник уже не бесплатен, так как покупатель отказался от скидки.

Стандартизированный договор, содержащий опцию, имеет вид: “d/k чисто n”, т.е. покупатель может получить скидку в размере 2 %, если он оплатит покупку в течение k дней, в оставшиеся (n-k) дней оплата должна быть сделана по полной цене. Значениями параметров варьируют в зависимости от надежности покупателя.

Данная методика имеет отношение, прежде всего, к аналитическому обоснованию схемы расчетов с кредиторами, что касается дебиторской задолженности, то помимо этой же методики целесообразно иметь в виду и еще один аспект, также связанный с понятиями источниками.

Дело в том, что дебиторы - это актив; для поддержания любого актива нужны источники, которые, в основном, не бесплатны. В подавляющем большинстве случаев невозможно указать, на какие цели был использован тот или иной источник. Несвоевременное поступление средств в погашение дебиторской задолженности снижает платежеспособность предприятия и нередко вынуждает его обратиться в банк за краткосрочной ссудой на пополнение оборотных средств и выполнения своих обязательств перед кредиторами. Банк берет проценты за предоставленные кредиты, которые могут быть увязаны с дебиторской задолженностью как первопричиной взятия кредита.

Таким образом, если у предприятия есть проблемы с финансированием текущих расходов, поддержание относительно более высокого уровня дебиторской задолженности требует привлечения дополнительных источников финансирования, например, ссуд банка, а значит и дополнительных финансовых затрат.

Резюмируя выше изложенное, можно сказать, что аналитическое обоснование политики в отношении дебиторов и кредиторов заключается в выборе и установлении нескольких вариантов типовых договоров с варьирующими условиями оплаты, в том числе и по величине предоставляемой скидки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Задачи и правовое регулирование  дебиторской и кредиторской задолженности.

Задача контроля дебиторской / кредиторской задолженности в общем случае сводится к оценке оборотов и сумм задолженности клиентов компании и компании поставщикам. Мониторинг задолженности производится в разрезах времени, контрагентов, валюты, счетов, корреспондирующих счетов и просроченности. От достоверности и доступности актуальной информации о задолженности зависит эффективность планирования финансовых потоков.

Кроме оценки текущего баланса, руководителям и финансовым аналитикам необходимо получать информацию о состоянии дебиторской / кредиторской задолженностью за уже прошедшие периоды по нескольким разрезам, видеть динамику, а также четко представлять ситуацию с платежами на ближайший период.

С точки зрения большинства информационных систем, выполнение этих задач влечет необходимость консолидации данных по всем юридическим лицам и перерасчета остатков, что является сновными причинами, затрудняющей анализ задолженности.

Решением задачи является создание предметно-ориентированной структуры данных и набора отчетов для автоматизации процесса обеспечения пользователей необходимой информацией.

Дебиторская задолженность регулируется следующими правовыми актами: Налоговый Кодекс, Гражданский Кодекс, Постановления Пленума Верховного Суда РФ и пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 8 октября 1998 года № 13-14 « О практике применения положений Гражданского кодекса РФ о процентах за пользование чужими денежными средствам»; Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №3 и вступивший в действие с 1 января 1999 года, Приказ Минфина РФ от 10 марта 1999 да № 19 «Об утверждении формы «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации», Письмо Минфина РФ от 09.07.2004 N 03-03-05/2/47 « О списании дебиторской задолженности»

Во всех случаях, когда у лица, противостоящего в правоотношении организации — кредитору, появляется обязанность, предметом которой является долг — долговая обязанность, либо ранее существовавшее иное обязательство трансформируется в долговое, у кредитора появляется право, предмет которого — требование уплаты (передачи, возврата) этого долга -имущественное право требования.

Исполнение дебитором своей долговой обязанности и получение кредитором соответствующего удовлетворения прекращает обязательство, если же должник нарушает условия обязательства и не возвращает долг кредитору, предметом правоотношений между кредитором и должником становится дебиторская задолженность.

Имущественные права относятся к числу объектов гражданских прав. Права требования включаются в состав предприятия как имущественного комплекса. Указанные правовые нормы имеют в виду не любые требования, а только имущественные. Это вытекает из смысла положений ст. 128 и 132 ПС. Отсюда следует, что было бы более правильно применять на всех уровнях законодательства и практики в отношении термина «дебиторская задолженность». Но сложившаяся традиция столь консервативна, что препятствует замене привычного термина «дебиторская задолженность» на термин «имущественные требования».

Поступающие от должников в порядке уплаты долгов денежные средства организация-кредитор должна направлять на погашение дебиторской задолженности по каждому отдельному требованию.

Недостаточная для погашения дебиторской задолженности по данному должнику в полном объеме, организация-кредитор при отсутствии иного соглашения с должником вправе применить очередность погашения дебиторской задолженности, установленную ст. 319 ГК: сначала списываются издержки по получению исполнения, затем начисленные проценты и только в последнюю очередь, в оставшейся части полученного платежа основная сумма долга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Бухгалтерский учет расчета по подотчетным лицам и персоналу.

2.1 Учет расчетов с подотчетным  лицом

 

Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные расходы,операционные расходы.

Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы в соответствии с приказом руководителя организации. Обязательными условиями выдачи денег под отчет являются: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; сметы расходов с указанием основных статей расходов с разбивкой по кварталам; расходование выданных денежных средств строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.