Учет удержаний из заработной платы работников

В письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 даны следующие разъяснения.

Решения работодателя оформляются, как правило, в форме приказа  или распоряжения в произвольной форме. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми  актами не установлено.

При этом работник должен дать согласие на удержание сумм из заработной платы в письменной форме.

В аналогичном порядке  решаются вопросы удержания из заработной платы денежных сумм, выданных работнику  под отчет на хозяйственные и  иные нужды.

 

2.2.3. Удержания для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 ТК РФ) или простое (часть третья статьи 157 ТК РФ)

Необходимо отметить, что заработная плата, излишне выплаченная работнику  не из-за счетной ошибки, а по иным причинам, в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не может быть удержана с работника по инициативе работодателя (ст. 137 ТК РФ).

При этом не существует законодательно установленного определения понятия  «счетная ошибка». Безусловно, к относятся к числу счетных ошибок только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, то есть связаны именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Таким образом, работодатель не имеет  права по своей инициативе производить  удержания в следующих и подобным им случаях:

• если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
• если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
• если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т.п.).

В указанных ситуациях взыскание  следует производить с работника, виновного в допущении ошибки, приведшей к завышению выплат. То есть взыскания производятся в порядке, установленном для возмещения ущерба, нанесенного организации.

Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании  из заработной платы сотрудника суммы, излишне выплаченной ему в  результате счетной ошибки, не позднее  одного месяца со дня неправильно исчисленных выплат и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Стоит обратить внимание на то, что аналогичные правила и  ограничения действуют и в  отношении пособий, выплачиваемых  за счет средств ФСС РФ. Статьей 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об  обязательном социальном страховании  на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» установлено, что сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, излишне выплаченная застрахованному лицу, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи).

В частности, не может быть взыскана с работника сумма пособия  по временной нетрудоспособности, начисленная в большем размере из-за неправильного определения страхового стажа работника.

При этом излишне начисленная  в результате счетной ошибки и  выплаченная работнику сумма  пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам может быть удержана только с письменного согласия работника (письмо ФСС РФ от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).

 

2.2.4. Удержания при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Удержания за использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска  не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

• отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• ликвидация или сокращение численности или штата (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

В случаях, когда удержания излишне  выплаченных отпускных допускаются, необходимо учитывать следующее.

Во-первых, работодатель может, но обязан принимать решение (издавать приказ, распоряжение) об удержании из заработной платы, начисленной работнику в окончательный расчет, сумм, приходящихся на использованные, но не отработанные дни отпуска.

Во-вторых, размер суммы излишне  выплаченных отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка, исходя из которого были оплачены дни отпуска (а не среднего дневного заработка, исчисленного на день увольнения), на количество неотработанных дней.

Количество дней неотработанного  отпуска определяется по формуле:

Кно = Котп – (ПРотп : 12 мес. х Мотр),

 

где: Кно – количество календарных дней неотработанного отпуска; 
          Котп – количество использованных календарных дней отпуска за время работы в организации (за последний рабочий год);

         ПРотп – продолжительность (количество календарных дней) ежегодного оплачиваемого отпуска;

          Мотр – количество месяцев, отработанных работником за время работы в организации (за последний рабочий год).

При определении значения Мотр учитывается  время, включаемое в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 121 ТК РФ. При этом излишки дней, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В-третьих, удерживаемая сумма не должна превышать 20 процентов от суммы, выплачиваемой  работнику при окончательном  расчете (ст. 138 ТК РФ).

При соблюдении указанных выше правил удержания излишне выплаченных отпускных производятся без согласия работника.

Если суммы заработной платы, начисленной  в окончательный расчет, недостаточно для того, чтобы произвести удержание  в полном размере (как в рассмотренном примере), можно:

• либо получить письменное заявление работника на удержание из его заработной платы суммы, превышающей 20 процентов выплаты;
• либо «подарить» работнику сумму, не подлежащую взысканию по инициативе работодателя;
• либо договориться с работником о внесении им необходимой суммы в кассу организации;
• либо требовать от работника погасить задолженность перед работодателем в судебном порядке.

При это при предоставлении работнику  отпуска из начисленных отпускных  удерживается НДФЛ. Если по распоряжению работодателя из заработной платы работника удерживается излишне начисленная сумма отпускных, то необходимо произвести возврат НДФЛ, приходящийся на удержанную сумму, в порядке, установленном ст. 231 НК РФ.

В бухгалтерском учете удержания  за неотработанные дни отпуска отражаются сторнированием суммы отпускных (Письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10).

В целях налогообложения прибыли  удержанные из заработной платы работника  сумма излишне начисленных отпускных, а также начисленные на нее  суммы страховых взносов необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Если работодатель принял решение  о том, что суммы, начисленные  за использованные, но неотработанные дни отпуска, не будут взыскиваться с работника (полностью или частично), то на соответствующие суммы следует увеличить базу по налогу на прибыль в текущем периоде. Другими словами, расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Что же касается страховых взносов, начисленных на удерживаемую из заработной платы работника сумму отпускных, то корректировка базы по взносам производится в месяце увольнения (а не в месяце предоставления отпуска).

Однако, если работник в добровольном порядке (путем подачи заявления  на удержание или внесения денежных средств в кассу организации) возвращает работодателю сумму, превышающую начисленную в месяце увольнения, то базу для начисления страховых взносов необходимо скорректировать.

 

2.2.5. Удержания для возмещения ущерба, причиненного работником работодателю

Порядок привлечения работника  к материальной ответственности  за ущерб, причиненный работодателю, установлен главой 39 ТК РФ. Отдельные вопросы материальной ответственности работника рассмотрены в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1.

Материальная ответственность наступает, если одновременно выполняются условия:

• ущерб причинен вследствие противоправного поведения (действий или бездействия) работника;
• существует непосредственная причинная связь между противоправным действием и материальным ущербом;
• вина работника в совершении противоправного действия (бездействия) доказана (не оспаривается работником).

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный  ему прямой действительный ущерб, под  которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

К прямому действительному ущербу могут быть отнесены, например, недостача  денежных или имущественных ценностей, порча материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченного штрафа.

При этом работник может нести как  полную, так и ограниченную материальную ответственность.

Материальная ответственность  в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть возложена на работника  лишь в прямо определенных ст. 243 ТК РФ или иными федеральными законами случаях:

1) когда в соответствии с Трудовым  кодексом РФ или иными федеральными

законами на работника возложена  материальная ответственность в  полном размере за ущерб, причиненный  работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных  ему на основании специального  письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии  алкогольного, наркотического или  иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате  преступных действий работника,  установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате  административного проступка, если  таковой установлен соответствующим  государственным органом; 
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при  исполнении работником трудовых  обязанностей.

Материальная ответственность  в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

При этом руководитель организации  несет полную материальную ответственность  за прямой действительный ущерб (ст. 277 ТК РФ). Работодатель (собственник организации) вправе требовать возмещения ущерба в полном размере независимо от того, содержится ли в трудовом договоре с этим лицом условие о полной материальной ответственности (п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).